Het beheren van documenten is een van de belangrijkste dingen in SharePoint. In het bedrijfsleven zijn documenten vaak dingen in ontwikkeling. Ze kunnen beginnen op OneDrive voor bedrijven en eindigen op de Teamsite van de organisatie. Documenten veranderen vaak van locatie, dus het is van cruciaal belang dat u weet hoe een document in SharePoint moet worden verplaatst.
Meerdere manieren om het te doen
Snelle links
- Meerdere manieren om het te doen
- 1. Bestandsverkenner
- 2. Ga naar / Kopiëren naar
- 3. Beheer inhoud en structuur
- 4. Inhoudsorganisator
- 5. SharePoint-migratieprogramma
- 6. Producten van derden
- 7. Aangepaste oplossing
- Kies uw methode
Iedereen die in SharePoint heeft gewerkt, weet dat er veel manieren zijn om een bepaalde taak uit te voeren. Het verplaatsen van documenten is geen uitzondering. Of u File Explorer of Migration Tool gaat gebruiken, is afhankelijk van een aantal factoren, zoals het aantal verplaatste documenten, het belang van het bewaren van versiegeschiedenis, metagegevens en meer.
1. Bestandsverkenner
Om een document te verplaatsen met behulp van Verkenner, opent u zowel de doel- als de brondocumentbibliotheken (het maakt niet uit of het dezelfde site is). Selecteer Verkenner in het vervolgkeuzemenu. Dit opent een verkennerweergave voor elk van de bibliotheken. Gebruik slepen - & - neerzetten om items tussen de twee verkennerweergaven te verplaatsen.
U kunt zowel mappen als bestanden verplaatsen en inhoudstypes behouden als zowel de bron- als de doellocaties gedefinieerde inhoudstypes hebben. Deze methode behoudt ook aangepaste metagegevens als zowel de bron- als de doellocaties worden gedefinieerd met dezelfde metagegevens.
Het proces is echter handmatig en het is meer een kopie dan een verplaatsing, wat betekent dat u de bronitems na verplaatsing moet verwijderen. Het behoudt geen versiegeschiedenis of de gemaakte, aangemaakte, aangepaste en aangepaste eigenschappen.
2. Ga naar / Kopiëren naar
Hoewel nuttig en eenvoudig, zijn de opdrachten Verplaatsen naar en Kopiëren naar alleen beschikbaar op SharePoint Online. Met deze optie kunt u documenten van OneDrive voor bedrijven of SharePoint naar een bestemming in SharePoint of OneDrive verplaatsen. Selecteer het bestand en klik op een van de twee opdrachten. De optie Verplaatsen naar verplaatst uw document met metagegevens en versiegeschiedenis naar een andere map in dezelfde bibliotheek, naar een andere bibliotheek of naar een andere site.
Deze methode is perfect voor eindgebruikers, omdat het eenvoudig en duidelijk is. Hiermee kunt u zowel bestanden als mappen kopiëren en verplaatsen. Het beste is dat het inhoudstypes, aangepaste metagegevensversiegeschiedenis en de gecreëerde, aangemaakte, aangepaste en aangepaste eigenschappen behoudt. De opdracht Kopiëren naar behoudt echter alleen de meest recente versie - het belangrijkste nadeel is natuurlijk het feit dat deze methode exclusief is voor SharePoint Online.
3. Beheer inhoud en structuur
Als u de publicatie-infrastructuurfunctie van SharePoint Server inschakelt, ziet u de koppeling Inhoud en structuur beheren wanneer u naar Sitebeheer navigeert. Met deze functie kunt u documenten verplaatsen / kopiëren. Dit is een van de beste hacks waarmee u meerdere documenten tegelijkertijd kunt verplaatsen en tegelijkertijd de versiegeschiedenis kunt behouden, gemaakt, gemaakt door, gewijzigd en aangepast door eigenschappen. Inhoudstype en metagegevens worden ook bewaard met behulp van deze methode.
U moet de publicatiefunctie echter inschakelen. Zelfs dan kunt u niet meerdere mappen verplaatsen. Misschien is het grootste nadeel van deze methode dat u een site-eigenaar moet zijn om deze te gebruiken. Oh, en het werkt alleen binnen een enkele site.
4. Inhoudsorganisator
Activeer eenvoudig de functie Content Organizer en selecteer vervolgens de routingregels die u wilt gebruiken en plaats het document dat u wilt verplaatsen in de drop-offbibliotheek. Met deze methode kunt u ook documenten naar elke andere site verplaatsen. Het duurt een tijdje om te configureren, maar u hoeft het maar één keer te doen. Het behoudt ook inhoudstypen en aangepaste metagegevens.
Hoewel het geen versiegeschiedenis behoudt en een beheerder vereist, heeft het een handige functie waarmee u uw document naar een map kunt routeren.
5. SharePoint-migratieprogramma
Microsoft weet dat het verplaatsen van documenten in SharePoint een beetje lastig kan zijn. Daarom kwam het bedrijf met de gratis SharePoint Migration Tool. Deze tool verwerkt alles, van klein- tot grootschalige migraties, waaronder bestanden, mappen en zelfs lijsten van uw SharePoint-site. De items worden verplaatst naar OneDrive of SharePoint.
Het meest duidelijke voordeel van deze methode is het vermogen van het hulpprogramma om grote migraties aan te kunnen. Het is ook zeer aanpasbaar en behoudt de versiegeschiedenis. Het is echter niet compatibel met SharePoint-versies vóór 2013. Sommige migratieproducten van derden zijn daarentegen aanzienlijk beter aanpasbaar.
6. Producten van derden
De meeste kwaliteitsmigratieproducten van derden zijn niet gratis, maar presteren meestal fantastisch, vooral voor grootschalige migraties. Ze zijn meestal schaalbaar en zeer aanpasbaar. De meeste van deze producten kunnen alles behouden, inclusief inhoudstypen, metagegevens, alle eigenschappen en versiegeschiedenis.
Aan de andere kant kost deze methode wel geld. Als u bedenkt dat u betaalt voor een tool waarmee u documenten kunt verplaatsen, begint u zich af te vragen waarom SharePoint niet al met een gebruiksvriendelijke optie komt. Een ander nadeel is dat voor producten van derden een beheerder vereist is om ze te configureren en uit te voeren.
7. Aangepaste oplossing
Ten slotte kunt u uw eigen aangepaste oplossing coderen via verschillende technieken, zoals de REST API. De eindgebruiker hoeft niets te routeren, u kunt zoveel aanpassen als u wilt en u kunt ervoor zorgen dat alles binnen de documenten wordt bewaard. Aan de andere kant moet je kunnen coderen en wat tijd kunnen besteden aan het schrijven en onderhouden van de code, wat vooral lastig kan zijn rond de tijd van productupdates.
Kies uw methode
Er zijn nog meer methoden voor het verplaatsen van documenten in SharePoint, maar deze zouden de meeste van uw behoeften moeten dekken. Bedenk eerst wat je nodig hebt, en al snel weet je precies welke methode je voor elk moet gebruiken.
Welke van deze methoden heeft uw voorkeur? Heb je er meer dan één gebruikt? Bespreken.
