Microsoft Excel domineert al vele jaren de spreadsheetmarkt. Zakelijke en thuisgebruikers vertrouwen beide op Excel om hun gegevens te ordenen en te analyseren. Of het nu gaat om checklists, budgetten en financiële records, grafieken of een ander type dataset, Excel maakt het gemakkelijk om uw informatie te organiseren. Er waren alternatieven tegen lagere prijzen, en in sommige gevallen zelfs gratis, maar als u het krachtigste denkbare spreadsheetprogramma wilde, zou u Microsoft Excel willen gebruiken.
Zie ook ons artikel Duplicaten verwijderen in Google Spreadsheets
In 2006 begon echter een ander alternatief vorm te krijgen. Toen introduceerde Google Spreadsheets als onderdeel van het webgebaseerde kantoorpakket voor tekst, spreadsheets en presentaties. Het ontwikkelingsproces is jarenlang doorgegaan, en nu heeft Spreadsheets - hoewel het nog steeds geen pond-voor-pond match is voor Excel - een groot percentage van de standaardfunctionaliteit van Excel. Sheets kost zijn gebruikers geen honderden dollars om te kopen - het is zelfs helemaal gratis. Hoewel het geen perfect product is, hoeft iedereen die op zoek is naar een solide spreadsheetprogramma op consumentenniveau echt niet verder te kijken dan Google Spreadsheets. Spreadsheets kunnen niet alles doen wat Excel kan, maar de kans is groot dat u het eigenlijk niet nodig hebt om alles te doen wat Excel kan doen. Als Sheets alles doet wat u nodig hebt, hoeft u Excel niet te kopen.
De waarheid is echter dat Spreadsheets nog steeds veel beperkingen heeft en dat sommige dingen die triviaal zijn in Excel iets meer werk in Spreadsheets zijn. U bent waarschijnlijk een probleem tegengekomen waarbij u per ongeluk dubbele vermeldingen aan uw spreadsheet hebt toegevoegd. Immers, hoe meer gegevens u toevoegt, hoe groter de kans dat u per ongeluk dubbele gegevens in een spreadsheet invoegt, waardoor de gegevensset die u zo hard hebt gewerkt, kan worden weggegooid. Dat is erg genoeg, maar het ergste komt later wanneer je probeert over je werk te kijken. Omdat spreadsheets lange documenten kunnen zijn, wordt het moeilijk om duplicaten te herkennen en te verwijderen naarmate de tijd verstrijkt, wat leidt tot rekenfouten in uw werk zonder een duidelijke bron voor waar het probleem vandaan komt.
Gelukkig hebben we verschillende methoden gevonden om duplicaten in Google Spreadsheets te markeren. Het is belangrijk dat onze methode niet automatisch dubbele informatie verwijdert, omdat niet alle duplicaten fouten zijn. Maar als het net is gemarkeerd, kunt u bepalen welke er niet zelf hoeven te zijn, zonder dat u de hele spreadsheet hoeft te doorzoeken., Ik ga je een paar verschillende manieren laten zien om dubbele gegevens in Spreadsheets te markeren of te verwijderen.
Omdat we willen dat Google Spreadsheets onze informatie automatisch voor ons markeert, gebruiken we een formule om Spreadsheets te laten weten dat ze specifieke, unieke informatie naar voren moeten brengen. Er zijn eigenlijk twee manieren om Sheets te dwingen gekopieerde informatie te markeren: de eerste markeert alle gedupliceerde informatie voor handmatige bevestiging, terwijl de tweede unieke cellen naar een geselecteerde kolom kopieert, zodat u op verschillen kunt controleren en waar nodig kunt verwijderen.
Methode 1: Markeer duplicaten met kleur
Wat betreft het identificeren van fouten in uw spreadsheets, is het gebruik van kleurmarkeringen om informatie die onjuist is ingevoerd, onder de aandacht te brengen de meest voor de hand liggende en meest zichtbare weg. Door informatie te markeren, is het gemakkelijk om de fouten zeer snel te identificeren, omdat u eenvoudig de lijst met inhoud kunt verwijderen die u moet identificeren. We zullen in deze stap een rood hoogtepunt gebruiken om onze dubbele inhoud te identificeren, omdat rood in het oog springt (vooral in vergelijking met het gebruikelijke witte en grijze kleurenschema van Spreadsheets) en de universele kleur is voor foutmeldingen.
Begin met het openen van het Sheets-bestand dat u wilt controleren. U wilt ervoor zorgen dat uw informatie goed is geordend per kolom en rij, zodat u de inhoud in uw document gemakkelijk kunt controleren; het is niet nodig om je eigen werk moeilijker te maken. Markeer nu de kolom die u wilt sorteren bovenaan het document en selecteer Opmaak in het bovenste menu van uw document. Selecteer "Voorwaardelijke opmaak" uit de lijst met opties in dit menu en er verschijnt een alternatief menu aan de rechterkant van het scherm. Selecteer in dit menu het bereik met de bijbehorende letter- en cijfercombinaties (bijvoorbeeld A1 tot A76).
