De visie van Apple voor iCloud is een service die het synchroniseren en beheren van documenten, foto's en applicatie-instellingen tussen apparaten een naadloos proces voor de gebruiker maakt. De dagen van navigeren door een bestandssysteem, het bijeenbrengen van documenten en het beheren van mappen zijn voorbij. Met iCloud bewaart een gebruiker eenvoudig een document op één Mac of apparaat en het verschijnt vrijwel onmiddellijk op een andere. Maar sommige gebruikers houden er nog steeds van om hun documenten handmatig te beheren en ze willen een manier om de controle over handmatige organisatie te combineren met de voordelen van automatische synchronisatie. Gelukkig is het relatief eenvoudig om je iCloud-documenten te beheren, met een paar kanttekeningen. U kunt als volgt mappen maken in iCloud om uw bestanden beter te beheren.
Om aan de slag te gaan, hebt u een toepassing met iCloud nodig. Voor onze voorbeelden gebruiken we de uitstekende teksteditor Byword, die beschikbaar is voor zowel OS X als iOS.
Wanneer u een iCloud-app in OS X gebruikt, wordt het traditionele menu 'Openen' vervangen door een nieuwe iCloud-lijst. Hier kunt u documenten opslaan en openen die worden gesynchroniseerd en beschikbaar zijn op al uw andere Apple-apparaten, zolang deze apparaten de toepasselijke bestandsindelingen kunnen lezen.
Standaard is dit iCloud-menu slechts één lange lijst met documenten. Dit is prima voor gebruikers met slechts een handvol bestanden, maar mensen met jaren aan gegevens kunnen begrijpen hoe snel dingen uit de hand kunnen lopen. Wat we echt nodig hebben, zijn mappen , maar een snelle blik en enkele vruchteloze rechtsklikken en Shift-Command-N-snelkoppelingen laten de meeste gebruikers denken dat een dergelijke functie niet beschikbaar is.
Maar vertrouw ons, het is er. Om mappen in iCloud te maken, moet je echter meer denken aan de lijnen van iOS dan traditioneel OS X. Net zoals je mappen van apps op iOS kunt maken door het ene app-pictogram over een ander te slepen, kun je ook mappen maken met documenten via dezelfde actie.
Als u een map wilt maken, hebt u minimaal twee documenten nodig die al in de lijst zijn opgeslagen. Klik en houd uw muis op een van de documenten en sleep het eerste document vervolgens naar een tweede document (bij voorkeur een document dat u ook in de nieuwe map wilt opnemen). Nadat u het eerste document hebt vrijgegeven, wordt een map gemaakt in de iCloud-lijst, met hetzelfde vertrouwde pictogram dat tot iOS 6 werd gebruikt. U kunt deze mappen hernoemen en er extra documenten aan toevoegen door erop te klikken en te slepen. Om een document te verwijderen, sleept u het gewoon uit de map en plaatst u het in de hoofdlijst. Nadat u alle documenten hebt verwijderd, verdwijnt de map automatisch.
Er zijn natuurlijk enkele kanttekeningen, en oude fans van het bestandssysteem zullen verschillende beperkingen vinden. Ten eerste kunt u alleen mappen op het hoogste niveau maken; gebruikers kunnen momenteel geen submappen maken, iets dat de organisatorische opties aanzienlijk beperkt.
Ten tweede hebt u bestaande documenten nodig om zelfs een map te maken, in tegenstelling tot een traditioneel bestandssysteem waarin op aanvraag lege mappen kunnen worden gemaakt. Dit kan het moeilijk maken om bijvoorbeeld mapstructuren in te stellen voorafgaand aan een nieuw project.
Ten slotte zijn bestanden, net als iCloud in het algemeen, op type gescheiden, wat betekent dat u een reeks bestanden niet per project kunt groeperen (zoals het combineren van de afbeeldingen, tekst en video voor een nieuwe presentatie in een enkele map). Apple heeft geprobeerd dit probleem op te lossen met de introductie van tags in OS X, maar degenen die op zoek zijn naar deze functie, moeten bij het traditionele OS X-bestandssysteem blijven en hun gegevens synchroniseren via een service van derden, zoals Dropbox.
De bovenstaande discussie was gericht op OS X, die voor het grootste deel een standaardinterface gebruikt voor iCloud-compatibele toepassingen. Op iOS is het een beetje lastiger. Elke iCloud-app is verantwoordelijk voor het inbouwen van toegang op gebruikersniveau tot iCloud-gegevens. De iOS-app van Byword gebruikt bijvoorbeeld een knop 'Nieuwe map' om mappen te maken in plaats van de methode slepen en neerzetten.
Dus hoewel u elke app afzonderlijk moet onderzoeken (waarbij sommige apps helemaal geen gebruikersinteractie bieden), zullen gebruikers over het algemeen de meeste bestandsbeheerfuncties vinden in iCloud iOS-apps. Of deze gecompromitteerde managementtools acceptabel zijn voor gebruikers zal waarschijnlijk afhangen van het aantal betrokken documenten. Voor degenen die simpelweg hun complexe bestandsbeheerstructuur niet kunnen opgeven, maar toch willen profiteren van iCloud, is het raadzaam om alleen de momenteel gebruikte bestanden naar iCloud te kopiëren, de nodige bewerkingen uit te voeren en ze vervolgens terug te kopiëren naar uw traditionele bestandssysteem.
Het beheren van documenten in iCloud is zeker uitvoerbaar, maar de dramatisch vereenvoudigde aanpak kan minder effectief worden omdat Apple-klanten meer tijd doorbrengen met hun apparaten en steeds grotere bestandsbibliotheken opbouwen. We hopen alleen dat als de geruchten over een echte iOS-achtige versie van OS X uitkomen, dat Apple de optie behoudt voor gebruikers om traditionele technieken voor bestandsbeheer te gebruiken.
