Het toevoegen van een handtekening aan uw e-mailbericht geeft het een vleugje professionaliteit. Het invoeren van een logo en uw contactgegevens biedt een merkpromotie voor een anders saaie correspondentie. Het geeft degenen die op andere manieren contact met u willen opnemen de mogelijkheid om dit te doen. Een handtekening maken en gebruiken in Microsoft Outlook is eenvoudig genoeg. Je kunt zelfs meerdere gepersonaliseerde handtekeningen maken om in een oogwenk over te schakelen, afhankelijk van je doelgroep.
Outlook voegt echter alleen een handtekening toe aan nieuw verzonden of doorgestuurde e-mailberichten. De e-mails die u hebt verzonden voordat u een handtekening maakte, ontbreken nog. Om een handtekening toe te voegen aan oudere berichten, moet je naar de Outlook-instellingen gaan en een paar dingen wijzigen.
Uw handtekening kan tekst, afbeeldingen, uw elektronische visitekaartje, een logo of zelfs een afbeelding van uw handgeschreven handtekening bevatten. U kunt Outlook zo instellen dat handtekeningen automatisch aan alle uitgaande berichten worden toegevoegd of uw handtekening maken en deze per geval aan berichten toevoegen.
Een handtekening toevoegen aan uw Outlook-correspondentie
De stappen voor het verfraaien van uw e-mails met een handtekening zijn afhankelijk van de versie van Outlook die u momenteel gebruikt. Er is een proces voor gebruikers van oudere versies van de software (2007 - 2010) en een proces voor de nieuwere versies (2010+) en Microsoft Office 365-gebruikers.
Laten we beginnen met de nieuwste versies.
Outlook-versies 2010+ inclusief Outlook voor 365
Een nieuwe handtekening maken voor uw Outlook-e-mail:
- Klik om een nieuwe e-mail te maken.
- Klik op Handtekening en vervolgens op Handtekeningen op het tabblad "Bericht".
- Afhankelijk van de grootte van uw Outlook-venster en of u een nieuw e-mailbericht of een antwoord of een bericht opstelt, kunnen het tabblad 'Bericht' en de knop Handtekening zich op twee verschillende locaties bevinden. De knop Handtekening wordt echter meestal vergezeld door Bestand bijvoegen en Item bijvoegen in het gedeelte "Opnemen" van het menu "Bericht".
- Kies op het tabblad "E-mailhandtekening" net onder het vak "Handtekening selecteren om te bewerken" Nieuw en voeg een naam toe voor uw nieuwe handtekening in het dialoogvenster "Nieuwe handtekening".
- Stel onder "Handtekening bewerken" uw handtekening samen in het daarvoor bestemde gebied.
- Het venster biedt u de mogelijkheid om lettertypen, lettertypekleuren en -groottes en tekstuitlijning te wijzigen.
- Om koppelingen en afbeeldingen aan uw e-mailhandtekening toe te voegen, lettertypen en kleuren te wijzigen en de tekst te rechtvaardigen, kunt u dit doen met behulp van de mini-opmaakbalk onder "Handtekening bewerken".
- U kunt zelfs een robuustere handtekening maken met opsommingstekens, tabellen of randen, met behulp van Microsoft Word om uw tekst op te maken. Breng het vervolgens over met een eenvoudige kopie ( Ctrl + C ) en plak ( Ctrl + V ) op de handtekening in het vak 'Handtekening bewerken'.
- Je kunt ook pictogrammen en koppelingen voor sociale media toevoegen aan je handtekening die ik later zal bespreken.
- Zodra de handtekening naar wens is, stelt u onder "Standaardhandtekening kiezen" de volgende opties in:
- Kies een e-mailaccount om uw handtekening aan te koppelen, met behulp van de vervolgkeuzelijst 'E-mailaccount'. U kunt verschillende handtekeningen hebben voor elk e-mailaccount dat u voor Outlook gebruikt.
- Om uw handtekening automatisch aan alle toekomstige berichten toe te voegen, klikt u op de vervolgkeuzelijst "Nieuwe berichten" en selecteert u een handtekening. Als u liever niet dat het standaard automatisch wordt ingesteld, kiest u (geen) . Dit maakt het zo dat elk nieuw bericht dat u verzendt helemaal geen handtekening heeft, inclusief die doorgestuurd en beantwoord.
