Een e-mail voortijdig of per ongeluk verzenden kan een moeilijke ervaring zijn.
Zie ook ons ​​artikel Een e-mail automatisch doorsturen in Outlook
Stel je voor dat je je baas de gezwollen, verminkte en pulserende momentopname van je onlangs gewonde grote teen (die naar je vriend had moeten sturen) had moeten sturen, met een bijschrift: 'Kerel, kijk naar deze stoute jongen!' Of stel je voor dat je een werkvoorstel schrijft en vervolgens je bericht royaal besprenkelt met een reeks vervelende typefouten waardoor je eruitziet als een ongeletterde buffoon en dan verstrooid op de knop 'verzenden' klikt! Stoer spul inderdaad.
Soms lijkt e-mailcommunicatie een mini-PR-ramp te wachten. Als je net zo onhandig bent als wij, en de neiging hebt om je imago binnen enkele seconden te verpesten door slecht doordachte e-mails te sturen, maak je geen zorgen, want er is hoop aan de horizon.
Het is Microsoft zelf die ons deze keer te hulp schiet, en de slimme mensen daar doen het door ons een functie in Outlook (het programma voor het maken van berichten) aan te bieden die het verzenden van e-mails kan omkeren, of op zijn minst kan uitstellen !
, laten we je zien hoe je de vruchten kunt plukken van deze ronduit monumentale functie en zo je gezicht kunt redden in menig mogelijk gĂŞnante situatie in de toekomst. We zullen ook uitleggen hoe u de functie zelf kunt inschakelen. (Niet bepaald nucleaire wetenschap, maar het verdient nog enige uitleg.)
Hoe werkt het systeem dan?
Laten we eerst de olifant in de kamer aanspreken: het systeem van Outlook maakt de verzonden berichten niet echt ongedaan, maar stelt het verzenden ervan een paar minuten uit. Nu, deze gang van zaken kan je doen denken dat de eerder genoemde functie behoorlijk flauw is, of zelfs volledig nutteloos, maar houd ons hier enkele ogenblikken bij.
Overweeg dit.
Een behoorlijk deel van slecht geconstrueerde e-mails wordt verzonden vanwege banale inconsistenties zoals gewoon ongeduld of een onrustige vingerzetting die niet kan wachten om op de knop 'verzenden' te klikken. Daarom kan een functie die het verzenden van uw bericht een paar momenten vertraagt, een belangrijke troef zijn in uw arsenaal voor rampenpreventie, om zo te zeggen!
Als u te lui bent om uw grammatica, interpunctie te controleren, of dat wat u net heeft verzonnen, in de eerste plaats zelfs zinvol is, zorgt de functie 'Ongedaan maken verzenden' voor Outlook voor uw veiligheid. Het is als een van die apps die een taxichauffeur inschakelt om met je auto en jezelf erin te rijden voor het geval je te dronken bent om het zelf te doen.
Let wel, je moet nog steeds op een paar knoppen klikken om te bellen. Net als deze monteur zal Outlook het bericht uiteindelijk verzenden, ongeacht hoe vreselijk in elkaar gezet het is. Vergeet daarom, om goed gebruik te maken van deze functie, de inhoud van uw bericht snel te controleren voordat het definitief wordt verzonden.
Beschikbaarheid ongedaan maken
'Ah, maar het is Verzenden uitstellen , toch?' Ja ja, je weet wat we bedoelden. We gebruiken de twee termen hier door elkaar. Het ding is, zo aantrekkelijk als deze functie kan tegenkomen, het is niet beschikbaar in alle versies van Outlook.
Om precies te zijn, u kunt alleen de optie 'ongedaan maken verzenden' gebruiken op versies 2010, 2013 en 2016 - dus de nieuwere. Wat de oudere betreft, er lijkt een manier te zijn om het te gebruiken, maar het lijkt soms bezaaid met moeilijkheden, zware logistiek en pure ellende. Om de oude versies te laten werken, moet u een Microsoft Exchange-account hebben.
Op dat platform moet de beheerder de functie inschakelen, maar zelfs dan werkt het alleen voor de mensen binnen de organisatie. Om het hele feest nog leuker te maken, is er een andere optie waarmee individuen binnen het team u kunnen verbieden berichten terug te halen die rechtstreeks naar hen zijn verzonden. Het is een rotzooi.
Hoe dan ook, als je de nieuwere versies hebt, ben je klaar om te gaan. Zo niet - pech.
Hoe het in te stellen - Een diepgaande uitleg van een vrij eenvoudige procedure
1. Klik eerst en vooral op het tabblad Bestand om het uit te vouwen. Zodra u de volledige weergave van de accountinformatie heeft, klikt u op Regels en waarschuwingen. Dit brengt u naar een sectie waar u de oude regels kunt beheren en een nieuwe kunt maken.
2. Klik op de knop Nieuwe regel en wacht tot de wizard is opgestart. Dit kan even duren, maar zal waarschijnlijk vrijwel onmiddellijk beginnen.
3. Zodra de wizard actief is, klik je op Regel toepassen op berichten die ik verzend, een regel die je vindt onder 'Start van een lege regel'. Merk op dat er ook een optie is om deze functie in te schakelen voor inkomende berichten.
4. Klik op Volgende en vervolgens op Ja om de nieuwe regel toe te passen die u zojuist hebt gemaakt. Dit zal je naar de volgende fase brengen van het creëren van je eigen manier om je mogelijk malafide berichten op afstand te houden.
5. De volgende fase gaat helemaal over het kiezen van de tijd die je nodig hebt om te verwerken en te skimmen over wat je hebt geschreven. In de volgende pop-up gooit de wizard naar u, controleer de levering met een aantal minuten. Nadat je dat hebt gedaan, is er een kleine pop-up waarin je de gewenste waarde kunt invoeren. (Bijvoorbeeld 5 of 10 minuten)
6. Nadat u de waarde naar wens hebt ingesteld, klikt u op OK en vervolgens op de knop Volgende om het begin van een nieuw hoofdstuk in uw Outlook-wizardprogramma te markeren! (Het noemt alleen maar het hele ding. Daarna is het programma echt voor alle doeleinden voorbij.)
7. Als een soort grote finale, gebruik je nomenclatuurlijke talenten goed en verzin een naam voor je nieuwe regel. (Zorg er trouwens voor dat het vakje Deze regel inschakelen is aangevinkt.) Controleer daarna of de naam van uw regel niet slecht klinkt, klik op Voltooien, enzovoort, u hebt een geheel nieuw Outlook regel om je eigen te noemen!
Gevolgtrekking
Alles bij elkaar genomen lijkt de berichtuitstel van Microsoft naast hun Outlook-platform een ​​gebruiksvriendelijke en humane functie die u veel schaamte kan besparen als het gaat om communicatie via e-mail. Duim omhoog, voor de zekerheid! Van onze kant hopen we dat u dit artikel nuttig vond en wensen we u in de toekomst vele vrolijke foutloze e-mailuitwisseling.
