De meeste e-mailservices leggen een limiet op voor de grootte van e-mailbijlagen, met een gemiddelde limiet van ongeveer 25 MB voor populaire providers zoals Gmail, Outlook en Yahoo. Gebruikers die kleine bestanden verzenden, zoals tekstdocumenten en individuele afbeeldingen, zullen waarschijnlijk niet de limiet bereiken, maar de meerderheid van de e-mailgebruikers is minstens één keer een bestandsgroottelimiet tegengekomen en heeft hierdoor een fout of e-mailstoring ondervonden.
Er zijn verschillende oplossingen voor limieten voor de grootte van e-mailbijlagen, met veel commerciële opties die nu beschikbaar zijn bij bedrijven zoals Dropbox en Citrix ShareFile. Maar met een nieuwe functie in OS X Yosemite genaamd Mail Drop, hoopt Apple het proces van het verzenden van grote e-mailbijlagen zo eenvoudig mogelijk te maken voor gebruikers.
Kortom, Mail Drop detecteert automatisch wanneer een gebruiker een grote bestandsbijlage probeert te verzenden in de OS X Mail-app en in plaats van het bestand aan het e-mailbericht toe te voegen, uploadt Mail Drop het bestand veilig naar iCloud en stuurt de e-mailontvanger een link die ze kunnen gebruiken om het te downloaden.
E-mailvereisten en limieten
Iedereen die een e-mailclient of besturingssysteem gebruikt, kan een Mail Drop-link ontvangen en een bijlage downloaden. Als u Mail Drop wilt gebruiken om grote e-mailbijlagen te verzenden , moet u echter een iCloud-account hebben en de ingebouwde Apple Mail-app in OS X Yosemite of de iCloud Mail-webapp op iCloud.com gebruiken.
Mail Drop is veel flexibeler en krachtiger dan standaard e-mailbijlagen en werkt met vrijwel alle bestandstypen, maar er zijn nog enkele beperkingen waarvan u op de hoogte moet zijn:
- Het volledige e-mailbericht, inclusief Mail Drop-bijlagen en de inhoud van het bericht, moet kleiner zijn dan 5 GB.
- Als u een map met bestanden wilt verzenden, moet u de map eerst comprimeren (klik in OS X met de rechtermuisknop op een map en selecteer Comprimeren ). Niet-gecomprimeerde mappen kunnen niet worden verzonden met Mail Drop.
- De totale grootte van alle Mail Drop-bijlagen mag niet groter zijn dan 1 TB. Apple bewaart Mail Drop-bijlagen 30 dagen op zijn servers, dus houd er rekening mee dat dit een limiet is die verandert naarmate uw verzendbehoeften toenemen of afnemen.
- Apple beperkt of voorkomt dat uw Mail Drop-bijlagen worden gedownload als de Mail Drop-link met te veel mensen wordt gedeeld. Het exacte aantal mensen of bandbreedte is niet gespecificeerd, maar het punt van Apple is dat Mail Drop bedoeld is om beperkt e-mailbijlagen naar een selecte groep ontvangers te verzenden en niet als een gratis platform voor het hosten van bestanden te fungeren.
- De uploadtijden van bijlagen zijn afhankelijk van de bestandsgrootte en de snelheid van uw upstream-internetverbinding. Hoewel Apple alleen een eenvoudige tekstlink naar een bestand in het e-mailbericht verzendt, moet het bestand nog steeds van uw Mac naar de iCloud-servers worden verzonden. Dit betekent dat het even kan duren om dat bestand zowel aan uw kant (tijdens het uploaden) als aan het uiteinde van de ontvanger (tijdens het downloaden) te verzenden.
Als u enorme bestanden naar honderden of duizenden mensen moet verzenden, kunt u beter een oplossing voor bestandshosting gebruiken. Voor de meeste gebruikers die alleen maar een concept Photoshop-bestand of audiomonster bij een client willen krijgen, is Mail Drop echter een gemakkelijke en gratis oplossing.
Hoe Mail Drop te gebruiken
Als u een grote bijlage via Mail Drop wilt verzenden, opent u de OS X Mail-app of meldt u zich aan bij de webgebaseerde Mail-app van iCloud.com. Voor onze screenshots gebruiken we de OS X-client. Maak een nieuw e-mailbericht en voeg een groot bestand toe (we gebruiken een 40 MB PNG van het TekRevue- logo).
Met Mail Drop detecteert de Mail-app automatisch de maximale bestandsgrootte voor uw e-mailservice en waarschuwt u dat het bestand dat u aan uw e-mail hebt toegevoegd, die limiet overschrijdt.
In de dagen vóór Mail Drop (en zonder de hulp van een andere service of software van derden) zou onze e-mail stuiteren toen we deze probeerden te verzenden, waarbij de e-mailserver ons meedeelde dat de bijlage de maximale bestandsgrootte overschreed. Met Mail Drop hoeven gebruikers echter alleen op 'Verzenden' te klikken en Mail Drop zal verschijnen en aanbieden de grote bestandsbijlage voor u te verzorgen.
Zoals hierboven vermeld, kan het uitgaande verzendproces enige tijd duren, afhankelijk van de grootte van de bijlage en de snelheid van uw internetverbinding. Als het klaar is, ontvangt de ontvanger van uw e-mail een bericht met een voorbeeld van het bestand (als het een mediabestand is zoals een afbeelding), een link naar "Download het volledige bestand" en een vervaldatum voor de link die verwijst naar die limiet van 30 dagen die we eerder hebben genoemd. Zo ziet het eruit in Mozilla Thunderbird in Windows:
Na 30 dagen heeft de ontvanger mogelijk nog steeds de originele e-mail in zijn inbox, maar de link om de volledige versie van het bestand te downloaden is verlopen en werkt niet meer. Daarom, als u Mail Drop gebruikt om belangrijke documenten en bestanden te verzenden die uw ontvangers van plan zijn te archiveren, laat hen dan weten dat ze de bijlage moeten downloaden en opslaan voordat de limiet van 30 dagen is verstreken, en niet alleen de e-mail en iCloud Mail Drop-link in hun e-mailmappen, omdat ze na 30 dagen niet het volledige bestand van de downloadlink kunnen ophalen.
