Het bijhouden van uw factuurnummers kan erg belangrijk zijn. Alle factuurnummers zijn opeenvolgend, dus als u deze handmatig probeert in te voeren, bestaat de mogelijkheid dat er menselijke fouten optreden, wat minder dan optimale resultaten oplevert. Het is niet altijd gemakkelijk om het volgende nummer in de reeks te onthouden, vooral niet wanneer de nummers beginnen te stijgen. Door het vorige nummer te vergeten, kunt u een beetje overlapping op uw Excel-spreadsheet krijgen, wat verder op de lijn kan leiden.
Zie ook ons artikel Alle lege kolommen in Microsoft Excel verwijderen
Het is al moeilijk genoeg om te onthouden waar je je sleutels hebt achtergelaten of om iets uit de vriezer te halen voor het avondeten, je hebt nog niet genoeg geheugen nodig. In plaats daarvan is het misschien het beste om Excel de factuurnummers automatisch voor u te laten genereren.
“Dat zou ongelooflijk nuttig zijn. Dus wat moet ik doen? "
Voor zover ik weet, zijn er twee methoden waarmee u de factuurnummers automatisch in Excel kunt laten genereren. In dit artikel worden ze allebei uitgelegd om ervoor te zorgen dat u overlapping van facturen kunt voorkomen en niet langer hoeft te twisten over welk nummer het volgende komt.
Automatische factuurgeneratie voor Excel
Zoals vermeld, zijn er twee manieren om factuurnummers automatisch toe te voegen aan een Excel-spreadsheet of werkmap. De eerste is door een formule in VBA (Visual Basic for Applications) te gebruiken om factuurnummers voor een enkele werkmap te genereren. De tweede manier is om Kutools te gebruiken voor de functie Volgnummers invoegen in Excel. Met deze optie kunt u factuurnummers genereren voor meerdere spreadsheets en werkmappen.
Methode 1: Automatische factuurnummergenerator met Visual Basic voor toepassingen
Beginnen:
U kunt een nieuwe werkmap maken of een bestaande werkmap openen die u wilt gebruiken voor het automatisch genereren van factuurnummers.
Zoek en markeer een lege cel (klik erop met de linkermuisknop) en voer het eerste nummer in dat wordt gebruikt als het startnummer voor al uw toekomstige factuurnummers. U kunt zoiets als 00000 of 10000 als uw startpunt kiezen. In ons voorbeeld gebruiken we 00000 en deze wordt in cel C3 geplaatst.
Druk op Alt + F11 om het dialoogvenster Microsoft Visual Basic for Applications te openen. Breid uw huidige werkmap uit (VBAProject, kan worden weergegeven als Boek 1 indien nieuw) en dubbelklik op ThisWorkbook.
U kunt de volgende code typen of gewoon kopiëren en plakken (markeer de code en druk op Ctrl + C en klik vervolgens met de linkermuisknop op het venster en druk op Ctrl + V ) de code in het openingsvenster.
VBA: Voice Number Generator
| 1 2 3 | Private Sub Workbook_Open () Bereik ("C3"). Waarde = Bereik ("C3"). Waarde + 1 Einde Sub |
De "C3" is de cel waarin u uw beginfactuurnummer hebt ingevoerd. Zorg ervoor dat u het in de code wijzigt voordat u het in het venster plakt.
Met de onderstaande formules kunt u uw factuurnummers verifiëren. Ze kunnen een beetje moeilijk zijn om uit de hand te onthouden, maar u kunt ze altijd opslaan als een Autotext-vermelding als u ze later op elk gewenst moment opnieuw wilt gebruiken.
