Ik kreeg laatst een vraag toen ik iemand liet zien hoe Gmail te gebruiken en het was niet de eerste keer dat ik het hoorde. De vraag was 'Hoe maak ik kopieën van concepten in Gmail zodat het niet zo lang duurt voordat ik klanten antwoord?' Terwijl ik hier regelmatig vragen op TechJunkie probeer te beantwoorden, vond ik dit een prima kandidaat.
Zie ook ons artikel Hoe Gmail op grootte te bestellen
Wat de vraag eigenlijk is, gaat meer over e-mailsjablonen dan het opslaan van kopieën van een concept. Ik liet iemand zien hoe autoresponders en labels in te stellen voor hun nieuwe zakelijke e-mail. Ze wilden een aantal e-mails van de boilerplate naar klanten sturen om ze op de hoogte te houden zonder de hele dag door de admin vast te lopen. Het antwoord is om e-mailsjablonen te maken.
U kunt hiervan kopieën maken en ze als concept bewaren als u dat wilt, maar u kunt nog veel meer doen met sjablonen.
E-mailsjablonen
E-mailsjablonen zijn een goed idee voor alle eigenaren van kleine bedrijven of degenen die dezelfde dingen in dezelfde soort e-mails zeggen. Ik heb ze gebruikt sinds ik mijn eigen bedrijf startte en ze hebben me door de jaren heen vele honderden uren bespaard.
Met e-mailsjablonen kunt u er ook professioneler uitzien. U kunt sneller reageren en een eenvoudige 'Bedankt voor uw e-mail, een van ons team neemt binnen 24 uur rechtstreeks contact met u op' kan een klant het gevoel geven gewaardeerd te worden. Overweeg hoe gemakkelijk het is om ze te gebruiken.
Hoe maak ik e-mailsjablonen in Gmail?
Gmail roept sjablonen Canned Responses op en je moet de functie inschakelen voordat je ze kunt gebruiken. Als u klaar bent, kunt u zoveel e-mailsjablonen maken als u wilt.
- Open Gmail en log in.
- Selecteer het tandwielmenupictogram linksboven en selecteer Instellingen.
- Selecteer het tabblad Labs.
- Zet Ingeblikte antwoorden (sjablonen) in op Inschakelen.
- Selecteer Wijzigingen opslaan onder aan de pagina.
Nu de functie is ingeschakeld, kunnen we beginnen met het maken van sjablonen. Je doet dat vanuit de Inbox in Gmail, dus daar gaan we nu heen.
- Selecteer E-mail opstellen in uw Postvak IN.
- Maak de e-mail die u wilt maken zoals u normaal zou doen.
- Selecteer de grijze pijl-omlaag rechtsonder in het e-mailvenster.
- Selecteer Ingeblikte antwoorden en Nieuwe ingeblikte reactie.
- Geef het een betekenisvolle naam en selecteer OK om op te slaan.
Nadat u uw standaardantwoord hebt opgeslagen, kunt u het concept veilig verwijderen.
Bij het opstellen van uw standaardreactie moet u een evenwicht vinden tussen de persoonlijke benadering en het generieke genoeg dat u niemand zult beledigen. Dat betekent dat dingen zoals namen en datums uit de e-mail worden gelaten en worden vervangen door tijdschema's. Of u kunt die persoonlijke details met de hand toevoegen voordat u verzendt. Dit laatste heeft de voorkeur omdat de persoonlijke aanraking een relatie creëert waarop u kunt bouwen. Het is echter niet altijd mogelijk, dus je moet je oordeel gebruiken.
Uw e-mailsjabloon gebruiken
Nu u uw e-mailsjabloon of standaardantwoord hebt gemaakt, is het tijd om het te gebruiken. Wanneer u uw eerste kans krijgt om de sjabloon te gebruiken, doet u dit:
- Selecteer Antwoorden in de e-mail waarop u wilt reageren.
- Selecteer de grijze pijl-omlaag rechtsonder in het scherm.
- Selecteer Ingeblikte antwoorden en selecteer de reactie die u hebt gemaakt.
- Voeg gepersonaliseerde gegevens toe om de e-mail relevant te maken.
- Sturen.
Je kunt hetzelfde doen door Compose te gebruiken en een nieuwe e-mail te maken, maar ik vind de antwoordmethode veel sneller.
Uw standaardantwoord gebruiken als autoresponder voor e-mail
Ga nog een stap verder met het e-mailsjabloon en stel een standaardantwoord in als autoresponse op een inkomende e-mail. U zult uw standaardantwoorden generiek moeten houden, maar het is een geweldige manier om bestellingen of vragen te erkennen en een goede relatie met uw klant op te bouwen.
- Open Instellingen in Gmail en selecteer het tabblad Filters.
- Selecteer de koppeling Een nieuw filtertekst maken.
- Maak een criterium om het filter te activeren. Dit zal waarschijnlijk uniek voor u zijn, dus kies iets dat werkt.
- Selecteer Filter maken met deze zoekopdracht rechtsonder in het venster.
- Selecteer Stuur ingeblikt antwoord en het antwoord dat u wilt gebruiken.
- Selecteer Filter maken.
Wanneer nu aan de filtercriteria wordt voldaan, verzendt Gmail uw standaardantwoord automatisch. Dit is ideaal voor bevestigingen of updates en kan op meerdere manieren worden geactiveerd. Het is voor mij onmogelijk om ze hier allemaal op te sommen, maar je herkent een patroon in je e-mails dat je kunt gebruiken. Alle e-mails worden bijvoorbeeld verzonden naar uw '' e-mailadres of elke e-mail met het woord 'Bestellen'. Je snapt het wel.
