Moet u een vergadering organiseren? Heb je een noodsituatie en heb je hulp nodig? Deadline ineens gehalveerd? Wilt u snel de beschikbaarheid van collega's controleren? Wil je de beschikbaarheid van iemand op Google Agenda controleren? Je kunt al die dingen doen als je al je agenda's hebt gedeeld. Deze tutorial laat zien hoe.
Zie ook ons artikel Al uw Google-agenda's synchroniseren met de iPhone
Met Google Agenda kunt u een kopie van uw agenda delen die uw collega's en vrienden kunnen bekijken. Hiermee kunnen ze de beschikbaarheid controleren, herinneringen instellen en u uitnodigen voor een evenement. Het is een handige functie van de app die samenwerken een fluitje van een cent maakt.
Het is wel goed. U moet anderen actief toestemming geven om de agenda te bekijken en afzonderlijke machtigingen instellen om deze te kunnen bewerken. Je kunt zelfs een gedeelde agenda maken als je dat liever hebt.
Google Agenda delen
Agendadeling is een beetje zoals de Exchange-agenda van Outlook. Het kan worden bekeken door mensen binnen een groep of personen aan wie u machtigingen verleent. U stelt al dan niet specifieke bewerkingsrechten in en u kunt deze gebruiken om de beschikbaarheid, vergaderingen, enzovoort te controleren. Iedereen met wie u deelt, moet ook Google Agenda gebruiken, anders moet u de hele agenda openbaar maken, wat niet ideaal is.
Ga als volgt te werk om een bestaande agenda te delen:
- Open uw Google-agenda.
- Selecteer links de agenda die u wilt delen.
- Selecteer de drie stippen ernaast en selecteer vervolgens Instellingen en delen.
- Selecteer Mensen toevoegen onder Delen met specifieke mensen om te delen met individuen.
- Vink het vakje aan naast Beschikbaar maken voor publiek onder Toegangsmachtigingen voor delen met een groep. Selecteer de groep in de vervolgkeuzelijst.
- Selecteer Verzenden als u klaar bent.
Delen met een groep werkt alleen als u Google Discussiegroepen gebruikt. Anders moet u de leden van de groep afzonderlijk toevoegen.
Je kunt in plaats daarvan een nieuwe gedeelde agenda maken als je dat wilt.
- Open uw Google-agenda.
- Selecteer Maken in het linkermenu om een nieuwe kalender te maken.
- Geef het een naam en selecteer Kalender maken.
- Volg de bovenstaande stappen om toegang tot individuen of groepen toe te staan.
Bekijk de Google Agenda van iemand anders
Als je al agenda delen gebruikt en de agenda van iemand anders wilt bekijken, is dat ook heel eenvoudig.
- Open Google Kalenders.
- Selecteer het lege vak waar het zegt Kalender toevoegen.
- Typ de naam of het Gmail-adres van de persoon die je wilt zien.
- Selecteer ze uit de lijst zodra ze verschijnen.
De naam wordt alleen weergegeven als ze al een agenda met een groep of individuen hebben gedeeld. Je ziet dan hun agenda in de lijst links onder Mijn agenda's.
Kijk of iemand gratis is met Google Agenda
Als u een vergadering of evenement probeert in te stellen, kunt u controleren of mensen gratis zijn met uw eigen agenda zodra u hun agenda hebt gekoppeld of toegang hebt tot gedeelde agenda's.
- Open uw Google-agenda.
- Selecteer Maken aan de linkerkant om een evenement te maken.
- Geef het een titel, beslis of het een evenement of herinnering is.
- Stel een datum en tijd in.
- Selecteer Meer opties onder aan het venster.
- Selecteer rechts gasten toevoegen onder gasten.
- Selecteer het tabblad Find a Time aan de linkerkant.
- Zorg ervoor dat Alle gasten zijn geselecteerd in het vak en zoek naar tijden op de geselecteerde dag.
- Maak het evenement, geef het een titel en klik bovenaan op Opslaan.
Als iemand bezig is, wordt het tijdslot gekleurd of verschijnt het woord Bezig. Je kunt ze niet uitnodigen als ze in hun agenda zijn gemarkeerd als bezet. Nadat je op Opslaan hebt geklikt, ontvangt elke genodigde een uitnodiging per e-mail en wordt het evenement toegevoegd aan zijn / haar agenda.
Maak een openbare Google Agenda
Voor sommigen is het niet goed om hun eigen agenda toegankelijk te maken voor anderen en in sommige bedrijfstakken is dat geen optie. In die situaties is het beter om een afzonderlijke groepsagenda voor de afdeling of het team te maken.
- Open Google Agenda.
- Selecteer Maken in het linkermenu om een nieuwe kalender te maken.
- Geef het een naam en selecteer Kalender maken.
- Selecteer het tandwielpictogram in het kalendervenster om Instellingen te selecteren.
- Selecteer de kalender die u zojuist hebt gemaakt en selecteer Toegangsrechten.
- Vink het vakje aan naast Beschikbaar stellen voor het publiek.
Als er 'openbaar' staat, betekent dit niet noodzakelijkerwijs de hele wereld, maar die binnen uw G Suite-domein. Als u G Suite niet gebruikt, kan iedereen die de agenda-URL krijgt, zien wat er aan de hand is, dus houd deze onderling.
