BCCing jezelf is een zeer nuttig ding voor het opvolgen van e-mails. Als je liever een e-mail hebt die je in je inbox hebt verzonden, meestal om ze op te volgen, is het toevoegen van je eigen e-mailadres als BCC de juiste keuze. Mensen zien dit echter vaak over het hoofd bij het verzenden van een belangrijke e-mail, waardoor ze vergeten te volgen. Dit kan gemakkelijk tot problemen leiden.
Gelukkig is er een manier om jezelf automatisch te BCCen wanneer je een e-mail verzendt, wat een zekere manier is om ervoor te zorgen dat je elke e-mail opvolgt. Het inschakelen van automatische zelf-BCCing is echter niet zo eenvoudig. Het gaat om het maken van een regel in Outlook.
Regels en waarschuwingen beheren
Auto BCC en CC zijn belangrijk in Outlook. Hoewel u een nieuwe add-on voor uw browsergebaseerde e-mailaccount moet downloaden om dit te bereiken, kunt u met Microsoft Outlook een regel maken. De functie Regels vindt u onder de menu-optie Regels en waarschuwingen beheren in het bovenste middelste deel van het scherm, op het tabblad Start, onder het pictogram Regels .
Klik op Regels en waarschuwingen beheren en u ziet een nieuw venster met de optie om een nieuwe regel te maken. Klik op Nieuwe regel in de linkerbovenhoek van dit venster. U ziet 3 categorieën: blijf georganiseerd, blijf op de hoogte en begin met een lege regel . Selecteer Regel toepassen op berichten die ik verzend onder de Start vanuit een lege regelcategorie .
Voorwaarden
In het venster Wizard Regels kunt u kiezen welke e-mails u als BCC's worden toegestuurd. Door bijvoorbeeld specifieke woorden in de onderwerpopties aan te vinken, maakt u de automatische BCC-regel voor e-mails met bepaalde woorden die u noemt.
Omdat u degene bent die de e-mail verzendt, kunt u deze slimme optie gebruiken om uw e-mails automatisch te sorteren. U kunt het woord 'Follow-up' toevoegen aan de lijst met specifieke woorden en de e-mails markeren die dit woord moeten opvolgen.
Er zijn ook veel andere interessante voorwaarden die u kunt instellen voor uw e-mails. Als u wilt dat alle e-mails die u verzendt, in uw inbox worden opgeslagen als BCC, klikt u op Volgende zonder een van de weergegeven vakjes aan te vinken.
Uitzonderingen
Uitzonderingen zijn hier in wezen het tegenovergestelde van Voorwaarden. Zoals u waarschijnlijk al geraden hebt, schetst u hier situaties waarin u uzelf niet als BCC wilt opnemen. U kunt hetzelfde voorbeeld van hierboven volgen en de uitzondering gebruiken als het onderwerp een specifieke woordenoptie bevat om een uitzondering toe te voegen. In dit voorbeeld kunt u de opdracht 'niet opvolgen' gebruiken, maar dit kan rommel en zelfs een fout veroorzaken, omdat de vervolgwoorden al deel uitmaken van uw voorwaarden.
Je bent misschien beter af met de behalve indien verzonden naar mensen of openbare groep of de behalve indien toegewezen aan een categorie uitzonderingen.
acties
Hier "programmeert" u de acties waarop deze regel van toepassing is. Dat wil zeggen, hier kies je wat er gebeurt met de e-mails waarvoor je voorwaarden hebt ingesteld. U wilt ervoor zorgen dat een door uzelf verzonden e-mail in uw inbox terechtkomt, maar helaas bestaat hier geen directe BCC-opdrachtautomatisering. Dit betekent niet dat je een BCC niet kunt nabootsen.
Selecteer eerst Cc het bericht aan mensen of openbare groep in de stap Acties van de Regelswizard. Klik nu op mensen of openbare groep en voer uw e-mailadres in. Op deze manier zorg je ervoor dat de e-mail die je verzendt en voldoet aan de gestelde voorwaarden in je inbox terechtkomt. Als u niet wilt dat uw e-mailadres openbaar wordt weergegeven in de e-mails die u verzendt, vink dan de optie Een kopie naar de opgegeven map verplaatsen aan, klik op de link Specified Folder en selecteer uw inbox.
BCC in uw inbox
Het aanpassen van uw eigen e-mail om aan uw behoeften te voldoen, geeft u een enorm voordeel in uw werk. Het zorgt ervoor dat uw inbox goed is gesorteerd en dat een goede organisatie essentieel is in elke branche. Natuurlijk heeft de wizard Regels van Outlook meer gebruiksmogelijkheden dan alleen het instellen van een automatische BCC. Het is echter van essentieel belang om de zaken zorgvuldig te plannen en ervoor te zorgen dat de uitzonderingen en voorwaarden elkaar niet overlappen en dat ze de juiste soorten e-mail bevatten.
Goed gemaakte automatische BCC-regels kunnen u veel helpen bij het sorteren van uw inbox. Als je het echter slecht doet, kun je je inbox overspoelen, waardoor een nog groter probleem ontstaat dan het probleem dat je wilt oplossen.
Gebruik je automatische BCC in Outlook? Hoe heb je het opgezet? Welke uitzonderingen en voorwaarden gebruikt u en welke andere regels heeft u gemaakt?
