Google Documenten is een revolutionaire manier om bestanden en documenten in de moderne tijd te beheren. Hiermee kunt u onmiddellijk samenwerken met verschillende gebruikers en tegelijkertijd toegang bieden tot informatie vanaf elk apparaat met een internetverbinding.
Zie ook ons artikel Alle documenten in Google Documenten verwijderen
Wanneer u echter in Google Documenten werkt - vooral als u deze bestanden elke dag beheert - is het van vitaal belang dat u ongelooflijk georganiseerd blijft. Als u dat niet doet, loopt u het risico belangrijke gegevens te verliezen en tijd te verspillen aan het zoeken naar dingen die u meteen had kunnen vinden.
Om te helpen bij de organisatie in Google Documenten, wilt u mappen gebruiken. Mappen zijn geweldig omdat ze u helpen om verschillende onderwerpideeën in één digitaal segment te groeperen. Je kunt ze gebruiken om te ordenen op werkplek, concept, categorie en meer. Google Documenten kan echter op zichzelf geen mappen maken. In plaats daarvan maakt u ze eigenlijk in Google Drive - een systeem dat rechtstreeks aansluit op andere Google-software. Maak je geen zorgen; het proces is nog steeds ongelooflijk eenvoudig.
In deze gids laten we u zien hoe u een map in Google Drive maakt om uw Google-documenten te organiseren.
Hoe maak je een map in Google Drive
Als u een map in Google Drive wilt maken, wilt u de gewenste browser openen. Navigeer vervolgens naar Google Drive, log in en u hebt toegang tot al uw bestanden en documenten voor u.
Vanaf hier kunt u een nieuw document maken om te ordenen of degene kiezen die u al hebt en die moeten worden geplaatst.
In-document organisatie
Als u zich in een Google Documenten-document bevindt, kunt u naar de maptoets naast de titel gaan. Van daaruit krijgt u de optie om een nieuwe map een naam te geven of het document aan een bestaande toe te voegen. Als u aan een bestaande map wilt toevoegen, klikt u op de toegewezen map en selecteert u "Hierheen verplaatsen" en het document wordt in de digitale opslagruimte geplaatst.
Documentorganisatie is verlopen
Zoals u wellicht weet, beheert Google Drive Google Documenten, Google Spreadsheets en Google Presentaties. Hiermee kunt u alle drie die segmenten en onderwerpideeën in één organiseren.
Wanneer u zich in Google Drive bevindt, maar niet in een specifiek document, komt u in een lijst met al uw bestanden. Om ze te organiseren, ga je naar linksboven en selecteer je de knop "Nieuw". Blader vanuit die vervolgkeuzelijst naar het segment 'Map' en er verschijnt een nieuwe. Geef de map een naam en deze wordt weergegeven in uw documentenlijst.
De lijst plaatst mappen hoger dan bestanden, dus houd daar rekening mee. In dit menu hebt u een paar verschillende organisatiemogelijkheden. U kunt uw gegevens naar boven op mappen slepen en het zal ze daar plaatsen. Of u kunt met de rechtermuisknop op een bestand klikken en "Verplaatsen naar" selecteren en het geeft een lijst met mappen waarnaar u het document kunt verplaatsen.
Beide zijn ongelooflijk snel en elke manier doet precies wat je nodig hebt: je bestanden en documenten ordenen.
Mappen beheren
Nadat u uw bestanden hebt georganiseerd, kunt u een nieuw niveau van opruimen invoeren: mappen ordenen.
U kunt mappen kopiëren en plakken, ze naar submappen verplaatsen, ze verwijderen en meer. Om een map te beheren, klikt u erop met de rechtermuisknop in de lijst en kiest u de gewenste optie in de vervolgkeuzelijst.
Mappen maken het ook eenvoudiger om groepen documenten met andere gebruikers te delen. In plaats van elk bestand afzonderlijk te delen, kunt u een map maken waarin verschillende documenten worden gestapeld en anderen het kunnen beheren. Door die koppeling te delen, kunnen gebruikers met toegang in realtime nieuwe documenten uploaden, toegang krijgen tot anderen en meer. U hoeft niet langer te wachten tot een document is geüpload en het vervolgens handmatig te delen nadat u al die tijd hebt gewacht - een veel voorkomende klacht bij frequente Google Drive-medewerkers.
Externe mogelijkheden
U kunt Drive-mappen ook openen in andere applicaties zoals de zakelijke chat-app, Slack of de management-app, Airtable. Mappen kunnen ook verschillende kleuren hebben en u kunt ze een ster geven voor nog gemakkelijkere toegang. De mogelijkheden om uw Google Drive-bestanden te organiseren zijn eindeloos.
Nu u weet hoe u uw Google Drive-bestanden kunt organiseren, moet u wat tijd besteden aan het uitzoeken van het beste proces voor u. Sommige mensen houden van verschillende mappen voor alles, terwijl anderen er de voorkeur aan geven grote groepen in één map met submappen daarin te stoppen. Hoe dan ook, het fantastische organisatiesysteem van Google Drive biedt u de tools om uw werk vooruit te helpen in plaats van tijd te besteden aan het zoeken naar verschillende documenten en bestanden.
