Wanneer u uw e-mailaccount beheert vanaf meerdere clients en apparaten, gaat het niet altijd soepel.
Als u merkt dat uw e-mails van de server verdwijnen, zelfs als u ze niet hebt verwijderd, hoeft u zich geen zorgen te maken. De kans bestaat dat uw internetprotocol alle e-mails zelf verwijdert zodra deze zijn gedownload.
In dit artikel wordt uitgelegd waarom uw e-mails verdwijnen en hoe u dit in de toekomst kunt voorkomen.
Waarom verdwijnen mijn e-mails?
U kunt op verschillende manieren toegang krijgen tot uw e-mail. U kunt zich aanmelden bij uw e-mailaccount via de webbrowser, een app op uw apparaat gebruiken of een desktop-app gebruiken. Afhankelijk van de instellingen van uw e-mailservice hebt u op twee manieren toegang tot uw e-mail.
- POP3 (Post-Office Protocol 3): dit betekent dat u een e-mail naar uw apparaat downloadt om het lokaal en offline te gebruiken.
- IMAP (Internet Message Access Protocol): de algemene instelling die uw e-mailaccount synchroniseert met al uw apparaten.
Als uw e-mailinstellingen zijn ingesteld op POP3, is het mogelijk dat uw e-mail van de server verdwijnt.
Wat is POP3?
POP3 is een e-mailserviceprotocol dat klanten in het verleden vaak gebruikten. Het is echter niet zo gebruikelijk vandaag.
Met POP3 maakt u verbinding met internet, haalt u uw e-mail op van een server en bewaart u deze op uw harde schijf. Wanneer u een e-mail naar uw computer downloadt, verwijdert POP 3 deze van de server.
Dit type e-mailprotocol was handig toen je niet altijd internettoegang had. U kunt uw e-mail downloaden en offline gebruiken met alle bijlagen.
Hoe verdwijnen e-mails met POP3?
Stel dat u een Gmail-account hebt die via POP3 koppelt aan uw Outlook-desktop-app. Dit is wat er gebeurt.
- Outlook controleert een server (Gmail) om te zien of er nieuwe e-mails zijn.
- Het downloadt alle nieuwe e-mails naar de harde schijf van uw computer.
- Zodra het downloaden is voltooid, worden de gedownloade e-mails van de server verwijderd.
- Als u uw Gmail-inbox vanaf een ander apparaat opent en merkt dat deze leeg is.
Dit gebeurt vaak als je al lang een Gmail hebt, omdat POP3 in het verleden het enige e-mailprotocol was.
U kunt doorgaan met POP3, maar de instellingen wijzigen zodat de e-mails niet van de server worden verwijderd.
Dit kan handig zijn als u een beperkt data-abonnement of geen draadloze verbinding hebt. Hiermee zijn al uw e-mails offline toegankelijk. Als u al uw e-mails wilt bewaren maar uw server heeft beperkte opslagruimte met POP3, kunt u alles opslaan op uw persoonlijke schijf.
Hoe POP3 instellen om e-mails te bewaren
Als u Yahoo, AOL, Gmail of een andere online e-mailservice gebruikt, is er een kans dat deze is ingesteld op POP3.
Volg deze eenvoudige stappen om te controleren of uw POP3 e-mails uit uw inbox verwijdert. Het proces is bijna hetzelfde, ongeacht welke e-mailservice u gebruikt. We zullen Gmail als voorbeeld gebruiken.
- Meld u aan bij uw Gmail-account.
- Klik op het pictogram 'Instellingen' in de rechterbovenhoek van het scherm (tandwielpictogram).
- Selecteer "Instellingen".
- Selecteer 'Doorsturen en POP / IMAP' door op het tabblad te tikken.
- Ga naar het gedeelte 'POP-download'.
- Stel de status in op '2.Wanneer berichten worden geopend met POP' om 'kopie in het Postvak IN te bewaren'.
Op deze manier verwijdert POP3 de berichten niet van de server zodra deze naar uw schijf is gedownload.
U kunt ook stappen 1-5 volgen en POP3 uitschakelen in uw Gmail-account. Houd er rekening mee dat u IMAP nog steeds moet gebruiken om uw e-mailservice te synchroniseren met andere clients.
Wat is IMAP?
IMAP is vandaag het standaard e-mailprotocol. Wanneer u een e-mailclient instelt, wordt deze meestal automatisch ingesteld op IMAP. In tegenstelling tot POP, wordt het bericht niet van de server verwijderd wanneer u een bericht naar uw schijf downloadt.
Aangezien IMAP al uw e-mailclients synchroniseert, worden alle wijzigingen op uw e-mailserver automatisch op alle andere clients doorgevoerd. Als u een bericht markeert als gelezen in een client, wordt het ook gemarkeerd als gelezen op de server. Als u een map in een client maakt of wijzigt, wordt deze ook op de server gewijzigd.
Dit betekent ook dat als u een e-mail van uw client verwijdert, deze ook van de server verdwijnt.
Houd uw servers in contact
Hoewel POP3 zijn voordelen heeft, is het meestal beter om IMAP te gebruiken. Met IMAP krijgt u alle voordelen van POP3 en kunt u ook meerdere clients met een e-mailserver synchroniseren.
Met POP3 is er altijd een risico dat uw berichten van de server verdwijnen zodra u ze naar een schijf downloadt. Zorg er dus voor dat je de juiste instellingen hebt en je e-mails zullen nooit verdwijnen.
