Cloudopslag geeft u niet alleen een nieuwe plek om bestanden op te slaan; het biedt gebruikers ook een geheel nieuwe manier om documenten, afbeeldingen en mappen te delen. E-mailbijlagen zijn veel minder essentieel dan ooit, omdat cloudplatforms gebruikers nu in staat stellen documenten en mappen te delen. Dit betekent dat u bestanden met links kunt delen en bewerken.
Zie ook ons artikel Google Drive Space vrijmaken
Google Drive is een van de beste cloudopslag-apps om documenten en afbeeldingen op te slaan. Het biedt gebruikers minimaal 15 gigabyte opslag en u kunt ook bestanden delen via Google Drive. Het enige dat u nodig heeft, is een Google-account, dat u vanaf hier kunt instellen. Vervolgens kunt u zich aanmelden bij GD, enkele documenten of foto's opslaan in uw cloudopslag en deze delen met wie u maar wilt.
Google Drive-toegangsniveaus
Wanneer u Google Drive-bestanden deelt, moet u een van de drie toegangsniveaus selecteren. U kunt bewerken, bekijken en toegang voor reacties selecteren. Weergave is het meest beperkte toegangsniveau dat bijna alleen-lezen bestandsrechten is. Dat toegangsniveau maakt het echter ook mogelijk bestanden te downloaden en te kopiëren.
Met reactietoegang kunnen ontvangers van gedeelde bestanden deze ook kopiëren en downloaden. Ze kunnen ook reacties achterlaten of bewerkingen voorstellen voor bestanden. Dit is dus een handig toegangsniveau als u wat invoer voor een bestand nodig hebt.
Toegang bewerken is het minst beperkt. Hierdoor kan iemand het gedeelde bestand of de gedeelde map bewerken of aanpassen. Bovendien kunnen degenen met bewerkingsrechten ook mappen bewerken, bestandsversies verwijderen, het bestand delen, documenten downloaden en bestanden kopiëren.
Deel bestanden met specifieke personen met e-mailuitnodigingen
Er zijn twee manieren waarop u Google Drive-bestanden kunt delen. U kunt ze delen met e-mailuitnodigingen of links. Als u bestanden met uitnodigingen wilt delen, hebt u de e-mailadressen van de ontvangers nodig. Open vervolgens uw Google Drive-cloudopslag in een browser en klik met de rechtermuisknop op een bestand om te delen. Selecteer Delen in het contextmenu om de opties voor het delen van bestanden te openen die worden weergegeven in de momentopname direct hieronder.
Voer nu het e-mailadres van een persoon in om het te delen in het tekstvak e-mailadressen. U kunt daar een of meer e-mails invoeren. U kunt ook enkele extra bestandsdetails invoeren in een tekstvak Een notitie toevoegen.
Om een toegangsniveau te selecteren, drukt u op de knop rechts van het e-mailtekstvak. Dat opent een klein menu met de toegangsniveaus voor het bestand zoals in de onderstaande momentopname. Selecteer een Kan bewerken , Kan bekijken of Kan een toegangsniveau in dat menu selecteren. Druk op de knop Verzenden om de e-mailuitnodigingen voor het delen van het bestand naar de beoogde ontvangers te verzenden.
Bestanden delen met koppelingen
Als alternatief kunt u Google Drive-bestanden delen met koppelingen, wat minder veilig is dan uitnodigingen per e-mail. U kunt een bestand delen met een hyperlink door met de rechtermuisknop op een document of afbeelding te klikken en Deelbare link ophalen te selecteren in het contextmenu. Dat zal het delen van links inschakelen, zoals getoond in de momentopname direct hieronder. Vervolgens kunt u een hyperlink selecteren, deze kopiëren met de sneltoets Ctrl + C en die link aan iedereen geven met wie u het bestand wilt delen.
Klik voor verdere opties voor het delen van links op Instellingen delen om het venster in de onderstaande afbeelding te openen. Vervolgens kunt u op de knop Kopieer link drukken om de hyperlink naar het klembord te kopiëren. Klik op het vak Iedereen met de link om een toegangsniveau voor het bestand te selecteren.
Klik rechtsonder in het bovenstaande venster op Geavanceerd om de instellingen in de momentopname direct hieronder te openen. Vervolgens kunt u ervoor kiezen om de hyperlink te delen via sociale media zoals Twitter en Google+. Bovendien kunt u er ook voor zorgen dat niemand het gedeelde bestand kopieert door de instelling Uitschakelen om te downloaden, afdrukken en kopiëren voor commentatoren en kijkers te selecteren. Selecteer de optie Voorkomen dat editors de toegang wijzigen en nieuwe mensen toevoegen om ervoor te zorgen dat editors de bestanden met niemand anders kunnen delen.
Klik op de Gmail-knop om de link via webmail te delen. Gmail beperkt u tot 25 MB voor standaard e-mailbijlagen. Met Google Drive-bestandsdeling kunt u echter tot 10 GB aan documenten of afbeeldingen verzenden met Gmail. Bekijk deze Tech Junkie-gids voor meer informatie over het e-mailen van Google Drive-bestanden.
Bestanden delen met niet-Google Drive-gebruikers
U kunt ook bestanden delen met anderen die geen Google Drive-accounts hebben. De beste manier om een bestand met niet-Google Drive-gebruikers te delen, is door een deelbare link op internet in te stellen. Dan kan iedereen het bestand openen, zelfs zonder de hyperlink, door het te ontdekken met de Google-zoekmachine. Om de optie Public on web te selecteren, drukt u op de knop Wijzigen in het venster Instellingen voor delen om de opties direct hieronder te openen.
Daar kunt u de optie Public on the web selecteren. Iedereen met de link kan het bestand vervolgens openen zonder zich aan te melden bij Google Drive. U kunt ook een optie Uit - Specifieke personen selecteren om alle bestandskoppelingen te deactiveren. Druk op de knop Opslaan om de geselecteerde instellingen te bevestigen.
Gedeelde bestanden openen
Als iemand bestanden of mappen met u deelt, kunt u deze bekijken door links op uw Google Drive-opslagpagina op Gedeeld met mij te klikken. Dat opent een overzicht van gedeelde bestanden en mappen zoals weergegeven in de onderstaande foto. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op een bestand en selecteer Voorbeeld of Openen met in het contextmenu.
U kunt de gedeelde bestanden toevoegen aan uw Google Drive-opslag met de optie Toevoegen aan My Drive . Selecteer een bestand of map en druk op de optie Toevoegen aan My Drive . Vervolgens kunt u op Mijn schijf klikken om het gedeelde bestand te openen of te bekijken.
Dus wie heeft e-mailbijlagen nodig? Nu kunt u in plaats daarvan bestanden en mappen delen met Google Drive. Bestanden delen is handiger en u kunt ook grotere bestanden delen dan u kunt toevoegen via webmail.
