Haat u het niet gewoon wanneer u een paar dagen vrij wilt nemen en u steeds meer e-mails en telefoontjes ontvangt van klanten of collega's? Natuurlijk kun je sommigen van hen laten weten dat je weg bent, maar wat als ze hun inbox niet controleren?
Zie ook ons artikel Een e-mail automatisch doorsturen in Outlook
U kunt niet met iedereen communiceren, zelfs niet terwijl u werkt, laat staan tijdens uw vrije tijd. De kans is echter groot dat u nog steeds wordt gestraald door werkgerelateerde e-mails, zelfs terwijl u op vakantie bent. Gelukkig is er een manier om iedereen te laten weten dat je niet beschikbaar bent gedurende een bepaald tijdsbestek.
Een auto-responder instellen
Als u Microsoft Outlook gebruikt, is er een zeer eenvoudige methode die u kunt gebruiken om mensen van uw rug te houden. Het heet de Auto-Responder. Wat dit in wezen doet, is een voorgeprogrammeerd antwoord sturen naar iedereen die tijdens je vrije tijd contact met je opneemt.
Dit kan slechts enkele minuten, uren of zelfs dagen of maanden van tevoren worden ingesteld. Een automatisch antwoord verzenden kan ervoor zorgen dat u niet elke dag tientallen werkgerelateerde e-mailmeldingen ontvangt, of u nu quality time doorbrengt met uw gezin of op een zonnig strand bent.
U kunt als volgt de Auto-Responder instellen in Outlook en deze uitschakelen wanneer deze niet langer nodig is.
Automatische antwoorden instellen
- Klik op de knop Automatische antwoorden verzenden.
- Schakel de optie Alleen verzenden tijdens dit tijdsbereik in het selectievakje in.
- Voer een startdatum en een einddatum in om uw automatische antwoord de nodige parameters te geven. Gebruik hierbij de velden Starttijd en Eindtijd.
Je hebt waarschijnlijk gemerkt dat er twee tabbladen zijn:
- Binnen mijn organisatie
- Buiten mijn organisatie
Als u op het veld Binnen mijn organisatie klikt, worden alle automatische antwoorden verzonden naar e-mailadressen die zijn geregistreerd bij de organisatie waar u werkt (bijvoorbeeld uw universiteit of bedrijf). Het enige dat u hoeft te doen is uw bericht in te typen en op OK te klikken om het op te slaan.
De optie Outside My Organization is bedoeld voor externe e-mailadressen. Hier is hoe je het kunt gebruiken om een automatisch antwoord in te stellen:
- Selecteer eerst het tabblad Outside My Organization.
- Schakel de optie Automatisch antwoorden in voor personen buiten uw organisatie. Dit kan worden ingesteld om e-mails alleen naar persoonlijke contactpersonen of naar iedereen buiten de organisatie te verzenden.
- Voer het bericht in het tekstvak in en bewerk het zoals u dat wilt.
- Stel een starttijd en een eindtijd in net zoals u zou doen voor interne antwoorden.
- Klik op OK om het bericht op te slaan.
Hoe zit het met het deactiveringsproces?
Om uw afwezigheidsantwoorden te deactiveren, moet u een eenvoudige procedure volgen. Klik eerst op het tabblad Bestand, vervolgens op het tabblad Info en vervolgens op de knop Automatische antwoorden.
Je krijgt twee opties om aan te vinken:
- Stuur geen automatische antwoorden
- Stuur automatische antwoorden
Kies de eerste optie en de automatische antwoordfunctie wordt uitgeschakeld. U moet dit doen voor zowel interne als externe antwoorden.
Het laatste woord
Houd er rekening mee dat als u het verzenden van automatische antwoorden aan mensen wilt hervatten, u een nieuwe datum en tijd moet instellen. Als de functie is uitgeschakeld, moet u de deactiveringsstappen ongedaan maken en in plaats daarvan de optie Automatische antwoorden verzenden kiezen. Hiermee kunt u de tijdbereikvelden opnieuw bewerken en het uitgaande bericht instellen.
