Als uw organisatie Google Documenten of G Suite gebruikt of als u werkt met organisaties die dat wel weten, kan het nuttig zijn om te weten wie welk document heeft bekeken en wanneer. Van ervoor zorgen dat iedereen een concept, algemene voorwaarden, uw laatste inzending, beleid en procedures of een ander belangrijk document leest, dat u kunt zien wie wat en wanneer heeft gedaan, een essentieel ingrediënt is in elke situatie waarin verantwoording ertoe doet.
Zie ook ons artikel Hoe aangepaste lettertypen voor Google-documenten te installeren
Tot voor kort kon u niet zien wie uw Google-document heeft bekeken. Je kon zien wie het heeft bewerkt, maar niet wie het net heeft gelezen. Als ze geen opmerking hebben opgeslagen, bewerkt of achtergelaten, had je geen idee of iemand de nieuwste versie van een document had gelezen. Omdat u Google Documenten met alleen-lezen machtigingen kunt delen, kunt u het document ook delen met sommige mensen met de bedoeling dat ze het document bekijken, maar geen wijzigingen aanbrengen.
Als u nu binnen een organisatie werkt, kunt u dingen configureren zodat u kunt zien wie uw Google-document heeft bekeken. U kunt nog steeds niet zien wie uw Google-document heeft bekeken als u Google-document gebruikt in de gratis versie van Google Apps.
Google heeft onlangs de mogelijkheid toegevoegd om te zien wie uw Google Doc naar G Suite heeft bekeken, inclusief Google Apps en betrouwbare e-mailhosting. G Suite is erg populair bij kleine en middelgrote bedrijven die e-mailhosting willen instellen voor de bedrijfsdomeinnaam.
De G Suite Activity Monitor
Als u G Suite binnen een organisatie gebruikt en u een Google-document met anderen hebt gedeeld voor samenwerking of gewoon om het document te lezen, kunt u de Activiteitenmonitor gebruiken om de "geschiedenis weergeven" van het Google-document te bekijken.
- Open het Google-document waarvoor u de weergavegeschiedenis wilt bekijken
- Klik vervolgens op het opwaartse trendpictogram rechtsboven of ga naar het vervolgkeuzemenu Extra
- Open de activiteitenmonitor
- Klik vervolgens op het tabblad Alle kijkers voor uw organisatie
Met dit proces kunt u weergaven in het document volgen, inclusief de datum en tijd van de laatste weergave voor elke kijker. Als u de optie Geschiedenis weergeven niet in uw Google-document ziet, betekent dit waarschijnlijk dat u bent aangemeld bij de gratis versie van Google Documenten die wordt meegeleverd met elk Google Apps-account dat u krijgt bij een Gmail-account.
Kijkers en reacties Trends
U kunt niet alleen zien wie uw Google-document heeft bekeken en wanneer u met de Activiteitenmonitor ook trends kunt zien wanneer mensen uw document hebben bekeken of erop hebben gereageerd.
Kijkerstrend - toont u een staafdiagram van het aantal unieke kijkers over een tijdspanne die u kiest van 7 dagen tot "altijd"
Reactietrend - toont u staafdiagrammen van de reactietrend gedurende een tijdspanne van 7 dagen tot "altijd"
Schakel Weergavegeschiedenis uit
U kunt de functie uitschakelen als u werkt aan een vertrouwelijk bestand of iets dat niet voor openbaar gebruik is. Hoewel het niet bijdraagt aan privacy, is het een instelling om de geest op zijn gemak te stellen.
- Open het Google-document
- Klik op de opwaartse trendpijl rechtsboven in uw document of ga naar Extra in het vervolgkeuzemenu
- Open de activiteitenmonitor
- Schakel onder Documentinstelling Mijn weergavegeschiedenis voor dit document uit in
Bekijk wie uw Google-document heeft gewijzigd
Het tellen van weergaven is handig voor het afleggen van verantwoording en om ervoor te zorgen dat de mensen die u een document verzendt, het ook daadwerkelijk lezen, maar versiebeheer is belangrijker. Vooral als u in een gereguleerde industrie werkt. Versiebeheer is iets dat Google Documenten al een tijdje heeft gedaan en laat zien wie een document heeft bewerkt, opgeslagen of gedeeld.
Als u geïnteresseerd bent in versiebeheer of er zeker van wilt zijn dat niemand wijzigingen heeft aangebracht die ze niet zouden moeten doen zonder het bestand te vergrendelen, kunt u dat ontdekken.
- Open een Google-document dat u wilt volgen
- Selecteer Bestands- en versiegeschiedenis
- Selecteer Zie versiegeschiedenis
Rechts van uw scherm zou een schuifvenster moeten verschijnen met elke opslag en bewerking voor het document in kwestie. Afhankelijk van hoe u G Suite of Google Documenten heeft ingesteld, kunt u deze gegevens ook bekijken door de link 'Laatste bewerking was …' boven aan het document te selecteren. Het brengt je naar precies dezelfde plek.
In dat diavenster moet u ook de optie hebben om de vorige versie van het document te bekijken voordat de bewerkingen zijn aangebracht. Dit is essentieel voor versiebeheer, omdat u een audittrail hebt van welke wijzigingen zijn aangebracht, wanneer en door wie. Het is ook handig als u enkele wijzigingen hebt aangebracht, erop hebt geslapen, van gedachten bent veranderd en deze wilt terugdraaien.
Kijk wie uw Google-document heeft gedeeld
U kunt ook zien wie uw Google-document heeft gedeeld en wanneer. U kunt ook de instellingen voor delen bekijken, zodat u de toegang tot uw document beter kunt beheren.
- Open Google Drive en selecteer het ronde 'i'-pictogram rechtsboven
- Selecteer Activiteit met de schuifregelaar die rechts wordt weergegeven
U moet zien of het document is of is gedeeld, wie het document het laatst heeft bewerkt en wanneer de laatste actie is uitgevoerd. Het is kort maar vertelt je wat je moet weten.
U kunt ook vanuit het document controleren door Delen te selecteren. De namen van personen verschijnen in het pop-upvenster. Als er meerdere personen zijn, selecteert u een naam en de lijst met alle namen verschijnt.
Zo kunt u zien wie uw Google-document heeft bekeken, gewijzigd, gedeeld of op enigerlei wijze ermee heeft gewerkt. Het werkt alleen voor G Suite en Google Documenten die zijn geregistreerd bij organisaties en niet voor individuen, maar het werkt!
