Iedereen weet dat Excel een krachtige spreadsheet is en dat Google Spreadsheets de online cloudgebaseerde Excel-wannabe is - maar weet u wat XML is? XML staat voor Extensible Markup Language en het is een bestandsformaat dat enorm populair wordt omdat het interoperabel en compatibel is met veel softwarepakketten. Een bestand dat is opgeslagen als XML moet in de native modus kunnen worden geopend door software die het XML-bestandstype ondersteunt. In feite gebruiken office-suites zoals Microsoft Office en LibreOffice nu XML-bestanden als hun standaard opslagindeling, een enorme verbetering ten opzichte van de dagen van eigen opslagbestanden waarvoor u een betaalde licentie moest hebben. XML is een in wezen op tekst gebaseerde bestandsindeling die u met teksteditors kunt bewerken en heeft een aantal andere voordelen in vergelijking met andere indelingen. Het is bijvoorbeeld een veel compacter formaat dan andere alternatieven, en de ouder-kind knooppuntstructuur maakt de opslag van gestructureerde informatie zowel zeer efficiënt als gemakkelijk te lezen.
Zie ook ons artikel Gegevens koppelen aan een ander tabblad in Google Spreadsheets
Een van de belangrijkste nadelen van Google Spreadsheets is dat het ondanks zijn kracht en gebruiksgemak geen ingebouwde optie bevat waarmee u spreadsheets rechtstreeks naar XML-indeling kunt exporteren. Als u op Bestand > Downloaden zoals in Google Spreadsheets klikt, kunt u de spreadsheets downloaden en opslaan met de indelingen die in de momentopname hieronder worden weergegeven. De beschikbare formaten zijn ODS, PDF, HTML en CSV, maar geen XML. Het dichtst bij XML is Excel XLSX, het open XML-formaat van Microsoft Office voor spreadsheets.
Een manier is om de spreadsheet in een van die indelingen te downloaden en vervolgens naar XML te converteren. Er zijn enkele softwarepakketten en webtools waarmee u PDF's naar het XML-formaat kunt converteren. PDF naar XML OCR Converter, NitroPDF en PDF2XML zijn enkele van de softwarepakketten waarmee u PDF's naar XML kunt converteren. Je kunt zelfs een webgebaseerde converter gebruiken om te voorkomen dat je software moet downloaden! Klik hier om de pdfx v1.9-webtool te openen die PDF's naar XML en HTML converteert.
U kunt met die tool spreadsheet-PDF's naar XML converteren door op de knop Bestand kiezen te klikken. Selecteer vervolgens de PDF-spreadsheet die u hebt opgeslagen in Google Spreadsheets. Druk op de knop Verzenden om de PDF naar XML te converteren. Vervolgens kunt u de spreadsheet openen in XML- of HTML-indeling. Klik op xml om het bestand in XML-indeling te openen, zoals weergegeven in de onderstaande momentopname.
Vervolgens kunt u de XML openen vanuit de map waarin u deze hebt opgeslagen met geschikte teksteditorsoftware of Excel, of een ander hulpmiddel dat u verkiest. Je kunt XML's openen met teksteditors zoals Notepad ++, een van de beste alternatieven voor Notepad van derden die worden behandeld in dit Tech Junkie-bericht. Of bekijk deze pagina en druk daar op de knop Bladeren om deze te openen met XML Viewer, die een boomstructuur bevat om XML-invoer weer te geven zoals getoond in de onderstaande snapshot.
Spreadsheets naar XML converteren met de add-on Export Sheet Data
Exporteren en converteren is een beetje een moeizaam proces, vooral als je een tiental (of erger nog) honderd spreadsheets moet converteren. Google Spreadsheets heeft verschillende add-ons die nieuwe opties en hulpmiddelen toevoegen. Bladgegevens exporteren is een add-on waarmee gebruikers afzonderlijke bladen of volledige spreadsheets naar XML- of JSON-indelingen kunnen exporteren, zodat u Google-spreadsheets met die add-on naar XML kunt exporteren in plaats van ze naar de indeling te downloaden en te converteren.
Open eerst deze pagina en druk daar op de knop Toevoegen om de extensie Bladgegevens exporteren te installeren. Open vervolgens een spreadsheet in Google Spreadsheets en klik op Add-ons om een menu te openen met bladgegevens exporteren . Selecteer Bladgegevens exporteren > Zijbalk openen om de zijbalk te openen die wordt weergegeven in de momentopname direct hieronder.
U kunt nu op het menu Indeling selecteren klikken om de spreadsheet te converteren naar XML- of JSON-indelingen. Klik op Blad (ken) selecteren om te selecteren om alle bladen in het werkblad of alleen het huidige blad te converteren. Of u kunt Aangepast selecteren om meer specifieke te converteren bladen te kiezen. Als u naar beneden in de zijbalk schuift, kunt u verdere XML-opties selecteren om de opmaak aan te passen. Druk op de knop Visualiseren onder aan de zijbalk om een voorbeeld van het XML-bestand te openen voordat u het exporteert.
Druk op de knop Exporteren om de spreadsheet naar het XML-formaat te compileren. Vervolgens wordt een venster Export voltooid geopend met een koppeling naar de XML-spreadsheet. Klik op de link om de XML-spreadsheet in de browser te openen, zoals weergegeven in de onderstaande momentopname. U kunt daar op de knop Downloaden drukken om de XML-spreadsheet op te slaan in een map op de harde schijf.
Klik op de knop Meer acties voor meer opties. Vervolgens kunt u ervoor kiezen om de XML te delen door op Delen te klikken. Of selecteer Ster toevoegen zodat u sneller toegang hebt tot de XML-spreadsheet in Google Drive.
Met Bladgegevens exporteren kan Google Spreadsheets bladen als XML transparant en gemakkelijk exporteren. Met die add-on kunt u uw Google-spreadsheets snel exporteren naar XML zonder ze op te slaan en naar XML te converteren.