- Om een handtekening te laten verschijnen in uw berichten waarop u antwoordt en doorstuurt, klikt u op de vervolgkeuzelijst "Antwoorden / doorsturen" en selecteert u een handtekening. Hiermee wordt die handtekening automatisch toegevoegd wanneer u een e-mail beantwoordt of doorstuurt. Als u deze set niet wilt hebben, kiest u in plaats daarvan (geen) .
- Nu dat is gedaan, klikt u op de knop OK om terug te gaan om uw handtekening op te slaan en terug te keren naar uw nieuwe bericht.
- Het is belangrijk op te merken dat het huidige bericht waarin u de handtekening hebt gemaakt, geen handtekening heeft. Om de een of andere reden verschijnt de handtekening alleen in de berichten die volgen. U moet de handtekening handmatig toevoegen als u ernaar uitkijkt er een te gebruiken.
Handmatig een handtekening invoegen
Voor het nieuwe bericht dat u bent gestart met het doel een handtekening te maken of degenen die niet automatisch een handtekening willen instellen, kunt u nog steeds een handtekening handmatig invoegen.
Om dit te doen:
- Open het e-mailbericht, klik op het tabblad "Bericht" en selecteer Handtekening .
- Dit opent een uitklapmenu met alle opgeslagen handtekeningen die u hebt gemaakt. Kies de gewenste handtekening uit de opties door erop te klikken. Het verschijnt nu in uw huidige bericht.
Een logo of afbeelding toevoegen aan uw handtekening
Merken vereisen doorgaans logo's. Om een afbeelding zoals een logo of een pictogram van een sociale media aan uw handtekening toe te voegen:
- Open een nieuw e-mailbericht en klik op het tabblad "Bericht".
- Klik op Handtekening en vervolgens op Handtekeningen .
- Kies de handtekening waaraan u het logo of de afbeelding wilt toevoegen door deze te selecteren in het vak "Selecteer handtekening om te bewerken".
- Klik op het pictogram Afbeelding toevoegen, zoek de afbeelding die u vanuit uw pc-bestanden wilt toevoegen en selecteer vervolgens Invoegen .
- U kunt het formaat van uw afbeelding of logo wijzigen door met de rechtermuisknop op de afbeelding te klikken en Afbeelding te kiezen in de menu-opties. Klik op het tabblad "Grootte" en gebruik de aangeboden opties om uw afbeelding aan uw specificaties aan te passen.
- Houd het vakje "Beeldverhouding vergrendelen" aangevinkt om de beeldverhoudingen te behouden.
- Zodra het formaat van de afbeelding is gewijzigd en klaar is om te gaan, klikt u op OK .
- Volg dit op door nogmaals op OK te klikken om alle wijzigingen op te slaan die u zojuist in uw handtekening hebt aangebracht.
Microsoft Outlook-versies 2007 - 2010
Een nieuwe handtekening maken met een oudere versie van Microsoft Outlook:
- Kies ervoor om een nieuw bericht te maken.
- Klik op het tabblad 'Bericht' en selecteer Handtekening in het gedeelte 'Opnemen'.
- Klik op Handtekeningen wanneer deze verschijnt.
- Klik op het tabblad "E-mailhandtekening" op Nieuw .
- Typ een naam voor uw handtekening en klik vervolgens op de knop OK .
- Typ de tekst die u in uw handtekening wilt opnemen in het vak "Handtekening bewerken".
- U kunt uw tekst opmaken door de tekst te markeren die u wilt bewerken en vervolgens de stijl- en opmaakknoppen te gebruiken voor de gewenste opties.
- Voeg extra elementen toe, zoals afbeeldingen, hyperlinks en e-businesskaarten, klik op de plek waar het element moet verschijnen en:
- e-visitekaartje - Klik op de knop Visitekaartje en klik vervolgens op een van de contacten in de lijst "Opgeslagen als". Klik op de knop OK .
- Hyperlink - Klik op het Hyperlink- pictogram en typ (of plak) de URL waarmee uw link de tekst verbindt. Klik op de knop OK .
