In een werkomgeving is het absoluut noodzakelijk dat u een georganiseerde inbox houdt om de efficiëntie te behouden. Een rommelige inbox kan een behoorlijk grote pijn blijken, vooral als je door bergen van oudere e-mails moet scrollen die je misschien niet langer nodig hebt. Ooit hebben die oudere e-mails misschien een doel gediend, maar zijn sindsdien extra hindernissen geworden bij het zoeken naar een specifieke e-mail.
Zie ook ons artikel Een Gmail-alias maken
“Mijn inbox is een ramp. Ik heb e-mails van meer dan twee jaar geleden. Ik moet dit echt situeren. '
Om veel tijd te besparen, zou ik niet aanraden om al je oudere e-mails handmatig te verwijderen. In plaats daarvan kun je dankzij de hulp van filters veel sneller van die e-mails afkomen. Door een filter te maken, kunt u oude berichten verwijderen op basis van een opgegeven tijdsbestek. Het enige probleem dat ik kan zien bij het gebruik van filters, is dat ze alleen van toepassing zijn op nieuw ontvangen berichten. Je kunt in de toekomst filters toepassen om ervoor te zorgen dat de stapel niet voor de tweede keer plaatsvindt, maar hoe zit het met die e-mails die nu je inbox vullen?
Verwijder automatisch die oudere Gmail-e-mails
Er zijn een paar dingen om in te duiken als het gaat om jezelf te ontdoen van die oudere, niet langer noodzakelijke e-mails die je Gmail-inbox teisteren. Ik zal ingaan op hoe u uw filters instelt, ze toepast voor toekomstig gebruik en hoe u alle huidige oude e-mails kunt verwijderen met behulp van de Gmail-add-on, Email Studio.
Uw filters instellen
Laten we eerst uw filters instellen .
Beginnen:
- Meld u aan bij uw Gmail-account met de vereiste inloggegevens.
- Zoek het tandwiel / tandwielpictogram. Dit is het menu Gmail-instellingen en bevindt zich in de rechterbovenhoek van het venster. Klik op dit pictogram en selecteer vervolgens Instellingen in het vervolgkeuzemenu.
- Klik op het tabblad "Filters" en klik vervolgens op Een nieuw filter maken .
- Typ in het invoervak "Heeft de woorden" het volgende - oudere_than: x waarbij "x" het tijdsbestek is van de berichten die u wilt verwijderen. Dit is een cijfer gevolgd door een letter. De letters die volgen hebben betrekking op het tijdsbestek. Je moet dagenlang 'd' gebruiken, weken 'w' en maanden 'm'. Een voorbeeld is ouder_van dan: 3d als u e-mails wilt verwijderen die ouder zijn dan drie dagen.
- Klik vervolgens op het filter Maken met deze zoekknop.
- Vul de vakjes met het label "Verwijderen" en "Filter toepassen op" in met een vinkje door erop te klikken.
- Klik ten slotte op Filter maken om getuige te zijn van al uw oudere e-mails, gebaseerd op de datum die u zojuist hebt ingesteld, van uw inbox naar uw prullenbak te verplaatsen.
Wanneer berichten in Gmail worden verwijderd, verdwijnen ze niet onmiddellijk van het bestaan. In plaats daarvan kunt u ze vinden in uw map Prullenbak. Dit betekent dat die e-mails nog steeds meetellen voor uw totale gegevenscapaciteit. Als je ze volledig wilt verwijderen, kun je wachten tot Gmail ze na 30 dagen automatisch verwijdert of ze nu allemaal zelf verwijderen. Om dit laatste uit te voeren, klikt u op de map Prullenbak en vervolgens op de link Prullenbak nu leegmaken .
Filter voor toekomstige verwijdering (Opnieuw toepassen)
De titel van dit artikel gaat over automatisch verwijderen. Helaas kunnen filters niet automatisch worden geactiveerd. U moet teruggaan en het filter opnieuw toepassen op uw huidige inbox.
