Als u G Suite gebruikt - de betaalde applicatieset van Google die Gmail, Documenten, Drive en Agenda voor organisaties omvat - kunt u een weinig bekende functie gebruiken waarmee u vervaldatums kunt instellen voor gedeelde Google Drive-bestanden. De mogelijkheid om een vervaldatum in te stellen voor een gedeeld bestand is handig voor het tijdelijk delen van gegevens met andere teams of externe aannemers zonder hen onbeperkte toegang te verlenen. Het is ook geweldig voor het delen van concepten van samenwerkingsprojecten, zodat u ervoor kunt zorgen dat niemand in uw team per ongeluk toegang heeft tot een verouderde kopie van uw gegevens.
Je kunt natuurlijk altijd een bestand handmatig delen, maar je moet dit onthouden voor elk gedeeld bestand. Als u veel bestanden deelt met veel verschillende mensen, kan dit snel onpraktisch worden, en dat is waar het instellen van automatische vervaldatums, terwijl u de bestanden in eerste instantie deelt, erg handig is. Dus hier is hoe u vervaldatums kunt instellen voor gedeelde Google Drive-bestanden.
Beperkingen van vervaldatums voor gedeelde Google Drive-bestanden
Laten we eerst duidelijk maken dat de functie voor automatische vervaldatum momenteel alleen beschikbaar is voor gebruikers van de betaalde G Suite-service. Dit is niet beschikbaar voor gratis gebruikers van Google-accounts of gebruikers die nog in de oude gratis versie van G Suite zitten.
Merk ook op dat de bovenstaande beperking alleen betrekking heeft op de mogelijkheid om gedeelde Google Drive-vervaldatums in te stellen. De gebruikers met wie u een bestand deelt met een vervaldatum, hoeven geen betaald G Suite-account te hebben of deel uit te maken van uw G Suite-organisatie (hoewel u ervoor moet zorgen dat ze de juiste machtigingen hebben voor uw gedeelde bestanden, hieronder verder besproken).
Een vervaldatum instellen voor een gedeeld Google Drive-bestand
Meld u aan bij uw Google Drive en zorg ervoor dat u het juiste G Suite-account gebruikt.
Als u het bestand al hebt geopend, kunt u op de knop Delen in de rechterbovenhoek klikken.
Nadat u het bestand hebt gedeeld met de juiste gebruikers, klikt u op de tekst Gedeeld met hierboven of op de knop Geavanceerd in de rechterbenedenhoek. Beweeg uw cursor over een van de gebruikers in de lijst met gebruikers en u ziet een stopwatch / klokpictogram verschijnen.
Klik op dat pictogram en selecteer vervolgens de gewenste vervalperiode in het vervolgkeuzemenu naast Toegang verloopt:
Klik als u klaar bent op de blauwe knop Wijzigingen opslaan om de automatische vervaldatum in te schakelen. Zodra die datum is bereikt, heeft uw gebruiker geen toegang meer tot het bestand. Om te voorkomen dat ze het downloaden en je vervalinstellingen omzeilen, moet je ervoor zorgen dat hun machtigingen zijn ingesteld op Bekijken of Reageren en vink dan het vakje aan onder aan het deelvenster met het label Opties uitschakelen voor downloaden, afdrukken en kopiëren voor commentatoren en kijkers .
U kunt de afloop van het delen aanpassen of annuleren door naar dit menu terug te keren, nogmaals op het klokpictogram te klikken en vervolgens op Vervaldatum annuleren te klikken.
Ik heb G Suite, maar ik zie het klokpictogram niet
Als u deze stappen op uw account hebt gevolgd maar het klok / stopwatch-pictogram niet ziet zoals hierboven beschreven, heeft u waarschijnlijk geen compatibel G Suite-account. Zoals eerder vermeld, beperkt Google helaas het maken van vervaldatums van gedeelde bestanden tot gebruikers van de huidige G Suite-service.
Helaas is Google ook niet erg duidelijk geweest over de wijzigingen in zijn service door de jaren heen, dus zelfs als je een G Suite-account hebt, is het mogelijk gemaakt onder de 'oude' G Suite-service van Google en is het hiermee niet compatibel voorzien zijn van. Verwarrend, toch?
Maar vergeet niet dat u alleen een modern G Suite-account nodig hebt om vervaldatums voor gedeelde bestanden te maken. Zolang u dat compatibele account hebt, kunt u vervaldatums delen en configureren voor elk type Google-account, zowel binnen als buiten uw organisatie.
