E-mail is absoluut essentieel voor werk in de 21ste eeuw, van communicatie tussen teamleden tot het plannen van projecten voor de komende maanden. Het probleem is natuurlijk dat het in het tijdperk van smartphones en tablets schijnbaar onmogelijk is om werk voor langere tijd los te koppelen. E-mail op uw smartphone is in principe een vereiste voor de meeste bedrijven, maar dat betekent dat uw werkgever u in principe altijd kan bereiken. Iedereen verdient een pauze van werk en tijd weg van e-mails, oproepen en al die communicatiemiddelen die we zo moeilijk achterlaten. Of u nu op vakantie bent of gewoon wat quality time wilt met het gezin of met vrienden, het instellen van een Outlook-afwezigheidsbericht is de eerste stap om het werk een tijdje achter te laten. Hier is hoe het te doen.
Zie ook ons artikel Dropbox versus Google Drive - Wat is beter?
Waarom moeite doen met een afwezigheidsbericht?
Het instellen van een afwezigheidsbericht maakt je baas misschien niet blij, maar het stelt op zijn minst iedereen in je werkgemeenschap en buitenstaanders in staat om je te proberen te bereiken voor communicatie. Dus waarom is het belangrijk om een afwezigheidsbericht in te stellen? Nou, in werkelijkheid zijn er een paar redenen:
Het is een goede manier om collega's, managers en klanten te laten weten dat u gedurende een bepaalde tijd geen contact hebt. Dit geldt vooral als je langer dan een paar dagen op vakantie bent.
Het is professioneel . Als iemand uw hulp nodig heeft bij iets of een klant heeft een vraag, helpt hen hen te laten weten dat u een bepaalde tijd niet aanwezig bent. Ze weten dat ze moeten wachten tot je terugkomt of iemand anders kunnen benaderen. Beide helpen het bedrijf en u.
Het vertelt mensen je niet lastig te vallen . Als u een afwezigheidsbericht instelt, weten mensen dat u op vakantie bent, persoonlijke tijd neemt of wat dan ook. Ze zullen je daarna minder snel bellen of sms'en.
Het geeft je baas nog een ding om over te klagen . Als je werkt voor een veeleisende baas en je wilt terugtrekken, krijg je weerstand. Maar als je het spel speelt en professioneel handelt, is er weinig dat ze kunnen doen vanuit een disciplineperspectief.
Als er één ding is dat belangrijk is als het op het werk aankomt, is het ervoor zorgen dat je jezelf altijd als een professional in de meest prominente zin vertegenwoordigt.
Stel een Outlook-afwezigheidsbericht in
Het instellen van een afwezigheidsbericht verschilt enigszins, afhankelijk van of u Outlook 2016 of eerder of Outlook binnen Office 365 gebruikt. Ik zal beide behandelen.
Outlook 2016 en eerder
Er zijn nogal wat stappen in het proces, maar het is vrij eenvoudig om te doen.
- Maak een nieuwe e-mail en schrijf uw afwezigheidsbericht. Neem afwezigheid op in het onderwerp, maar laat de bestemming leeg.
- Selecteer Bestand en Opslaan als.
- Opslaan als Outlook-sjabloon waar staat Opslaan als type.
- Selecteer Regels en waarschuwingen beheren en selecteer het account waarop u het bericht wilt toepassen.
- Selecteer nieuwe regel.
- Selecteer Regel toepassen op berichten die ik ontvang en klik op Volgende.
- Selecteer Waar mijn naam in het vak Aan staat en klik op Volgende en bevestig de pop-up.
- Selecteer antwoord met een specifieke sjabloon en klik op de tekstlink in het onderste deelvenster.
- Selecteer de eerder gemaakte sjabloon en selecteer Openen. Klik volgende.
- Selecteer behalve als het een automatisch antwoord is om te voorkomen dat automatische antwoorden naar automatische antwoorden worden verzonden. Klik volgende.
- Geef de regel een betekenisvolle naam en zorg ervoor dat Schakel deze regel in is aangevinkt.
- Selecteer Voltooien en vervolgens OK.
Hiermee wordt het automatische antwoord bij afwezigheid gemaakt en actief gemaakt. Hoewel dit proces het account specificeert waarop actief zal zijn, kunt u het ook op alle e-mailaccounts instellen. Wanneer u de regel in stap 11 inschakelt, hebt u hieronder de opties om de regel te selecteren die op alle accounts actief moet zijn. Schakel dit in als dat nodig is en sla op.
Schakel de Outlook out of office-melding uit
Wanneer u terug bent van vakantie of wat u ook deed, moet u onthouden dat u uw autoreply uitschakelt.
- Selecteer Bestand in Outlook.
- Selecteer Regels en waarschuwingen beheren en selecteer E-mailregels.
- Selecteer de account en schakel het selectievakje naast uw autoreply-regel uit.
- Klik op OK om de wijzigingen op te slaan.
Nu ben je officieel terug in de maling!
Stel een afwezigheidsbericht in Office 365 in
Office 365-accounts gebruiken Exchange, waarbij Outlook-accounts POP, IMAP of Exchange gebruiken. Het proces is grotendeels hetzelfde, maar verschilt voldoende om zijn eigen doorloop te rechtvaardigen.
- Selecteer Bestand en Automatische antwoorden vanuit Outlook.
- Selecteer Automatische antwoorden verzenden.
- Stel een tijdschema in als je wilt. Dit is handig voor vergeetachtige types zoals ik die hun autoreply actief laten, zelfs wanneer ze terugkomen.
- Zorg ervoor dat het tabblad Binnen mijn organisatie actief is en voeg uw bericht toe.
- Selecteer Outside My Organization en voeg daar ook een relevant bericht toe. Afhankelijk van wie u van de buitenwereld e-mailt, moet u mogelijk Mijn contacten alleen controleren, anders worden e-mails naar iedereen verzonden, inclusief nieuwsbrieven, meldingen en zelfs spam.
- Selecteer OK zodra voltooid om te activeren.
Het proces is iets korter dan in Outlook 2016, maar het eindresultaat is hetzelfde. De mogelijkheid om een tijdschema in te stellen is netjes en als gebruiker van Outlook 2016 hoop ik dat die functie snel naar die versie overgaat.
Schakel uw afwezigheidsbericht uit in Office 365
Als je de timer niet wilt gebruiken, vroeg terug wilt komen of je afwezigheidsbericht wilt annuleren, kan dat.
- Open Outlook en selecteer Bestand.
- Selecteer Automatische antwoorden en markeer de afwezigheidsregel.
- Selecteer Geen automatische antwoorden verzenden.
Hiermee stopt Exchange het verzenden van de berichten onmiddellijk, dus zorg ervoor dat je klaar bent om te antwoorden zodra je het uitschakelt.
Nu weet je hoe je een Outlook-afwezigheidsbericht instelt. Er is geen excuus om niet meer tijd vrij te nemen van je werk. Succes daarmee!
