De betekenis van deze twee termen was misschien voor iedereen duidelijk toen we voor het eerst e-mail begonnen te gebruiken, maar ze zijn tegenwoordig nogal verouderd. Zowel CC als BCC zijn manieren om kopieën van dezelfde e-mail naar meerdere ontvangers te verzenden. CC staat voor "Carbon Copy" en BCC staat voor "Blind Carbon Copy". Het verschil tussen de twee is dat elke ontvanger de adressen kan zien die u aan het CC-veld toevoegt, terwijl die in het BCC-veld voor niemand zichtbaar zijn.
Zie ook ons artikel De beste gratis e-mailserviceproviders
De drie ontvangervelden
Het is even gemakkelijk om e-mailadressen van mensen toe te voegen aan een van deze velden. Maar u moet altijd overwegen wie een bepaalde e-mail moet ontvangen en hoe. Dit hangt af van zaken als uw relaties, de organisatie waar u voor werkt, de cultuur en locatie.
Mensen gebruiken deze velden vaak ten onrechte. Dit maakt het doel van een e-mail minder uitgebreid voor degenen die het ontvangen. Maar als u ze correct gebruikt, kunnen uw ontvangers weten of het lezen van uw e-mail tot hun prioriteiten behoort te behoren of niet.
U kunt adressen in de volgende drie velden typen:
Aan - De ontvangers in dit veld zijn de belangrijkste doelgroep van het bericht.
CC - Deze ontvangers ontvangen een kopie van het bericht, dus het is bijna hetzelfde als mensen toevoegen in het veld Aan.
BCC - De afzender kan discreet andere personen informeren over de communicatie die plaatsvond. Niemand anders zal zijn adres zien.
Mensen gebruiken ook BCC wanneer ze anderen niet willen verwarren met een waanzinnig lange lijst met adressen. Bovendien is het een goede optie wanneer de ontvangers elkaar niet noodzakelijkerwijs zouden moeten kennen. Het is ook belangrijk op te merken dat noch degenen in CC noch BCC de antwoorden van de andere ontvangers zullen zien.
Het veld Aan gebruiken
Als u acht mensen wilt bereiken, kunt u één adres in het veld Aan en de overige zeven in het veld CC plaatsen. Maar je kunt ze ook alle acht in het veld Aan plaatsen. Het maakt niet veel uit, omdat ze allemaal dezelfde e-mail ontvangen. Ze zullen ook de rest van de ontvangers kunnen zien.
Dingen zijn echter een beetje anders als u de juiste e-mailetiquette oefent. Als dat het geval is, moet u alleen de ontvangers toevoegen die rechtstreeks door uw bericht worden getroffen. Dus als u bepaalde personen wilt vragen om een soort actie te ondernemen, plaatst u ze in het veld Aan. De namen van het adres van degene die u daar plaatst, moeten aan het begin van de e-mail worden vermeld. Iets eenvoudigs zoals "Beste Andrea, Samantha en John" zou genoeg moeten zijn.
Kortom, gebruik het veld Aan om diegenen te richten op wie u een actie wilt ondernemen.
Hoe het CC-veld te gebruiken
Wanneer u adressen in het CC-veld plaatst, is de lijst die u maakt, zichtbaar voor alle ontvangers. De hoofdfunctie van het CC-veld is om andere ontvangers te laten weten dat deze specifieke communicatie plaatsvindt. Als u een adres opgeeft, is dit veld hetzelfde als "alleen ter informatie". In dit geval mag u alleen een 'goed om te weten'-antwoord van de ontvangers verwachten.
Bovendien verwijzen mensen ook naar CC als een "Courtesy Copy".
Het BCC-veld gebruiken
Het adres van degene die u in het BCC-veld plaatst, wordt door geen van de ontvangers in de velden Aan en CC gezien. Als u wilt dat iemand de inhoud van de e-mail ziet, maar geen actie onderneemt, voegt u zijn adres toe aan BCC. Het is ook een goede optie om te gebruiken wanneer u dezelfde informatie tegelijkertijd met een groep mensen wilt delen, maar niet wilt dat iemand van hen ziet wie er nog meer informatie ontvangt.
Het BCC-veld is ook erg handig in gevoelige situaties of argumenten. Het is een geheime manier om iemand anders te laten luisteren zonder dat de ontvanger hiervan op de hoogte is. U kunt bijvoorbeeld het adres van uw manager toevoegen aan het BCC-veld wanneer een klant om terugbetaling vraagt.
Hoe de knop Allen beantwoorden te gebruiken
Als u de ontvanger van een e-mail bent en wilt reageren op de afzender, hebt u twee opties - Beantwoorden en Allen beantwoorden. Met de knop Beantwoorden kunt u rechtstreeks op de afzender reageren, zodat andere ontvangers uw bericht niet kunnen zien. Er is ook de knop Allen beantwoorden, waarmee uw antwoord automatisch wordt verzonden naar alle ontvangers van wie het adres zich in het veld Aan en CC bevindt.
Hoewel handig, is de knop Allen beantwoorden niet altijd een goede optie. Gebruik het alleen als het belangrijk is voor alle ontvangers om uw bericht te ontvangen.
De meeste gebruikers klikken of tikken op deze knop zonder het te beseffen. Dat kan behoorlijk vervelend zijn voor de ontvangers die niet geïnteresseerd zijn in uw antwoord. Per ongeluk op deze knop klikken kan ook erg lastig zijn, vooral als u persoonlijke informatie met de afzender deelt en niet wilt dat andere deelnemers deze lezen. Als je bedacht op hoe je deze functie gebruikt, kun je dus veel frustratie besparen voor alle betrokkenen.
Gebruik de knop Allen beantwoorden alleen wanneer het absoluut noodzakelijk is dat de oorspronkelijke auteur en alle anderen op de ontvangerslijst uw reactie zien. Groepsdiscussies over werkprojecten zijn hier een goed voorbeeld van.
Gebruik de optie Allen beantwoorden niet wanneer:
- Er is minstens één ontvanger die uw reactie niet hoeft te zien
- Je bericht is zoiets eenvoudigs als "Oké" of "Bedankt!"
Dingen om in gedachten te houden
Vergeet niet om altijd bij te houden naar wie je een e-mail stuurt en waarom. Gebruik de velden Aan, CC en BCC bewust en uw e-mailetiquette zal aanzienlijk verbeteren.
U moet ook bijhouden of u een geadresseerde bent (aan) of dat u een carbon copy (CC) heeft ontvangen. Op die manier kunt u beslissen of de e-mail uw onmiddellijke aandacht vereist of niet.
Bij het beantwoorden van e-mails is het altijd het beste om een standaardantwoord te verzenden en extra ontvangers handmatig toe te voegen. U kunt ook hun adressen uit de originele e-mail kopiëren om het gemakkelijker te maken. Zorg er in elk geval voor dat u de lijst met ontvangers dubbel controleert voordat u op "Verzenden" drukt.
