Wanneer u een klant factureert maar deze weigert te betalen om welke reden dan ook, merkt u dat u te maken krijgt met oninbaarheid. Zoals elke kleine ondernemer weet, wordt deze, tenzij ze deze oninbare vorderingen afschrijven, op hun vorderingen en nettowinst weergegeven, wat betekent dat ze er ook voor moeten worden belast.
Zie ook ons artikel De beste 5 gratis en betaalbare alternatieven voor Quicken
QuickBooks Online is een populaire boekhoudservice waarmee u eenvoudig oninbare vorderingen kunt opnemen en afboeken. Op die manier hoeft u zich geen zorgen te maken over te veel betaalde belastingtijd., je leert precies hoe het moet.
Fase 1: Identificatie van oninbaarheid
Voordat u begint, moet u uw account controleren op openstaande oninbaarheid.
Hier is hoe het te doen:
- Meld u aan bij uw QuickBooks-account en kies Rapporten in het menu aan de linkerkant.
- Begin de woorden 'Debiteurenadministratie' in de zoekbalk te typen.
- Kies Accounts ouderdomsdetail uit de lijst met resultaten.
Dit is een rapport met al uw openstaande vorderingen. Als uw klanten hebben geweigerd om een van deze te betalen, worden ze beschouwd als oninbare vorderingen en moeten ze dienovereenkomstig worden afgeschreven.
Fase 2: Schulden scheiden
Nu u oninbare vorderingen hebt geïdentificeerd, moet u er een afzonderlijke account voor maken.
Doe het volgende:
- Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van het scherm.
- Klik op Rekeningschema onder Uw bedrijf .
- Klik rechtsboven op de groene knop met het label Nieuw .
Hiermee wordt de accountconfiguratiepagina geopend. Daar moet je het volgende doen:
- Selecteer onder Accounttype de kosten .
- Selecteer bij Detailtype oninbare vorderingen .
- Typ ' Oninbare vorderingen ' in de naam
- Voeg een beschrijving toe (optioneel).
- Klik op Opslaan en sluiten .
Fase 3: De details van oninbare vorderingen specificeren
De volgende stap is om de details van oninbaarheid op te geven door er een product of service-item voor in te stellen.
Nogmaals, u moet op het tandwielpictogram klikken, alleen deze keer selecteert u Producten en diensten in het gedeelte Lijsten . Net als in fase 2 moet u nu op de groene knop met het label Nieuw klikken.
Vanaf daar doet u het volgende:
- Selecteer Services in de Product / Service-informatie
- Typ 'Oninbare vorderingen' in de naam
- Rechtsonder in het venster ziet u dat de inkomstenrekening de waarde van Services (die standaard is geselecteerd) wijzigt in de rekening voor oninbare vorderingen die u in fase 2 hebt gemaakt.
- Schakel het selectievakje naast 'Is belastbaar' uit .
- Klik op Opslaan en sluiten .
Fase 4: Een creditnota instellen
Nu het item is gemaakt, is het tijd om een bijbehorende creditnota te maken.
U kunt beginnen door op het pictogram " + " te klikken en Credit Note te selecteren in het gedeelte Klanten .
Doe daarna het volgende:
- Kies onder Klant de naam van de klant die verantwoordelijk is voor de oninbaarheid.
- Selecteer onder Product / service het item Oninbare vorderingen dat u in fase 3 hebt gemaakt.
- Voer het exacte bedrag van de onbetaalde factuur in.
- Typ " Schuld" in de notitie
- Klik zoals altijd op Opslaan en sluiten .
Fase 5: Toepassing van de creditnota
De creditnota wordt automatisch toegepast als u deze optie hebt ingeschakeld.
Als dit niet het geval is, kunt u dit doen door naar het menu Account en instellingen te gaan .
Volg vanaf hier de volgende stappen:
- Klik op Geavanceerd .
- Klik onder Automatisering op het potloodpictogram.
- Zoek de optie "Credits automatisch toepassen" en vink het vakje ernaast aan.
- Klik op Opslaan .
- Klik op Gereed om te bevestigen.
Fase 6: Afronding van het rapport
Met de creditnota's automatisch toegepast op oninbare vorderingen, hoeft u nu alleen een rapport uit te voeren dat de details van deze schulden bevat. Om dit te doen, moet u in wezen teruggaan naar fase 1 en nogmaals naar uw rekeningschema gaan .
Deze keer ziet u oninbare vorderingen als een van de opties in het gedeelte Onkostenrekening. Open eenvoudig het vervolgkeuzemenu in de kolom Actie, selecteer Rapport uitvoeren en u krijgt een rapport met alle relevante informatie over uw oninbare vorderingen.
Afschrijving van oninbaarheid
Hoewel dit proces erg complex lijkt, is het vrij eenvoudig. Als u de instructies opvolgt, zou u geen problemen moeten hebben met het opnemen en afboeken van oninbare vorderingen in QuickBooks Online.
Houd er rekening mee dat deze stappen alleen voor de online versie gelden. Als u desktopsoftware gebruikt, kunnen sommige stappen variëren, maar het proces zelf zou niet zo veel anders moeten zijn. Als je vastloopt en hulp nodig hebt, kun je altijd contact opnemen met de QuickBooks-ondersteuning via hun website.