- Afbeelding / afbeelding - Klik op het pictogram Afbeelding, zoek de afbeelding die u naar uw handtekening wilt uploaden, selecteer deze en klik vervolgens op de knop OK .
- Als u klaar bent met de bewerkingen, klikt u op OK om het maken van uw handtekening te voltooien.
- In de e-mail die u momenteel hebt geopend om de handtekening te maken, wordt de handtekening niet automatisch toegevoegd. U moet dit handmatig doen.
De handtekening toevoegen aan uw e-mailberichten
Handtekeningen kunnen automatisch of handmatig worden toegevoegd aan alle uitgaande berichten, antwoorden en doorsturen. Er kan slechts één handtekening per verzonden e-mail worden gebruikt, dus als u ervoor kiest om er automatisch één in te stellen, is het het beste als de handtekening op een breder publiek is afgestemd.
Om automatisch een handtekening in uw e-mailbericht in te voegen:
- Maak een nieuwe e-mail.
- Ga naar het tabblad 'Bericht' en klik op Handtekening in het gedeelte Opnemen.
- Klik op Handtekeningen wanneer deze verschijnt.
- Zoek naar "Standaardhandtekening kiezen", klik op de vervolgkeuzelijst "E-mailaccountlijst", kies een e-mailaccount waaraan u een handtekening wilt koppelen.
- Selecteer de handtekening die u wilt toevoegen door er een te kiezen uit de lijst "Nieuwe berichten".
- Voor doorsturen en antwoorden, om een handtekening toe te voegen, kiest u een handtekening in de vervolgkeuzelijst "Antwoorden / doorsturen". Klik op (geen) als u liever geen handtekening laat uitgaan met uw antwoord en e-mailberichten doorstuurt.
- Klik op OK om uw handtekeninginstellingen op te slaan.
Handmatig een handtekening toevoegen aan uw e-mailbericht:
- Maak een nieuw e-mailbericht.
- Klik op het tabblad 'Bericht'.
- Klik op Handtekening in het gedeelte 'Opnemen'.
- Kies de handtekening die u wilt invoegen door er rechtstreeks op te klikken.
De handtekening verschijnt nu in uw uitgaande bericht. Als u verkeerd hebt gekozen of alleen de handtekening wilt verwijderen die u hebt toegevoegd, markeert u de handtekening in het bericht en klikt u op Verwijderen (of Backspace ) op uw toetsenbord.
Een Microsoft Office 365-account gebruiken met Outlook.com
Voor degenen die Outlook op internet gebruiken met een Microsoft Office 365-account, moet u een handtekening maken in beide producten.
E-mailhandtekeningen maken en gebruiken in Outlook op het web:
- Meld u aan bij uw Outlook.com-account en open uw instellingen door op het tandwielpictogram boven aan de pagina te klikken.
- Klik op Mail en vervolgens op Opstellen en beantwoorden .
- Typ uw handtekening in het gebied E-mailhandtekening.
- U kunt de beschikbare opmaakopties gebruiken om het uiterlijk van uw handtekening naar wens aan te passen.
- U kunt slechts één handtekening per account hebben.
- Als u de handtekening standaard automatisch wilt laten verschijnen voor alle toekomstige berichten, plaatst u een vinkje in het vak "Mijn handtekening automatisch toevoegen aan nieuwe berichten die ik maak". Dit maakt het zo dat in alle toekomstige samengestelde e-mails uw handtekening onderaan wordt weergegeven.
- Doorsturen en antwoorden hebben een vinkje nodig in het vak "Mijn handtekening automatisch toevoegen aan berichten die ik doorstuur of beantwoord".
- Door geen van deze opties aan te vinken, moet u uw handtekening handmatig toevoegen aan elk e-mailbericht dat u in de toekomst opstelt.
- Wanneer u klaar bent met de bewerkingen, klikt u op Opslaan .
Handmatig uw handtekening toevoegen:
- Kies Nieuw bericht in uw mailbox.
- Stel uw bericht volledig samen en klik op het pictogram met de drie puntjes.
- Kies hier Handtekening invoegen .
- Zodra uw bericht klaar is om te worden verzonden, klikt u op de knop Verzenden .
