De map Verwijderde items van Outlook is vergelijkbaar met de functie Gearchiveerde berichten van Gmail. Wanneer u een bericht in Outlook verwijdert, gaat het naar deze map en blijft het daar totdat u het verwijdert. Het doet in wezen het werk van de Prullenbak, alleen in de MS Outlook-app. De map met verwijderde berichten kan echter op een gegeven moment rommelig worden, waardoor Outlook achterloopt en vertraagt.
Hoewel niet iedereen Gmail gebruikt, is er een reden waarom Microsoft je in staat stelt je aan te melden bij je Gmail-account via de Outlook-app - Gmail is gewoon enorm populair. Om te zien hoe Gmail de optie Gearchiveerde berichten gebruikt, is er om te beginnen geen reden om de verwijderde berichten ook in Outlook te bewaren. Gelukkig kunt u de app zo instellen dat deze automatisch al uw verwijderde e-mails verwijdert.
E-mails handmatig verwijderen
Als u eenvoudigweg e-mails wilt verwijderen die zijn opgeslagen in de map Verwijderde items, kunt u dit relatief eenvoudig doen. Dit is de beste manier van handelen voor degenen die liever aan de veilige kant blijven en hun verwijderde e-mail bewaren voor een wekelijkse of maandelijkse controle.
Om de "verwijderde" e-mails handmatig te verwijderen, navigeert u naar de map Verwijderde items en verwijdert u ze zoals elke andere e-mail. Houd er rekening mee dat hierdoor de geselecteerde e-mails permanent worden gewist en dat u ze daarna niet meer kunt terugkrijgen. Als u de map Verwijderde items niet kunt vinden, zoekt u naar de map Prullenbak.
Prullenbak automatisch legen
Als u wilt dat Outlook de map Prullenbak leegmaakt wanneer u de app afsluit, kunt u deze optie inschakelen en hoeft u zich nooit zorgen te maken over het overladen van uw prullenbakmap met, nou ja, prullenbak. Houd er echter rekening mee dat dit niet iets is dat u wilt doen als u veel belangrijke e-mails ontvangt. Als u het niet zeker weet, kunt u het beste handmatig verwijderen.
Als u zeker weet dat u deze optie wilt inschakelen, opent u Outlook en meldt u zich aan (zelfs als u Gmail gebruikt om dit te doen). Nadat u uw account hebt geopend, selecteert u het tabblad Bestand en gaat u naar Opties . Navigeer in het dialoogvenster Outlook-opties dat verschijnt naar het gedeelte Geavanceerd . Als je daar bent, zoek je het gedeelte voor het starten en afsluiten van Outlook en vink je het vakje aan naast Mappen met verwijderde items leegmaken wanneer je Outlook afsluit . Hiermee wordt alle e-mail verwijderd uit elke map die is aangewezen als verwijderde items bij het afsluiten van Outlook.
Outlook Online
Helaas is deze optie om een reden niet beschikbaar in Outlook Online - hoe vaak hebt u per ongeluk een tabblad in uw browser gesloten? Dit is u waarschijnlijk meer dan eens overkomen en u wilt de e-mail die u wilt terugkomen, niet kwijtraken.
Als u de prullenbak in Outlook Online wilt verwijderen, meldt u zich aan bij uw Outlook-account en zoekt u de map Verwijderde items . Klik met de rechtermuisknop en selecteer Prullenbak leegmaken . Hiermee wordt alle prullenbak in uw Outlook verwijderd.
Andere manieren
Er zijn andere manieren waarop u uw toevlucht kunt nemen om uw e-mails te ordenen zonder het risico te lopen belangrijke vermeldingen te verwijderen door Outlook af te sluiten. U kunt een wekelijkse of maandelijkse opruiming plannen en vervolgens uw map Verwijderde items legen.
Een ander geweldig idee is om je Outlook in de map Prullenbak te laten starten, zodat je je verwijderde e-mails van de werkdag ervoor kunt opvolgen en dingen goed kunt opruimen. Selecteer hiertoe het tabblad Bestand, ga naar Opties ¸ navigeer naar Geavanceerd en verander in de hierboven genoemde Outlook start- en afsluitsectie de Start Outlook in deze map: optie in wat u ook gebruikt als uw map Verwijderde items. Dit zorgt ervoor dat je altijd je e-mails opvolgt en dat je een georganiseerde inbox onderhoudt.
Voorzichtig zijn
Het belangrijkste onderdeel van het onderhouden van een georganiseerde Outlook-inbox is voorzichtig zijn , vooral als u het voor bedrijven gebruikt. Als u zeker weet dat u automatisch de prullenbak in Outlook wilt legen, volgt u de zelfstudie van hierboven. Als je echter voorzichtig bent, gebruik dan een andere manier om je inbox te organiseren.
Hoe organiseer je je mail? Zou u de auto-prullenbakoptie in uw Outlook gebruiken? Deel uw ideeën en gedachten in de reacties hieronder.
