Hoe automatisch alfabetiseren in Google-sheets

Google Spreadsheets en Microsoft Excel delen veel vergelijkbare functies. Degenen die meer bekend zijn met Excel zullen ontdekken dat, hoewel de meeste functies hetzelfde zijn, het lokaliseren ervan in Google Spreadsheets een obstakel kan worden terwijl u vertrouwd raakt met het programma.

Zie ook ons ​​artikel Formules toepassen op volledige kolommen in Google Spreadsheets

De mogelijkheid om uw gegevens alfabetisch of numeriek te sorteren en filteren, is een van de meest gebruikte functies in Microsoft Excel. Hetzelfde kan gezegd worden voor Google Spreadsheets. De manier om de taak uit te voeren kan echter een beetje anders zijn.

“Ik ben meer bekend met Excel, maar mijn baas wil dat we Google Spreadsheets nu gebruiken. Het organiseren van spreadsheets hoort erbij. Kun je helpen?"

Het grote deel van Spreadsheets, net als Excel, hoeft u zich geen zorgen te maken over handmatige bewerkingen wanneer u uw gegevens wilt sorteren of filteren. Er is een manier om ze automatisch per kolom te sorteren met behulp van de functies op de tabbladen of via een formule die u rechtstreeks in een cel kunt plaatsen.

Google-bladen automatisch alfabetisch ordenen

Snelle links

• Google-bladen automatisch alfabetisch ordenen
  • Gegevens sorteren en filters gebruiken
    • Gegevens sorteren
    • Gegevens filteren
    • Filters gebruiken in een Google-spreadsheet
    • Een filterweergave maken
  • Google Spreadsheets: alfabetisch sorteren op bureaublad
    • Sorteer uw gegevens automatisch alfabetisch met een formule
  • Google Spreadsheets: alfabetisch sorteren op mobiel apparaat

In de onderstaande stappen wordt beschreven hoe u uw Google-bladgegevens automatisch kunt ordenen. Ik zal me concentreren op hoe dit alfabetisch te doen, maar dezelfde informatie kan ook worden gebruikt als u de gegevens liever numeriek wilt ordenen.

Voordat we verder gaan met het einddoel, wil ik echter wat meer vertrouwd raken met wat het verschil tussen sorteren en filteren is, hoe beide opties kunnen worden gebruikt voor elke situatie waarvoor u ze mogelijk nodig hebt, en verder gaan filterweergaven.

Als je al een behoorlijk begrip hebt van sorteren en filteren en je gewoon naar het automatisch alfabetiseren wilt gaan, kun je verder in het artikel overslaan. Voor iedereen die iets wil leren, hebben we veel te bespreken, dus laten we beginnen.

Gegevens sorteren en filters gebruiken

Terwijl u analyseert en werkt binnen Google Spreadsheets, zal steeds meer inhoud worden verzameld. Dit is wanneer de mogelijkheid om de informatie te organiseren dat veel belangrijker wordt. Met Google Spreadsheets kunt u die informatie reorganiseren door filters te sorteren en toe te passen. Je kunt dit zowel alfabetisch als numeriek doen, de keuze is aan jou. U kunt ook een filter toepassen om de gegevens te beperken en zelfs geselecteerde delen uit het zicht te verbergen.

Gegevens sorteren

Om de gegevens te sorteren:

1. Open vanuit uw browser (bij voorkeur Google Chrome) een spreadsheet in Google Spreadsheets.
2. Markeer de cel of cellen die u wilt sorteren.
   • U kunt met de linkermuisknop op een enkele cel klikken om deze te markeren. Klik voor meerdere cellen met de linkermuisknop op de begincel. Houd Shift ingedrukt en klik met de linkermuisknop in de laatste cel.
   • U kunt ook meerdere cellen selecteren door met de linkermuisknop op een cel te klikken en Ctrl ingedrukt te houden en met de linkermuisknop op een andere cel te klikken. Dit helpt als de cellen die u wilt sorteren niet opeenvolgend zijn.
   • Als u het hele blad wilt selecteren, klikt u op de linkerbovenhoek van het blad of drukt u tegelijkertijd op Ctrl + A.
3. Klik vervolgens op het tabblad "Gegevens" en selecteer Sorteerbereik … uit de opties.
4. Zet in het pop-upvenster een vinkje in het vak naast Gegevens heeft koprij als uw kolommen titels hebben.
5. Selecteer de kolom die u eerst wilt sorteren door "Sorteren op" in die kolom te wijzigen. Selecteer vervolgens de sorteervolgorde door op de AZ- radiaal voor aflopend of op ZA voor oplopend te klikken.
   • Als u een extra sorteerregel hebt die u wilt toepassen, klikt u op Nog een sorteerkolom toevoegen . De volgorde van uw regels bepaalt hoe het sorteren wordt uitgevoerd.
   • U kunt op het prullenbakpictogram rechts van een regel klikken om deze te verwijderen.
6. Voltooi door op de knop Sorteren te klikken en uw bereik wordt volgens uw regels gesorteerd.

