U kunt al uw Gmail-berichten als PDF's opslaan op uw harde schijf.
Zie ook ons artikel Alle ongewenste e-mail verwijderen in Gmail
Wanneer u een PDF-bestand van een e-mail hebt, kunt u dit eenvoudig overbrengen, afdrukken en bekijken zonder bestandsbijlagen in de inhoudsbalk te verliezen. Als u sommige van uw e-mails moet sorteren of archiveren voor later gebruik, kunt u ze ook opslaan in uw Google Drive.
Er zijn verschillende manieren om uw e-mails naar PDF te converteren en op te slaan op uw Google Drive. U kunt alles handmatig doen, wat enige tijd duurt maar geen extensies vereist.
Als u geen geduld hebt of gewoon de voorkeur geeft aan een eenvoudigere manier om dit probleem op te lossen, zijn er add-ons die u kunnen helpen.
Handmatige conversie en opslag
U kunt een e-mail handmatig opslaan als PDF op zowel een computer als een smartphone.
Computer
Om uw e-mails in PDF op te slaan, moet Backup & Sync van Google op uw computer zijn geïnstalleerd. Hiermee maakt u een afzonderlijke Google Drive-map op uw computer.
- Open uw Gmail in Chrome.
- Zoek een e-mail die u als PDF wilt opslaan.
- Open de e-mail en klik op de knop 'Alles afdrukken' (printerpictogram).
- Stel 'Printernaam' in op 'Afdrukken naar PDF'. Klik op 'OK' en een nieuw venster wordt geopend.
- Zoek in dit venster uw Google Drive-map, typ de e-mailnaam en druk op 'Opslaan'.
- Kijk naar uw Google Drive en u zou een PDF-versie van uw e-mail moeten vinden.
Als u Backup & Sync niet hebt geïnstalleerd, kunt u de PDF overal op uw interne schijf opslaan en deze vervolgens handmatig uploaden naar uw Google Drive-account.
Maar als u een Google Drive-account hebt, zou het goed zijn om ook Backup & Sync op uw computer te hebben. Op deze manier kunt u eenvoudig een back-up van alle bestanden op uw computer maken en gegevensverlies voorkomen.
smartphone
E-mail handmatig omzetten naar PDF op smartphone volgt een vergelijkbare procedure.
- Open de Gmail-app.
- Zoek uw e-mailadres.
- Druk rechtsboven op het pictogram 'Meer' (drie verticale stippen) en tik op 'Alles afdrukken'.
- Kies 'Opslaan als PDF' en druk op het gele downloadpictogram.
- Als u bent aangemeld bij uw Google Drive-account, ziet u een optie om het daar op te slaan. U kunt het ook opslaan in uw interne opslag en het vervolgens eenvoudig uploaden naar uw Drive.
Conversie en opslag via Chrome Add-On
Als u de handmatige manier vermoeiend vindt, kunt u eenvoudig een Chrome-extensie gebruiken die het downloaden van PDF's mogelijk maakt met slechts één klik. Dit is hoe je het doet:
- Ga naar de pagina E-mails opslaan op Google Drive in de Chrome Web Store.
- Klik op 'Toevoegen aan Chrome'. De extensie wordt geïnstalleerd in uw browser.
- Meld u aan bij uw Gmail-account, vink de berichten aan die u wilt opslaan in PDF en klik op het kleine Google Drive-pictogram hierboven.
- Kies 'Bewaar elk gesprek in een afzonderlijke PDF' in het dropdown-menu.
De e-mails die u hebt geselecteerd, moeten als PDF-bestanden op uw Google Drive verschijnen. Daarvoor wordt u mogelijk gevraagd om de extensie te autoriseren en toegang te geven tot uw Google Drive. Als dit het geval is, klikt u op 'Google Drive-account toevoegen' en wacht u om te worden omgeleid naar uw Drive. Klik daar rechtsonder op de blauwe knop 'Toestaan' en je wordt teruggebracht naar je inbox. Vanaf nu moeten al uw berichten rechtstreeks in uw Google Drive worden opgeslagen.
Deze extensie is gratis te gebruiken als u maximaal 50 e-mails per maand wilt opslaan. Als u meer wilt downloaden, moet u mogelijk kiezen voor een premium-versie.
De extensie maakt geen gebruik van servers of converters van derden. Het schendt dus niet uw privacy, dus u hoeft zich geen zorgen te maken wanneer u uw e-mail converteert naar PDF.
Meerdere e-mails opslaan in één PDF
Dankzij deze extensie kunt u meerdere e-mails aan slechts één PDF-bestand toevoegen en opslaan. Dit betekent dat u zelfs met de gratis versie meer dan 50 e-mails kunt opslaan, maar dat u ze samen in een groot PDF-bestand moet sorteren.
Dit is hoe je het doet:
- Nadat u de extensie hebt geïnstalleerd, zoekt u alle e-mails die u samen wilt opslaan.
- Selecteer de berichten door op de selectievakjes naast elk van hen te klikken.
- Klik op het Google Drive-pictogram en selecteer in het vervolgkeuzemenu 'Alle gesprekken samenvoegen tot één PDF'.
- U vindt een enkel PDF-bestand met uw geselecteerde gesprekken in uw Google Drive.
Omdat alle e-mails van één contactpersoon in één PDF-bestand beschikbaar zijn, is het vinden van een specifiek stuk informatie veel eenvoudiger dan het gebruik van de zoekfunctie van Gmail en het afzonderlijk openen van tientallen berichten om te vinden wat u nodig hebt.
Simpel maar effectief
Beide methoden zijn eenvoudig, of u nu graag PDF's handmatig opslaat of liever extensies gebruikt. Je e-mails converteren naar PDF en ze organiseren op je Drive kan je veel tijd besparen, vooral bij het zoeken naar een belangrijk bericht dat je een tijdje geleden hebt ontvangen. Niet alleen dat, maar je hebt ook back-ups van al je belangrijke berichten voor het geval je per ongeluk een van hen verwijdert.
