Als u het Google Documenten-platform gebruikt (en dat doen zoveel mensen!), Dan weet u dat het een pakket met Office-workalike producten is waarmee u spreadsheets, documenten en presentaties kunt verwerken, net als Excel, Word en Powerpoint, alleen zonder iets moeten betalen. Google Spreadsheets is vergelijkbaar met Excel en hoewel het niet elke Excel-functie heeft, is het een krachtig productiviteitssoftwarepakket dat vrijwel alles aan kan. Interessant genoeg overtreft Google Spreadsheets Excel op een belangrijk gebied: versiebeheer. Teruggaan naar vorige versies van uw spreadsheet is triviaal eenvoudig in Google Spreadsheets. In dit zelfstudieartikel laat ik je zien hoe je dit kunt doen.
Zie ook ons artikel Een vervolgkeuzelijst maken in Google Spreadsheets
Voor de meeste thuis- of schoolgebruikers is versiebeheer niet erg belangrijk. Het is echter cruciaal voor zakelijke gebruikers, zowel voor interne tracking als interne en externe controle. Het is ook handig als u wijzigingen aanbrengt die u nodig hebt om terug te gaan en te corrigeren. ("De baas heeft een hekel aan de nieuwe grafiekindeling en wil deze terug zoals die was.")
De sleutel tot het beheersen van versiebeheer door Sheets is dat Excel (terwijl het een automatische opslagfunctie heeft) afhankelijk is van handmatig opslaan voor normale bestandsarchivering. Google Spreadsheets in plaats daarvan worden altijd automatisch opgeslagen. Er is een ingebouwd mechanisme voor het terugdraaien van wijzigingen in Google Spreadsheets en dit wordt 'Revisiegeschiedenis' genoemd.
Ga terug naar een vorige versie van een bestand in Google Spreadsheets
U kunt terugkeren naar een vorige versie van een Google-document via het document zelf of vanuit Google Drive.
- Open het blad dat u wilt terugzetten.
- Selecteer de tekstlink 'Alle wijzigingen opgeslagen in Drive' in het hoofdmenu.
- Selecteer een vorige versie in het dia-menu dat rechts verschijnt.
- Vink het vakje onderaan aan naast Wijzigingen weergeven.
- Selecteer de knop Deze versie herstellen boven aan het scherm.
Nadat u een vorige versie hebt geselecteerd met Wijzigingen tonen geselecteerd, laat Spreadsheets u op de pagina zien wat er anders is tussen de twee versies. U kunt dan door alle vorige versies bladeren om de aanpassing te vinden die u wilt corrigeren. Druk vervolgens op de knop Deze versie herstellen om precies dat te doen.
Als u elke vorige versie selecteert, ziet u precies hoe dat blad eruit zag toen het werd opgeslagen. Het maakt het heel eenvoudig om versies te vergelijken, te identificeren waar wijzigingen zijn aangebracht en indien nodig terug te draaien.
Google bewaart alle oude versies van documenten, dus de lijst kan lang zijn.
U kunt ook rechtstreeks vanuit Google Drive terugkeren naar een vorige versie:
- Navigeer naar Google Drive en selecteer Mijn schijf of Recent, afhankelijk van wanneer u voor het laatst aan het document werkte.
- Selecteer de 'i' in de rechterbovenhoek van het scherm.
- Hiermee wordt aan de rechterkant hetzelfde dia-menu weergegeven als u vanuit het blad ziet.
- Selecteer Activiteit en vervolgens een vorige versie van het document om het te laden.
Als een document steeds wordt gewijzigd, kunt u het naar uw computer downloaden. Selecteer het pictogram met de drie stippen in Google Drive en selecteer Versies beheren. Druk vervolgens opnieuw op de drie stippen en selecteer Downloaden. Downloaden neemt het blad echter buiten versiebeheer.
Houd er rekening mee dat als u wijzigingen aanbrengt in een lokale kopie, u deze moet uploaden naar Google Drive om deze op te nemen in de revisiegeschiedenis van het document. Het is iets dat in gedachten moet worden gehouden als uw organisatie versiebeheer gebruikt of wordt gecontroleerd.
Keer terug naar een vorige versie van een bestand in Excel 2016
Kun je dit doen in Microsoft Excel? Ja, u kunt terugkeren naar een vorige versie van een bestand in Excel, maar alleen als u bent verbonden met SharePoint. Anders bewaart Excel geen eerdere versies tenzij u dit expliciet hebt gevraagd.
- Open de Excel-werkmap die u wilt terugzetten.
- Selecteer Bestand en Geschiedenis.
- Selecteer als vorige versie uit de lijst die in het midden verschijnt.
Als Geschiedenis grijs is, betekent dit dat uw Excel niet is verbonden met SharePoint of niet is geconfigureerd voor versiebeheer. U kunt SharePoint indien nodig inchecken.
- Open de bibliotheek vanuit de snelstartbalk.
- Selecteer het Excel-document en klik met de rechtermuisknop tussen de naam en de datum.
- Klik met de rechtermuisknop en selecteer Versiegeschiedenis. Dit kan verschijnen als een pictogram met drie stippen, afhankelijk van uw versie van SharePoint.
- Ga met je muis over een vorige versie van het bestand en bekijk, herstel of verwijder zoals je wilt.
Het is absoluut gemakkelijker om terug te keren naar een vorige versie van een bestand in Google Spreadsheets dan in Excel. Op zichzelf staande exemplaren van Excel staan het toch niet toe, maar als u een SharePoint-gebruiker bent, is dit mogelijk zoals beschreven. Het gebruik van Spreadsheets op deze manier is absoluut beter en maakt het controleren van oudere versies sneller en vloeiender.
Kent u een andere manier om terug te keren naar een vorige versie van een bestand in Google Spreadsheets? Vertel het ons hieronder als u dat doet.