Gegevens filteren

Door filters aan uw gegevens toe te voegen, kunt u de gegevens verbergen die u niet zichtbaar wilt hebben. U kunt nog steeds al uw gegevens zien nadat het filter is uitgeschakeld. Filters en filterweergaven helpen beide bij het analyseren van gegevenssets in spreadsheets.

Filters hebben de voorkeur wanneer:

• Iedereen die toegang heeft tot uw spreadsheet een specifiek filter bekijken wanneer deze wordt geopend.
• U wilt dat de zichtbare gegevens gesorteerd blijven nadat een filter is toegepast.

Overwegende dat filterweergaven nuttiger zijn als:

• U wilt meerdere weergaven een naam geven en opslaan.
• Meerdere weergaven zijn nodig voor anderen die de spreadsheet gebruiken. Filters worden ingeschakeld door het individu, zodat ze verschillende filters kunnen bekijken terwijl iemand anders mogelijk ook de spreadsheet gebruikt.
• Het is belangrijk om verschillende filters met mensen te delen. Verschillende filterweergavekoppelingen kunnen naar verschillende mensen worden verzonden, zodat iedereen die in de spreadsheet werkt de meest relevante informatie voor het individu heeft.

Vergeet niet dat filters naar behoefte kunnen worden geïmporteerd en geëxporteerd, terwijl filterweergaven dat niet kunnen.

Filters gebruiken in een Google-spreadsheet

Wanneer een filter is toegevoegd aan een spreadsheet, kan iedereen die die spreadsheet bekijkt ook de filters zien. Dit betekent ook dat iedereen met bewerkingsrechten het filter kan wijzigen. Een filter is een geweldige manier om gegevens tijdelijk in een spreadsheet te verbergen.

Uw gegevens filteren:

1. Open vanuit uw browser (bij voorkeur Google Chrome) een spreadsheet in Google Spreadsheets.
2. Selecteer het celbereik dat u wilt filteren met dezelfde methoden als beschreven in het gedeelte Datasortering van het artikel.
3. Klik op het tabblad "Gegevens" en selecteer vervolgens Een filter maken . Hiermee wordt een filterpictogram in de eerste cel van het geselecteerde bereik geplaatst. Alle cellen binnen het filterbereik worden omgeven door een groene rand.
4. Klik op het pictogram Filter om de volgende filteropties weer te geven:
   • Filteren op voorwaarde - Kies uit een lijst met voorwaarden of schrijf uw eigen voorwaarden. Als de cel bijvoorbeeld leeg is, als de gegevens kleiner zijn dan een bepaald nummer of als de tekst een bepaalde letter of zin bevat.
   • Filteren op waarden : schakel alle gegevenspunten uit die u wilt verbergen en klik op OK. Als u alle gegevenspunten wilt kiezen, klikt u op Alles selecteren . U kunt ook alle gegevenspunten uitschakelen door op Wissen te klikken.
   • Zoeken - Zoek naar gegevenspunten door het zoekvak in te typen. Als u bijvoorbeeld "J" typt, wordt uw lijst verkort tot alleen de namen die beginnen met J.
5. Om het filter uit te schakelen, klikt u nogmaals op het tabblad "Gegevens" en selecteert u Filter uitschakelen .
   • Gegevens kunnen worden gesorteerd terwijl een filter aanwezig is en ingeschakeld.
   • Alleen de gegevens in het gefilterde bereik worden gesorteerd wanneer u kiest om te sorteren.

Een filterweergave maken

Een filterweergave maken, opslaan of verwijderen:

1. Open vanuit uw browser (bij voorkeur Google Chrome) een spreadsheet in Google Spreadsheets.
2. Klik op het tabblad "Gegevens" en selecteer vervolgens Filterweergaven … gevolgd door Nieuwe filterweergave maken .
3. De filterweergave wordt automatisch opgeslagen. U kunt nu alle gewenste gegevens sorteren en filteren.
4. Sluit uw filterweergave door op de 'X' in de rechterbovenhoek van de spreadsheet te klikken.
5. Klik op het tandwielpictogram rechtsboven in de spreadsheet voor een van de volgende opties:
   • Naam wijzigen - wijzig de titel van de filterweergave.
   • Update-bereik - Dit is niet zo belangrijk omdat u dit rechtstreeks in de filterweergave zelf kunt doen. Hiermee kunt u het cellenbereik wijzigen dat is gekozen voor de filterweergave.
   • Dupliceren : hiermee maakt u een identieke kopie van de huidige filterweergave.
   • Verwijderen - Verwijder de filterweergave.

