Google Drive-links zijn waardevol voor iedereen die de cloudopslagservice gebruikt voor werk of om samen te werken aan projecten. Iedereen met een account kan toegang tot zijn hele schijf of bepaalde bestanden of mappen delen. U kunt de toegang beperken tot alleen-lezen of volledige samenwerking toestaan, het is helemaal aan u. Het is mogelijk om een vervaldatum voor een Google Drive-link toe te voegen, wat een handige truc is. Ik ga je laten zien hoe je links gebruikt om samen te werken binnen Google Drive.
Google Drive maakt het gemakkelijk om samen te werken en gegevens te delen. Soms een beetje te gemakkelijk. Hoewel het gemakkelijk is om de toegang tot uw gegevens te verwijderen, is het heel gemakkelijk om te vergeten wie toegang heeft en hoe niet. Wanneer het project is voltooid of als u niet langer iemand anders nodig hebt om toegang te krijgen tot uw Drive, moet u onthouden om de toegang in te trekken. Hoewel veilig, is het een verstandige voorzorgsmaatregel. Het is goed dan dat Google je toestaat een vervaldatum in dergelijke links in te stellen.
Hier zijn de basisprincipes van het werken met Google Drive-links.
Links gebruiken in Google Drive
Nadat u gegevens hebt opgeslagen in uw Google Drive, kunt u anderen de gelegenheid geven deze te lezen of er toegang toe te hebben, te schrijven en te bewerken. U kunt zoveel gebruikers toevoegen als u wilt met behulp van hun e-mailadres en zij zullen een link ontvangen om te volgen om toegang te krijgen tot de gegevens en de taken uit te voeren die u toewijst.
Het is belangrijk om eerst te weten dat links in Google Drive die mensen geen toegang geven tot enig ander deel van uw opgeslagen gegevens, dus het is nog steeds veilig.
Nu naar het delen.
- Log in op Google Drive en navigeer naar het item dat u wilt delen.
- Klik met de rechtermuisknop op het bestand of de map en selecteer Deelbare link ophalen.
- Schakel link delen in en de schakelaar wordt groen.
- Selecteer Instellingen voor delen.
- Kopieer de link en e-mail hem handmatig naar degenen die u toegang wilt geven of voeg ze toe als gebruikers door hun e-mailadres in het vak Mensen te typen.
- Selecteer Klaar als u klaar bent.
Degenen die u toevoegt, ontvangen een e-mail met de link die ze kunnen gebruiken om toegang te krijgen tot het item dat u toestaat.
Toegangsniveaus beheren in Google Drive
U kunt niet alleen bepalen wie toegang heeft tot uw Google Drive-middelen, maar ook wat ze ermee kunnen doen. U kunt lees-, schrijftoegang beperken en voorkomen dat andere mensen meer gebruikers toevoegen. U kunt ook voorkomen dat iemand uw bestanden downloadt, afdrukt of kopieert. Als u een bedrijf runt, kan dat laatste aspect erg handig zijn.
- Klik met de rechtermuisknop op het item dat u deelt.
- Selecteer Delen en vervolgens de link Geavanceerd rechtsonder.
- Selecteer om de mensen toe te voegen waartoe u toegang wilt verlenen.
- Selecteer het potloodpictogram aan de rechterkant.
- Selecteer het gewenste toegangsniveau, Bewerken, Reageren of Bekijken.
- Vink de onderstaande vakjes aan om te voorkomen dat personen met bewerkingsrechten meer mensen toevoegen of uw gegevens downloaden, afdrukken of kopiëren.
- Selecteer Gereed.
Het is altijd beter om de toegang te beperken dan ermee te genereus te zijn. Dit geldt met name als uw gegevens privé zijn of persoonlijke of bedrijfsgegevens bevatten. U kunt altijd toegang toevoegen als dat nodig is.
Stel een vervaldatum in voor een Google Drive-link
Als u een project gedurende een beperkte tijd uitvoert, wilt u mogelijk een vervaldatum instellen voor de Google Drive-link. Dit helpt als u veel aan de hand bent en misschien vergeet de toegang in te trekken zodra de samenwerking is voltooid.
- Selecteer het bestand of de map die u wilt delen.
- Selecteer Delen en Geavanceerd rechtsonder.
- Voeg het e-mailadres toe van de persoon met wie u deelt.
- Beweeg over de naam en selecteer Stel een vervaltimer in.
- Voeg een geschikte tijdslimiet toe.
- Selecteer Opslaan en vervolgens Gereed.
Hiermee kunt u de persoon gedurende een geschikte tijd maar voor altijd toegang geven. Voor drukke of vergeetachtige mensen zorgt het systeem dan voor zichzelf.
Wijzig eigenaar in Google Drive
Als u een stuk werk of gegevens in Google Drive overhandigt, in plaats van de persoon die u het geeft toe te staan om een editor te worden, kunt u het activum eenvoudig aan hen overdragen. Het houdt dingen netjes en zorgt ervoor dat u zich kunt concentreren op het volgende stuk.
- Selecteer het bestand of de map die u wilt delen.
- Selecteer Delen en Geavanceerd rechtsonder.
- Voeg de persoon toe als je dat nog niet hebt gedaan.
- Selecteer hun naam onder Wie heeft toegang.
- Selecteer het potloodbewerkingspictogram en verander in Is eigenaar.
- Selecteer Gereed.
Het item wordt vervolgens naar hun Google Drive gekopieerd en u kunt de toegang ertoe behouden of worden verwijderd.
