Als u aan projecten samenwerkt of een gedeelde Google Drive gebruikt, zijn er dingen die u misschien niet wilt delen of alleen met bepaalde mensen wilt delen. Hoewel de bediening van opgeslagen inhoud eenvoudig is, zijn er manieren om bestanden in Google Drive te verbergen. Er zijn ook manieren om te bepalen wie toegang heeft tot wat. Ik zal je precies laten zien hoe je kunt regelen wat er met bestanden in Google Drive kan worden gedaan.
Zie ook ons artikel Mapgrootte weergeven voor Google Drive-mappen
Als u niet wilt dat anderen uw bestanden in Google Drive kunnen zien, zou u ze niet uploaden. Als u echter meerdere projecten uitvoert vanuit de Drive of wilt dat verschillende mensen verschillende bestanden kunnen zien, is een beetje beheer vereist.
Verberg bestanden in Google Drive
Ik weet drie manieren om te bepalen wie wat ziet in Google Drive. U kunt een Chrome-extensie gebruiken om verborgen bestanden te maken. U kunt het werk onderverdelen in mappen in Google Drive en alleen delen wat vooraf is of u kunt een tijdelijke oplossing en versiebeheer gebruiken om afzonderlijke bestanden aan te passen.
Ik zal je alle drie de methoden laten zien.
Chrome-extensie om bestanden in Google Drive te verbergen
Ik gebruik geen Chrome, maar veel mensen doen dat en sommigen gebruiken een extensie genaamd Hidden Folder for Drive, Cloud USB. Het werd mij voorgesteld door iemand die het een paar jaar heeft gebruikt en er goed mee kan omgaan. De extensie voegt de mogelijkheid toe om bestanden te verbergen of privé te maken in Google Drive en kan in deze situatie nuttig zijn.
Het integreert in Google Drive en biedt u de mogelijkheid om mappen als privé te markeren of ze helemaal te verbergen. Als u bepaalde mappen wilt beschermen terwijl u anderen toegang geeft, is dit een manier om dit te doen.
Scheid werk in mappen binnen Google Drive
Als u geen extensie wilt gebruiken, kunt u de organisatie gebruiken om het werk in mappen te scheiden en vervolgens te bepalen wie toegang heeft tot die mappen. Als u met meerdere medewerkers of mensen met toegang tot uw bestanden jongleert en ervoor wilt zorgen dat elk bestand gescheiden blijft, kunt u deze methode gebruiken.
Het enige dat u doet, is toegang verlenen tot individuele mappen voor diegenen die u toegang wilt verlenen. Dan zijn de andere mappen in Google Drive niet zichtbaar voor hen, dus blijf verborgen. U kunt ook toegang tot bestanden voor een beperkte tijd toestaan voor een beetje extra controle.
Ga als volgt te werk om een bestand met specifieke mensen te delen:
- Open uw Google Drive en selecteer het bestand of de map die u wilt delen.
- Klik met de rechtermuisknop op de map en selecteer Delen.
- Voer het e-mailadres in van de persoon of personen waarmee u wilt delen.
- Selecteer de potloodknop rechts om alleen lezen / schrijven of alleen-lezen toe te staan.
- Selecteer Geavanceerd rechtsonder en zorg ervoor dat Uit - Specifieke mensen is ingeschakeld onder Link delen. Selecteer Opslaan als u wijzigingen hebt aangebracht.
- Vink het vakje aan naast 'Voorkomen dat editors de toegang wijzigen en nieuwe mensen toevoegen' als anderen beheerderstoegang hebben tot Google Drive.
- Deel het bestand of de map via de e-mailuitnodiging.
De mensen die u uitnodigt, kunnen het bestand dat u deelt in Google Drive zien, maar niets anders, wat hetzelfde is als het verbergen van een bestand.
Als u de toegang tot uw Google Drive-middelen wilt beperken, kunt u:
- Ga naar het deelvenster zoals hierboven.
- Selecteer Geavanceerd en beweeg over de persoon met wie u deelt maar die wilt beperken.
- Selecteer Vervaldatum instellen wanneer deze wordt weergegeven terwijl u zweeft.
- Stel een tijd in Toegang verloopt en op te slaan.
Gebruik versiebeheer om bestanden in Google Drive te verbergen
Een goed ding over Google Drive is versiebeheer. Dit is essentieel in elke zakelijke omgeving. Het wordt 'Beheerde versies' genoemd en is standaard ingeschakeld in Google Drive. Er is een tweak die u kunt gebruiken om bestanden te verbergen met behulp van Beheerde versies als u uw schijf niet wilt organiseren zoals hierboven.
- Maak een leeg tekstbestand op uw computer en noem het iets.
- Klik met de rechtermuisknop op het bestand dat u wilt verbergen in Google Drive en selecteer Versies beheren.
- Selecteer Nieuwe versie uploaden en upload uw lege tekstbestand.
- Wijzig de naam van het bestand dat u wilt verbergen in iets heel anders.
Deze methode is niet echt handig in een zakelijke omgeving, maar kan prima zijn om uw bestanden met vrienden te delen. Het nadeel is dat Google Drive vorige versies slechts 30 dagen bewaart. Dat betekent dat je de vorige versie ergens moet opslaan en het proces elke maand moet herhalen, anders wordt het bestand dat je verbergt verwijderd.
Google Drive maakt het eigenlijk eenvoudig om bestanden te verbergen of precies te bepalen wie er toegang toe heeft, wanneer en hoe lang. Kent u andere manieren om bestanden in Google Drive te verbergen? Vertel het ons hieronder als u dat doet!