Een filter opnieuw toepassen:
- Ga terug naar uw instellingen door op het tandwiel / tandwielpictogram rechtsboven in het Gmail-venster te klikken en Instellingen te selecteren in de vervolgkeuzelijst.
- Klik op het tabblad "Filters".
- Omdat u eerder al een filter hebt gemaakt, kunt u nu klikken op Bewerken, dat zich naast dat filter bevindt. Als u eerder meerdere filters hebt gemaakt, kunt u eenvoudig de gewenste vinden omdat de criteria voor elk filter worden weergegeven.
- Klik op Doorgaan in het gedeelte dat verschijnt met uw zoekcriteria. Het zal een scherm zijn dat lijkt op het scherm dat verscheen toen u het originele filter instelde.
- Plaats opnieuw een vinkje in het vakje naast "Filter ook toepassen op".
- Klik dit keer om het filter te activeren op Filter bijwerken . Al uw oudere e-mails, ingesteld op het opgegeven tijdsbestek, worden nu weggevoerd naar de map Prullenbak .
Email Studio
Email Studio wordt geleverd met een handige functie die automatisch al uw oudere e-mails van een bepaalde afzender of die in een specifieke map verwijdert. De ingebouwde Auto-Purge-functie helpt je Gmail-postvak veel meer georganiseerd te houden, wat leidt tot een efficiëntere werkomgeving.
Met Email Studio kunt u "Markeren als gelezen" archiveren en toepassen op alle e-mails die zich momenteel in uw inbox bevinden en die er al meer dan drie maanden zijn. Hiermee kunt u ook na twee dagen automatisch alle e-mails uit uw mappen Prullenbak en Spam permanent verwijderen. Als een extra toegevoegde bonus, bevat de Auto-Purge een functie voor het afmelden van e-mail waarmee u uw e-mailadres gemakkelijk kunt verwijderen uit een van die vervelende nieuwsbriefmailinglijsten. Er is ook nog veel meer waar de add-in toe in staat is, maar ik denk dat de reeds genoemde precies aangeven wat we nodig hebben voor dit artikel.
Het basispakket is gratis te gebruiken, maar om het meeste uit het product te halen, wordt een premium-versie aangeboden met een jaarlijks prijskaartje van $ 29. Met de upgrade kunt u meerdere sets opschoningsregels maken en een e-mailplanner, doorstuurserver en een auto-responder bevatten.
Automatisch opschonen instellen en inschakelen in Gmail
Het is duidelijk dat het eerste wat u moet doen de add-on Email Studio moet downloaden en installeren. Zodra dat is bereikt, kunt u het pictogram van Email Studio zien in de rechterzijbalk wanneer u een van uw Gmail-e-mailberichten opent.
Om het te gebruiken:
- Open de add-on Email Studio en log in met uw Gmail-account.
- U ziet een lijst met opties. Kies uit die opties het hulpprogramma 'E-mail opschonen'.
- Klik vervolgens op Nieuwe regel toevoegen om een regel in te stellen (vergelijkbaar met wat u deed met de filters ).
- Het instellen van een regel bestaat uit twee delen: u moet een voorwaarde en vervolgens een actie opgeven. Denk aan "oorzaak en gevolg". De actie wordt geactiveerd zodra aan de opgegeven voorwaarde is voldaan.
- Om een voorwaarde in te stellen, kunt u geavanceerde zoekparameters in Gmail gebruiken, zoals newer_than of has: attachment of larger_than . Gebruik deze om u te helpen de exacte match te vinden tot de Gmail-e-mails die u wilt archiveren, naar de prullenmand wilt verzenden of naar een andere map wilt verplaatsen.
- Nadat een regel is gemaakt, klikt u op de knop Opslaan . Email Studio werkt nu op de achtergrond en voert elk uur een run-check uit door de opgegeven actie uit te voeren wanneer een e-mail voldoet aan de bijbehorende voorwaarden. U hoeft helemaal niets handmatig te doen.