Nadat u uw inhoud hebt geselecteerd, wijzigt u "Cellen opmaken als" in "Aangepaste formule is" in het vervolgkeuzemenu en typt of plakt u het volgende zonder aanhalingstekens: "= countif (A: A, A1)> 1" in het onderstaande vak uw menu. Hiermee wordt de formule voor uw inhoud voltooid. Zodra dit is ingesteld, wijzigt u de opmaakstijl om uw inhoud met een rode celachtergrond te markeren en klikt u op het pictogram Gereed in uw menu. Uw spreadsheet markeert nu uw dubbele cellen in het rood en u kunt de selectie scannen op eventuele dubbele cellen. Zorg ervoor dat bestaande duplicaten correct zijn en verwijder vervolgens de duplicaten die dat niet zijn. Sluit het opmaakmenu en u kunt de normale kleur in uw cellen herstellen.
Methode 2: Kopieer alleen unieke cellen
Als u liever uw onbewerkte gegevens liever automatisch sorteert, kan het kopiëren van alleen unieke cellen in plaats van uw dubbele cellen erg handig zijn voor snel sorteren en filteren. Als u zeker weet dat uw informatie correct is en u wilt gewoon de dubbele informatie die u niet nodig hebt, gewoon verwijderen, probeer dan deze methode.
Net als bij de laatste stap, begint u met het openen van het document dat u in Google Spreadsheets wilt sorteren. Markeer de kolom die u wilt bewerken. Nadat u de cel hebt gemarkeerd, klikt u op een lege cel boven aan een lege kolom om ervoor te zorgen dat uw informatie naar de zijkant van de grafiek wordt verplaatst. In deze kolom worden de resultaten van uw sortering en formule hieronder weergegeven. Typ of plak nu boven aan het document in het invoervak van de formule het volgende zonder aanhalingstekens: “= UNIEK ()”. Deze formule zal Sheets vertellen om alleen unieke celinvoer te kopiëren en weer te geven, en om informatie te negeren die andere cellen kopieert of dupliceert. Zorg ervoor dat u binnen de haakjes van de bovenstaande formule de celcoördinaten typt met behulp van de standaardspreadsheetmethode (als u bijvoorbeeld (A1: A75) typt, wordt alle informatie van kolom A rij 1 naar kolom A rij 75 gescand). Nadat u de nieuwe informatie hebt ingevoerd, drukt u op Enter om uw nieuwe gegevens te verplaatsen naar de kolom die u eerder hebt aangewezen. Zodra dit is voltooid, kunt u dit handmatig controleren of uw gegevens importeren in uw werkblad.
Methode 3: Een add-on gebruiken
We moeten opmerken dat er een aantal plug-ins beschikbaar zijn voor gebruik met Google Spreadsheets online via de Chrome Web Store, waaronder een hulpmiddel voor het automatisch verwijderen van dubbele gegevensinvoer uit het document. "Duplicaten verwijderen" is een toepasselijk genaamde tool die wordt aangeboden door developbable ablebits waarmee u snel duplicaten kunt vinden in een heel informatieblad of door in maximaal twee kolommen tegelijk te zoeken. U kunt resultaten verplaatsen, verwijderen en markeren, net zoals u kunt met de bovenstaande formuletaken, hoewel dit proces veel meer geautomatiseerd is dan we eerder hebben gezien, dus houd daar rekening mee als u meer controle over het proces wilt. De tool bevat twee wizardinstellingen waarmee u zowel dubbele als unieke kwaliteiten uit uw document kunt vinden en verwijderen, zodat u de informatie gemakkelijk kunt volgen terwijl u bezig bent.
Over het algemeen kan het gebruik van een wizard om uw informatie te vinden op de lange termijn de moeite waard zijn voor gebruikers die constant op zoek zijn naar duplicaten in hun spreadsheets en begrijpelijkerwijs liever hun tijd besteden aan iets anders, maar gebruikers die maar één keer moeten controleren of tweemaal om de paar maanden is het misschien beter om alleen de bovenstaande formuletools te gebruiken om hun informatie handmatig te identificeren. Dat gezegd hebbende, Verwijder Duplicaten heeft een solide beoordeling in de Chrome Web Store, met sterke beoordelingen en een actief ontwikkelteam dat reageert op kritieken en klachten. Over het algemeen is het een geweldige keuze als u op zoek bent naar een meer gestroomlijnde manier om uw inhoud te sorteren en duplicaten in een spreadsheet te vinden.
Methode 4: Gebruik de tool Duplicaten verwijderen
Weet je nog dat ik het hierboven heb gehad over hoe Google nieuwe functies blijft ontwikkelen om toe te voegen aan de kracht van Spreadsheets? Omdat dit artikel oorspronkelijk is geschreven, hebben ze eigenlijk een complete tool Duplicaten verwijderen toegevoegd aan het kernpakket. Het is een heel eenvoudig hulpmiddel om te gebruiken en ik zal je er doorheen leiden. Laten we een typische spreadsheet nemen, met een lijst met bordspellen … en als je goed leest, zie je dat ik een paar duplicaten in de lijst heb geplaatst.