Google Spreadsheets: alfabetisch sorteren op bureaublad

Een celbereik alfabetisch op uw bureaublad sorteren:

1. Open vanuit uw browser (bij voorkeur Google Chrome) een spreadsheet in Google Spreadsheets.
2. Selecteer de gegevens die u per kolom wilt sorteren. Dit is belangrijk om andere delen van uw spreadsheet niet te herschikken die mogelijk niet overeenkomen met het gewenste bereik.
   • Markeer de bovenste cel in de kolom van uw gegevens helemaal tot aan de laatste cel.
3. Klik op het tabblad "Gegevens" en selecteer vervolgens een van de volgende opties:
   • Sorteer bereik op kolom, A → Z - Hiermee worden alle geselecteerde gegevens binnen het bereik in alfabetische volgorde gesorteerd zonder de andere delen van de spreadsheet te verstoren.
   • Sorteer blad op kolom, A → Z - Hiermee worden alle gegevens in de spreadsheet alfabetisch gecorreleerd met het gemarkeerde gegevensbereik.
4. Bij beide keuzes moeten uw gegevens nu opnieuw worden gerangschikt in alfabetische volgorde.
   • Als u denkt dat u een fout hebt gemaakt, kunt u deze eenvoudig corrigeren door op Ctrl + Z (Windows) of ⌘ Command + Z (Mac) te drukken om de meest recente gegevenssortering ongedaan te maken.

Sorteer uw gegevens automatisch alfabetisch met een formule

Hoewel de vorige stappen als automatisch kunnen worden beschouwd, is er nog steeds een klein beetje handmatige invoer bij betrokken. Dit is volkomen acceptabel voor de meeste spreadsheetgebruikers die niet te technisch willen worden met formules en functies.

Er zijn echter mensen die de voorkeur geven aan een meer "volautomatische" benadering van de alfabetisering van gegevens. U kunt ervoor kiezen om de gegevens automatisch in een kolom te sorteren. Dit betekent dat wanneer er nieuwe informatie in de kolom wordt geplaatst, de gegevens automatisch alfabetisch worden bijgewerkt zonder de rest van de spreadsheet te verstoren.

Om de kolomgegevens automatisch alfabetisch te sorteren:

1. Open vanuit uw browser (bij voorkeur Google Chrome) een spreadsheet in Google Spreadsheets.
2. Markeer de cel die de resultaten weergeeft voor de gegevens die u automatisch op alfabet wilt zetten.
3. Voer in de cel de volgende formule in = sorteren (A2: B, 1, WAAR) en druk vervolgens op Enter .
   • A2: B is het gewenste gegevensbereik dat moet worden gesorteerd. Pas het aan volgens uw eigen spreadsheetbehoeften.
   • De 1 verwijst naar het kolomnummer waarop de gesorteerde gegevens worden gebaseerd. Pas het opnieuw aan volgens de behoeften van de spreadsheet.
   • Gegevens in de formule worden automatisch in oplopende volgorde gesorteerd. Wijzig de WAAR in onwaar om de gegevens in aflopende volgorde te sorteren.

Alle nieuwe of bewerkte gegevens die in de kolom worden ingevoerd, worden nu automatisch gesorteerd.

Google Spreadsheets: alfabetisch sorteren op mobiel apparaat

Een celbereik alfabetisch sorteren op uw mobiele apparaat:

1. Start de Google Spreadsheets-app (Android / iOS) en log in met uw inloggegevens.
2. Selecteer een Google-blad om te bewerken door op de spreadsheet te tikken. Mogelijk moet u scrollen om het te vinden als u meerdere spreadsheets hebt opgeslagen.
3. Zoek de kolom met de gegevens die u wilt alfabetiseren en tik op de letter van die kolom. Deze bevindt zich bovenaan de kolom. Hiermee worden alle gegevens van de kolom gemarkeerd.
4. Tik nogmaals op de letter om een ​​klein menu te openen.
5. Tik in het menu op de pijl "Meer" totdat u de optie Sorteren A - Z vindt .
   • Als u een mobiel Android-apparaat gebruikt, moet u op het pictogram tikken dat eruit ziet als drie verticaal (of horizontaal, afhankelijk van de versie) gestapelde punten. Blader omlaag totdat u de optie Sorteren A - Z vindt .

Wanneer u op Sorteren A - Z tikt, worden de gegevens in de kolom alfabetisch herschikt.