| Nee. | Formule | Factuurnummers |
| 1 | =”CompanyName” & TEKST (TODAY ()”JJMMDD”) & C3 | CompanyName14120910000 |
| 2 | = "Bedrijfsnaam" & TEKST (VANDAAG (), "0 ″) & C3 | CompanyName4198210000 |
| 3 | = "Bedrijfsnaam" & TEKST (NU (), "MMDDHHMMSS") & C3 | CompanyName120909581910000 |
| 4 | = "Bedrijfsnaam" & TEKST (NU (), "0") & C3 | CompanyName4198210000 |
| 5 | = "Bedrijfsnaam" & RANDBETWEEN (100000.999999) & C3 | CompanyName44868510000 |
Vergeet niet dat de C3 in de formule de cel is waarin u het beginfactuurnummer hebt geplaatst. De "Bedrijfsnaam" is gereserveerd voor de tekst die u in uw factuurnummers wilt weergeven. Verander het naar wat u het beste uitkomt.
U wilt de formule in een cel plaatsen voor het automatisch genereren van facturen. Dit is niet dezelfde cel waarin u het eerste factuurnummer hebt, maar de opgegeven cel voor de resultaten. Nadat de formule is aangepast aan uw behoeften, kunt u deze kopiëren en in de cel plakken en op enter drukken om het factuurnummer te ontvangen.
Sla de huidige werkmap op als u klaar bent. Klik hiervoor op Bestand en vervolgens op Opslaan (of Opslaan alsof u een nieuwe of een andere naam indient). Voer de naam van de werkmap in en zorg ervoor dat het vak Opslaan als type is ingesteld op Excel Macro-Enabled Workbook (* .xlsm). Kies waar het wordt opgeslagen en klik vervolgens op de knop Opslaan .
Telkens wanneer u de werkmap Factuurnummergenerator opent, is het factuurnummer een nummer groter dan de vorige keer. Zorg ervoor dat u het werkboek opslaat voordat u het elke keer sluit, anders gaat het werk verloren.
Methode 2: Factuurnummer toevoegen met Kutools voor Excel
Degenen onder u die een manier nodig hebben om factuurnummers voor meerdere werkmappen te genereren, zullen merken dat aan deze behoeften is voldaan bij het gebruik van Kutools. De eerste behandelde methode is ontworpen voor slechts één spreadsheet of werkmap en heeft de ongelukkige mogelijkheid van overlapping wanneer u vergeet op te slaan. Kutools voor Excel biedt een oplossing voor beide problemen en meer.
Beginnen:
Net als voorheen markeert en selecteert u de cel voor uw factuurnummer. U moet vervolgens op Kutools klikken, gevolgd door Invoegen en tenslotte Volgnummer invoegen .
Wanneer het dialoogvenster Volgnummer invoegen verschijnt, klikt u op de knop Nieuw . Dit zal een bewerkingsvenster voor volgnummers oproepen:
- Voer een naam in het vak Volgorde naam in om uw nieuwe factuurnummerreeks een titel te geven.
- Plaats een 1 in het vak Verhogen.
- Typ de naam van uw bedrijf of andere tekst die u aan het begin van uw factuurnummerresultaten wilt zien, in het vak Prefix (optioneel) .
- Het startnummer voor al uw toekomstige factuurnummers kan in het vak Startnummer worden ingevoerd. Het nummer kan alles zijn wat je maar wilt, maar het is het beste om het simpel te houden. 00000 of 10000 zou voldoende zijn. Als u de cijfers liever klein houdt, kunt u in plaats daarvan gewoon een enkel cijfer zoals 0 of 1 gebruiken.
- U kunt het aantal cijfers voor uw factuurnummers opgeven door een nummer in het vak Aantal cijfers in te voeren. Je kunt niet fout gaan met 5 of 6.
- Voltooi het proces door op de knop Toevoegen te klikken.
Terwijl de nieuw gemaakte reeks geselecteerd blijft, klikt u op Vulbereik en drukt u op de knop Sluiten om af te sluiten. Nu, ongeacht in welke werkmap u de functie Volgnummer invoegen gebruikt, wordt automatisch een factuurnummer gegenereerd met elk nummer groter dan het laatste.