Om de tool te gebruiken, hoeven we alleen het datagebied te selecteren waar we willen de-dupliceren. Merk op dat we rijen of kolommen vrij kunnen selecteren; Als we de kolom Prijs opnemen, bekijkt de functie Duplicaten verwijderen zowel Titel als Prijs om te beslissen of een rij een duplicaat is of niet. Zodra het gegevensgebied is geselecteerd, gaat u naar Gegevens-> Duplicaten verwijderen. Accepteer de standaardwaarden in de dialoogvensters en voila - de deduplicatie wordt automatisch gedaan.
Methode 5: Gebruik een draaitabel om dubbele rijen te vinden
Sheets implementeert een volledige set PivotTable-functionaliteit, wat een zeer handige tool is om gegevens beter te kunnen bekijken. Als u een draaitabel gebruikt, worden de dubbele rijen niet automatisch verwijderd. het geeft eerder een overzicht van de rijen die duplicaten hebben, zodat u handmatig naar uw gegevens kunt kijken en kunt zien wat er eventueel is misgegaan. Het maken van een draaitabel is iets ingewikkelder dan de andere methoden die ik je heb laten zien, maar het is de moeite waard om te weten hoe je dit moet doen en ik zal je er doorheen leiden.
Selecteer eerst alle tabelgegevens en ga vervolgens naar Gegevens-> Draaitabel.
U kunt het gegevensbereik hier aanpassen als u dat wilt, en bepalen waar de draaitabel naartoe moet. Ik plaats het in een nieuw vel en accepteer het bereik dat ik het al heb gegeven. Wanneer we op "Maken" klikken, wordt er een lege draaitabel geopend op het invoegpunt … maar een lege draaitabel doet ons niets. We moeten het vertellen welke informatie we moeten analyseren.
We gaan "Toevoegen" naast Rijen selecteren en de rij "Titel" toevoegen. Vervolgens gaan we onder Waarden "Toevoegen" selecteren en opnieuw "Titel" selecteren en vervolgens de functie COUNTA accepteren als standaard. (Als we op zoek waren naar dubbele numerieke gegevens, zouden we COUNT gebruiken; COUNTA is voor het tellen van tekstvelden.)
Zodra we deze selecties maken, wordt de draaitabel automatisch bijgewerkt en kunnen we het eindresultaat zien.
Merk op dat de kolom COUNTA het aantal keren heeft dat elke titel verschijnt. Er is een 1 voor de meeste titels, maar Axis & Allies en Castle Risk tonen beide 2. Dit betekent dat er twee instanties van elk van die titels in de grafiek zijn. Zoals u kunt zien, is de draaitabelmethode iets ingewikkelder, maar het geeft u ook een specifiek rapport over waar uw duplicaten te vinden zijn, wat erg handig kan zijn voor het uitvoeren van gegevensanalyse.
***
Spreadsheets zijn vaak een stuk gecompliceerder dan vergelijkbare documenten gemaakt in Google Docs of in Microsoft Word. Omdat ze zijn gebouwd om met georganiseerde gegevens om te gaan, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat uw inhoud te allen tijde correct is. Als u een dubbele cel in uw bestanden bewaart, kan dit echt ernstige problemen met uw gegevens veroorzaken als u niet voorzichtig bent, vooral wanneer u probeert financiële informatie in een handige spreadsheet te sorteren. Compounding zaken, proberen om de verkeerde cel zelf te vinden, kan een gedoe zijn dat bijna onmogelijk is als de spreadsheet groot is. Gelukkig is het identificeren, verwijderen en verwijderen van identieke gegevenscellen verrassend eenvoudig in Google Spreadsheets, iets dat positief is als u voortdurend te maken hebt met spreadsheets in uw dagelijkse workflow. En als u op zoek bent naar iets dat het een beetje eenvoudiger maakt om uw inhoud te sorteren, kunt u altijd een add-on zoals Duplicaten verwijderen gebruiken om ervoor te zorgen dat uw informatie goed gesorteerd en goed georganiseerd is. In 2019 is er geen reden om een rommelige, met fouten gevulde spreadsheet bij te houden, dus zorg ervoor dat uw gegevens correct zijn en uw informatie wordt geverifieerd met behulp van de hierboven beschreven methoden.
Wilt u meer informatie over Google Spreadsheets?
Het vinden van uw duplicaten is één ding, maar u moet onze tutorial raadplegen over het tellen van de duplicaten in Google Spreadsheets.
Statistici gebruiken de functie voor absolute waarde voor vele doeleinden en we laten u zien hoe u absolute waarde in Google Spreadsheets kunt gebruiken.
Wilt u uw spreadsheets beveiligen? U kunt als volgt een formule vergrendelen in Google Spreadsheets.
Als u gegevens tussen kolommen wilt vergelijken, raadpleegt u onze complete gids voor het vergelijken van kolommen in Google Spreadsheets.
Wist je dat je agenda- en urenstaatinformatie in Spreadsheets kunt bewaren? Lees onze tutorial over het werken met datum- en tijdinformatie in Google Spreadsheets.
