Ondanks dat ze al meer dan dertig jaar bestaan, nemen e-mails nog steeds vrije tijd, ergernis, frustratie en ergernis in beslag. De vreemde e-mail maakt ons ook gelukkig, maar voor het grootste deel zijn ze een karwei in plaats van plezier. Hoe zit het als u automatisch e-mails in Gmail kunt labelen, ze allemaal kunt sorteren, een label kunt toepassen en spam kunt verwijderen? Zou dat het leven niet een beetje eenvoudiger maken?
Zie ook ons artikel Hoe Gmail op grootte te bestellen
Een zelfcontrolerende inbox is wat mij betreft de heilige graal. Spam kan worden verwijderd, marketing- en promotie-e-mails kunnen worden gelabeld en opzij gezet en de belangrijke e-mails kunnen als zodanig worden gelabeld en in een map worden geplaatst waar u ze kunt zien. Alle e-mailplatforms zeggen dat ze dit soort organisaties aanbieden, maar mijn ervaring is dat er maar één levert. Gmail.
De labelsfunctie heeft letterlijk de manier veranderd waarop ik Gmail gebruik. Ik kan dit e-mailadres nu met vertrouwen gebruiken voor verzekeringsoffertes, aanmelden voor nieuwe websites en al die activiteiten die meestal een lawine van spam zouden opleveren. Ze sturen nog steeds die lawine maar nu overweldigt het mijn inbox niet.
E-mails automatisch labelen in Gmail
Met labels kunt u al uw e-mails sorteren en op een beheersbare manier bestellen. Labels zijn Gmail-spreek voor mappen en kunnen automatisch alle inkomende e-mail identificeren, classificeren en vervolgens organiseren met behulp van deze labels.
Als ik bijvoorbeeld een label van verzekering instel, kan ik alle gebruikelijke verzekeringscitaatspam en marketing van mijn verzekeraar laten labelen en naar die map verzenden. Ik kan ze dan lezen of in bulk verwijderen naar eigen goeddunken. Ik kan dit zo vaak als ik wil spoelen en herhalen voor elk onderwerp of afzender die mijn inbox overspoelt.
Laten we een label voor ongewenste e-mail maken dat alle spam-e-mails sorteert die het eigen filter van Gmail niet opvangt.
- Selecteer Label maken in het linkermenu. Selecteer Meer als het niet zichtbaar is.
- Geef uw nieuwe label een betekenisvolle betekenis en selecteer Maken.
- Selecteer uw nieuwe label en selecteer de pijl-omlaag in de zoekbalk boven aan de pagina.
- Voeg 'afmelden' toe aan de regel Inclusief de woorden.
- Selecteer Filter maken.
- Selecteer Het label toepassen en selecteer het label dat u hebt gemaakt.
- Vink het vakje aan naast alle andere operators die u wilt. Markeren als gelezen is nuttig.
- Selecteer Filter maken.
Telkens wanneer een spam- of marketing-e-mail binnenkomt, scant Gmail deze op het woord 'afmelden' en labelt en verplaatst deze. Aangezien de meeste legitieme spam dit woord ergens bevat, is het de handigste operator om te gebruiken bij het omgaan met spam.
Label werk-e-mails in Gmail
Voor andere e-mailfilters, van vrienden of van werk, kunt u bijvoorbeeld een label met hun naam, het @ worplace.com-e-mailadres of iets anders dat uniek is voor de afzender of het type e-mail toevoegen. Het potentieel van deze labels is enorm.
Als u bijvoorbeeld buiten kantoor werkt, kan het handig zijn om alle zakelijke e-mail naar een map Werk te sturen zodat u ze snel kunt zien.
- Selecteer Label maken in het linkermenu.
- Geef uw nieuwe label de naam Werk en selecteer Maken.
- Selecteer uw werklabel en selecteer de pijl-omlaag in de zoekbalk bovenaan de pagina.
- Voeg het laatste deel van het e-mailadres toe aan de regel Van. Bijvoorbeeld '@ werkplek.com'.
- Selecteer Filter maken.
- Selecteer Het label toepassen en selecteer het label Werk.
- Selecteer Filter maken.
Vanaf nu worden alle zakelijke e-mails van een bepaald domein '@ werkplek.com' verzonden naar de map Werk die in het linkerdeelvenster is gemaakt. Omdat we geen operators hebben toegevoegd, worden ze niet gemarkeerd als gelezen en ziet u het aantal e-mails naast de map.
E-mails van labels uitsluiten
Als u merkt dat bepaalde e-mails vastlopen in deze labels die dat niet zouden moeten zijn, kunt u uitzonderingen gebruiken om ze te verwijderen. Als u bijvoorbeeld bepaalde nieuwsbrieven wilt behouden die ook 'afmelden' gebruiken en deze vastlopen in het bovenstaande filter, kunt u de operator '-' gebruiken om ze uit te sluiten.
Voeg gewoon - (* @ emailadres.com) toe in het gedeelte Van van het filter en ze worden niet opgenomen. De * is een jokerteken dat elk adres uit dat domein vastlegt en de '-' vertelt Gmail het adres niet in het label op te nemen.
Je kunt zoveel labels in Gmail maken als je wilt en ze allerlei dingen laten doen, van het sorteren van spam tot het filteren van werk, groepen, hobby's of wat dan ook. Als je inbox uit de vuilnis barstte en je daardoor nuttige e-mails verliest, is dit een heel eenvoudige manier om de controle terug te nemen.
Als Gmail op de een of andere manier een add-on zou kunnen bedenken die me automatisch zou afmelden voor de honderden prullen-e-mails die ik wekelijks krijg, zou dit echt de ultieme e-mail zijn!
