Of het nu voor zakelijk of persoonlijk gebruik is, de agenda van Outlook kan de meest effectieve tool voor tijdbeheer zijn. U kunt uw planning eenvoudig organiseren en delen met anderen en u kunt de agenda's van anderen bekijken om ervoor te zorgen dat u allemaal op dezelfde pagina bent als het gaat om deadlines.
Zie ook ons artikel Google Agenda synchroniseren met Outlook
Er zijn veel functies in Outlook die samenwerking eenvoudig maken, maar dit maakt het niet perfect. Als je je afvraagt wie je agenda bekijkt, kun je op een aantal beperkingen stuiten.
Kun je zien wie je agenda heeft bekeken?
Het antwoord op deze vraag is "ja en nee". Hoewel deze functie tot op zekere hoogte beschikbaar is, biedt deze u niet echt alle informatie die u nodig hebt.
Tenzij u een agenda-beheerder bent, is er geen manier om te zien wie naar uw agenda heeft gekeken. En als u een beheerder bent, kunt u alleen het laatste account zien dat zich heeft aangemeld. Zodra een ander account naar de kalender kijkt, wordt het vorige account onzichtbaar, dus er is geen manier om de volledige lijst met mensen te bekijken die ernaar hebben gekeken.
Het dichtst bij dit is om te controleren wie uw agenda kan zien. U kunt dit doen door naar Delen> Kalenderrechten te gaan. Je ziet een volledige lijst met mensen die toegang hebben tot je agenda en het type toegang.
Hoe ziet uw agenda eruit voor anderen?
De manier waarop anderen uw agenda zien, is afhankelijk van de informatie die u besluit met hen te delen. Tenzij u besluit om de details van uw activiteit te delen, is het enige wat ze kunnen zien, of u vrij of bezet bent.
Als u besluit uw agenda met andere mensen te delen, kunnen zij alle details van uw afspraken zien. Als u de toegang tot sommige details wilt beperken, kunt u specifieke afspraken instellen op Privé.
Wanneer u een agenda deelt, kunt u verschillende toegangsmachtigingen selecteren. Als u bijvoorbeeld Volledige details selecteert, zien mensen het onderwerp, de tijd, de locatie en eventuele notities en details die u in de kalender hebt gepost.
Aan de andere kant zullen Beperkte details alleen het onderwerp, de tijd en de locatie weergeven.
Afgezien van uzelf kunt u editors en afgevaardigden toewijzen die beide uw agenda's kunnen bewerken. Afgevaardigden kunnen namens u optreden door verschillende details te delen, evenals door verzoeken te verzenden en te beantwoorden.
Hoe de agenda's van anderen te openen?
Agenda's van anderen bekijken in Outlook is vrij eenvoudig en kan met niet meer dan een paar klikken worden gedaan. Dit moet je doen:
- Ga op de agendapagina in Outlook naar Agenda openen> Gedeelde agenda openen .
- U krijgt een pop-upvenster met de namen van de mensen van wie de agenda voor u beschikbaar is. Klik op Naam … en selecteer vervolgens een naam in de lijst.
Afhankelijk van uw toegangsmachtiging, kunt u verschillende informatie zien. Het verschijnt aan de rechterkant van uw scherm en u kunt maximaal 30 kalenders naast elkaar bekijken.
Hoe agendatoegang te delegeren?
Als u van plan bent op vakantie te gaan of als u gewoon wilt dat iemand anders uw agenda om welke reden dan ook beheert, kunt u dit doen door een gemachtigde aan te wijzen. Zoals vermeld, kunnen afgevaardigden namens de manager vergaderverzoeken verzenden en accepteren en verschillende items in een document bewerken.
U kunt als volgt iemand, zoals een ondergeschikte, uw agenda laten beheren:
- Ga vanuit de agendaweergave naar Bestand> Accountinstellingen en kies vervolgens Toegang delegeren .
- Klik op Toevoegen en selecteer vervolgens een naam in de lijst of typ deze in. Klik op de naam en ga naar Toevoegen .
- Geef uw gemachtigde Editor- machtigingen in het menu Rechten delegeren. Een ander ding dat je kunt doen is het dialoogvenster sluiten en een van de volgende opties kiezen:
- Alleen mijn afgevaardigden, maar stuur mij een kopie van vergaderverzoeken en antwoorden.
- Alleen mijn afgevaardigden.
Dit geeft een andere gebruiker volledige toegang tot uw agenda en u kunt alles zien wat er met uw planning gebeurt.
Je tijd indelen
Er zijn tal van opties waarmee u uw tijd effectief kunt beheren met Outlook. Bovendien kunt u uw schema delen met uw teamleden en hun teamleden bekijken. Je kunt allerlei projecten organiseren en de voortgang bijhouden.
Is er nog iets anders over Outlook dat u graag zou willen weten? Voel je vrij om je suggesties te delen in de reacties hieronder.
