Vindt u vaak dat u een e-mail meerdere keren achter elkaar moet typen, zodat u deze afzonderlijk naar meerdere contacten kunt verzenden? Als dat zo is, kan een auto-responder een geweldige oplossing zijn. Hiermee kunt u een automatisch antwoord instellen dat wordt verzonden als antwoord op alle inkomende e-mail.
Er zijn veel situaties waarin dit van pas kan komen. Als u niet op kantoor bent, of het nu voor een lunchpauze of een vakantie is, kan dit een geweldige manier zijn om op e-mail te reageren zonder iets te doen.
Hoe werkt het?
OS X Mail gebruikt verschillende e-mailregels en -criteria om automatische antwoorden te genereren. Als u alle parameters correct hebt ingesteld, kunt u op een zeer flexibele manier reageren op inkomende e-mail wanneer u niet bij uw apparaten bent.
U kunt verschillende criteria instellen waaraan moet worden voldaan om het bericht te kunnen verzenden. U kunt ervoor kiezen om op alle e-mail te reageren of alleen op de specifieke adressen die u invoert. Daarnaast kunt u ook verschillende berichten maken voor verschillende categorieën afzenders, zodat iedereen een passend antwoord ontvangt.
Een auto-responder instellen
Gelukkig is het instellen van deze functie niet moeilijk. Natuurlijk klinkt het in het begin misschien ingewikkeld, maar wees gerust dat je dit kunt doen, zelfs als je geen technisch onderlegde persoon bent. Dit zijn de stappen die u moet volgen:
- Open de Mail-app, ga vervolgens naar het menu 'Mail' en selecteer 'Voorkeuren'.
- Zodra u het tabblad 'Regels' ziet, klikt u op 'Regel toevoegen'.
- Schrijf onder 'Beschrijving' de naam van de auto-responder op een manier waarmee u deze gemakkelijk van de anderen kunt onderscheiden. U kunt bijvoorbeeld 'Vakantie automatisch beantwoorden' typen.
- Selecteer de criteria waaraan moet worden voldaan. U kunt kiezen of aan alle criteria moet worden voldaan of slechts een of meer van de criteria die u instelt.
De criteria die u instelt, bepalen de ontvangers van het automatische antwoord. U kunt bijvoorbeeld 'Elk bericht' selecteren om alle inkomende e-mail met hetzelfde bericht te beantwoorden. U kunt ook een specifiek adres instellen door het e-mailadres in te voeren waarop u wilt reageren.
Bovendien kunt u uw contacten, vorige afzenders of VIP's selecteren als ontvangers van het automatische antwoord.
- Selecteer bij de instelling 'De volgende actie uitvoeren' 'Antwoord op bericht' en klik vervolgens op 'Tekst bericht beantwoorden'.
- Zorg ervoor dat u bij het typen van het bericht alle nodige informatie opneemt. Als u op vakantie bent, laat mensen weten wanneer ze een telefoontje van u kunnen verwachten. Als u geen specifieke categorie ontvangers instelt, moet u ervoor zorgen dat u niet teveel persoonlijke informatie vrijgeeft.
- Als u tevreden bent met uw bericht, klikt u op 'OK'. Als de app u vraagt 'Wilt u uw regels toepassen op berichten in geselecteerde mailboxen?' selecteer 'Niet toepassen', omdat hierdoor wordt voorkomen dat mogelijk honderden e-mailantwoorden worden verzonden naar uw bestaande gesprekken.
Nadat u klaar bent, kunt u uzelf een e-mail sturen om te controleren of de auto-responder werkt. Als u wilt, kunt u ook complexere regels maken met specifieke datums, e-mail van geselecteerde domeinen en meer.
Hoe een Auto-Responder uit te schakelen
Als u de auto-responder niet meer nodig hebt, kunt u deze met slechts een paar klikken uitschakelen. Dit is wat u moet doen:
- Ga in de Mail-app naar 'Mail' en klik vervolgens op 'Voorkeuren'.
- Ga naar 'Regels' en schakel het selectievakje uit naast de auto-responder die u hebt gemaakt.
Als u dit niet doet, blijft de auto-responder actief zolang deze is ingeschakeld en de Mail-app is geopend. Dit kan verwarring veroorzaken, dus zorg ervoor dat u deze functie uitschakelt zodra u zeker weet dat u deze niet meer nodig hebt.
Het laatste woord
De auto-responder is een geweldige functie die het verwerken van inkomende e-mail veel eenvoudiger maakt. Als u de hierboven beschreven stappen volgt, zou u geen problemen moeten hebben om het op uw Mac in te schakelen. Als je dat doet, kun je genieten van je e-mail en de app het werk laten doen.
Hoewel het het meest wordt gebruikt voor werk, kan deze functie ook erg handig zijn voor persoonlijke e-mail. Afgezien van alleen de auto-responder, zijn er veel andere nuttige regels en criteria die u kunt toepassen. U kunt ervoor kiezen e-mail automatisch te verwijderen, bepaalde acties op specifieke datums uit te voeren, bepaalde berichten automatisch door te sturen en nog veel meer.
Neem gerust alle beschikbare regels door om de regels te vinden waarmee u uw e-mail kunt automatiseren op de manier die het beste bij u past.
