Natuurlijk is Microsoft Excel een uitstekende ruimte voor iedereen om informatie op te slaan. Het heeft een erfenis en is ingebouwd in het Microsoft-kantoor, compatibel met allerlei verschillende software. Velen vergeten echter dat Google zijn eigen online alternatief heeft, genaamd Google Spreadsheets.
Zie ook ons artikel Gegevens koppelen aan een ander tabblad in Google Spreadsheets
Sheets ondersteunt maximaal 20.000 rijen en kan door een heleboel verschillende gebruikers tegelijk worden gebruikt. Het is ideaal voor analyse, het plaatsen van opdrachten, modellen en meer. Vrijwel alles wat Microsoft Excel kan doen, Google Spreadsheets kan online doen met andere mensen en met enkele gestroomlijnde functies van de Google Suite.
Hoewel samenwerking meestal een goede zaak is, heeft het ook nadelen. U werkt bijvoorbeeld mogelijk hard aan een specifieke ruimte in uw gedeelde Google Spreadsheets-document en er komt per ongeluk iemand binnen met wat informatie. Over het algemeen is dit niet expres, maar de mogelijkheid dat dit gebeurt is heel reëel. Hoe voorkom je dit?
Gegevenscellen vergrendelen
Om het verpesten van gegevens te stoppen, kan een lid met een hoge rangorde de gegevenscellen beveiligen. Dit is ook vrij eenvoudig.
Begin met het openen van het celblad waaraan iedereen werkt. Ga vervolgens naar de taakbalk en selecteer "Gegevens" en ga naar "Naam en bereik beveiligen". Van daaruit kunt u het geselecteerde cellenbereik een naam geven. Je wilt dit niet te lang maken, omdat je het later moet invoeren. Als u tevreden bent met de naamgeving, klikt u op het selectievakje "Beveiligen" en klikt u op "Gereed". Als u later wilt, kunt u meerdere te bereiken celbereiken markeren.
Daarna ziet u een vak waarin u de verschillende gebruikersmachtigingen kunt kiezen voor degenen met toegang tot het document. Van hieruit kunt u selecteren welke leden het bereik van beschermde cellen kunnen bewerken. Als ze geen toestemming hebben, geeft de gebruiker een foutmelding als ze proberen deze te bewerken. Ook hebben alle beschermde cellen een selectievakje op de hoofdpagina.
Gelukkig, als die achtergrond vervelend is voor sommige gebruikers, kunt u deze wijzigen door naar het tabblad 'Beeld' te gaan en het vakje voor 'Beschermde bereiken' uit te schakelen. Hoewel dit het slot niet wegneemt, helpt het gebruikers om te lezen de informatie gemakkelijker.
Onthoud nu, wanneer u Google Spreadsheets gebruikt, vooral wanneer u het platform met medewerkers gebruikt, de functie voor celvergrendeling. In feite is het zelfs handig tijdens solo-werk - vergrendeling voorkomt dat u per ongeluk uw eigen cellen verandert en van uw harde werk verlost.
Vergrendelde cellen bewerken
Hoewel vergrendelde cellen nodig zijn, zijn er momenten dat u terug wilt gaan en de informatie wilt wijzigen. Voor tijden als deze kunt u "waarschuwing weergeven bij bewerken van dit bereik" als optie instellen. Op die manier krijgt iemand die het probeert te bewerken, dat extra pop-upvenster om onbedoelde wijzigingen te voorkomen. Medewerkers op een hoger niveau kunnen nog steeds bij het werk worden betrokken, terwijl medewerkers op een lager niveau naar binnen kunnen en informatie wijzigen als ze dit absoluut nodig hebben.
Spreadsheets zijn geweldige manieren om informatie te beschermen. U moet echter voorzichtig zijn met deze gegevens om uw werk op zijn plaats te houden. Met deze handleiding kunt u er zeker van zijn dat uw gegevens veilig zijn wanneer u met anderen samenwerkt.
