Laten we wel wezen: tijdbeheer is moeilijk. Er is veel discipline nodig om elke dag goed te presteren, dus de meeste mensen missen vaak motivatie. Hierdoor kwamen mensen met verschillende oplossingen, zowel online als offline, voor dergelijke problemen.
Zie ook ons artikel Google Agenda synchroniseren met Outlook
Grote bedrijven hebben ook op dit eindeloze probleem gereageerd, de kalender is het antwoord van Google. Deze online app heeft veel veranderingen ondergaan, dus hoe kunnen gebruikers hun agenda's delen in 2019? Dat gaan we je leren.
Uw agenda delen met Google-gebruikers
Met Google Agenda kunt u uw agenda delen met specifieke mensen. De enige vangst is dat ze Google-gebruikers moeten zijn en dat u dit alleen vanaf een computer kunt doen. U kunt ze als volgt toegang geven tot uw agenda:
- Open de Google Agenda door naar https://calendar.google.com te gaan of, als u momenteel een andere Google-app gebruikt, door naar het Google Apps-menu in de rechterbovenhoek te gaan en het daar te vinden.
- In uw Google Agenda staat links een lijst met agenda's met de naam 'Mijn agenda's'. Beweeg met je muis over de agenda die je wilt delen. Er moeten drie puntjes naast verschijnen. Klik daarop.
- Kies 'Instellingen en delen' in het pop-upmenu dat volgt.
- U wordt naar het menu Instellingen gebracht. Wat u zoekt, is de optie 'Delen met specifieke mensen'. U kunt naar beneden scrollen totdat u hem vindt of de zijbalk links gebruiken voor eenvoudigere toegang.
- Nadat u deze optie hebt gevonden, klikt u op de knop "Mensen toevoegen".
- Er verschijnt een pop-upvenster 'Delen met specifieke mensen'. Het vraagt u om direct een e-mail of een naam in te voeren, en stelt ook enkele contacten voor met wie u een uitwisseling hebt gehad. Google identificeert alleen de namen van gebruikers die Agenda in hun Google-account hebben opgenomen.
- Nadat u een of meer contacten hebt gekozen om uw agenda mee te delen, kiest u wat uw contacten in uw agenda kunnen doen door de instelling "Machtigingen" aan te passen.
"Zie alleen vrij / bezet (details verbergen)" laat uw contacten alleen zien wanneer u vrij of bezet bent, zonder verdere details te tonen. "Zie alle gebeurtenisdetails" laat hen alle gebeurtenissen en al hun details zien, maar ze hebben geen toestemming om iets te bewerken. "Wijzigingen aanbrengen in gebeurtenissen" kunnen ze alle gebeurtenissen bewerken, maar niet delen.Met "Wijzigingen aanbrengen en delen toestaan" kunnen ze ook evenementen delen, waardoor ze bijna net zoveel toegang hebben tot uw agenda als u hebt.
Opmerking: u kunt deze instelling voor elke persoon afzonderlijk en op elk gewenst moment wijzigen.
- Klik op de blauwe knop Verzenden in de rechteronderhoek van dit venster. Het wordt gesloten en u keert terug naar uw agenda-instellingen. Het voegt ook de mensen toe die je hebt uitgenodigd om je agenda te bekijken of te openen.
Als je Google Discussiegroepen gebruikt, kun je je Google Agenda ook delen met je hele groep. Het enige dat u hoeft te doen, is het e-mailadres van de groep in het venster "Delen met specifieke mensen" te typen.
Als u wilt stoppen met het delen van een agenda met een persoon of groep, klikt u op de knop "X" ernaast.
Uw agenda delen met mensen die Google Agenda niet gebruiken
Als u uw agenda wilt delen met mensen die Google Agenda niet gebruiken, moet u uw agenda openbaar maken en een link met hen delen. Voer hiervoor je agenda-instellingen op dezelfde manier in als voor de vorige methode en doe het volgende:
- Zoek in uw agenda-instellingen de optie "Toegangsrechten". U kunt naar beneden scrollen totdat u hem vindt of de zijbalk links gebruiken voor eenvoudigere toegang.
- U moet uw agenda eerst openbaar maken. Klik hiervoor op het selectievakje naast de optie 'Beschikbaar stellen voor publiek'.
- Google waarschuwt u dat iedereen uw agenda-afspraken kan zien en uw agenda kan vinden door te zoeken op Google. Als u dit goed vindt, klikt u op 'OK'.
- Je agenda wordt nu gedeeld met het publiek, maar dat betekent niet veel alleen, omdat je een link naar mensen moet sturen die Google Agenda niet gebruiken om deze met hen te delen. Om een link te krijgen, klikt u op de knop "Deelbare link ophalen" onder de optie die u zojuist hebt gebruikt.
- Er verschijnt een agendalink, gevolgd door de knop "Link kopiëren". Klik op die knop om de link te kopiëren. Er verschijnt een kleine melding onderaan het scherm met de melding dat de link naar uw klembord is gekopieerd.
Schakel het selectievakje 'Deelbare link ophalen' uit om te stoppen met het openbaar delen van uw agenda.
Uitnodigingen accepteren
Een ander handig ding om te doen met een gedeelde agenda is het beheren van uitnodigingen. Wanneer je een agenda deelt met mensen die toestemming hebben om afspraakdetails te bekijken, kun je kiezen welke uitnodigingen ze automatisch accepteren.
Als u de standaardoptie 'Alle uitnodigingen automatisch toevoegen aan deze agenda' verlaat, zijn alle uitnodigingen voor nieuwe evenementen zichtbaar, zelfs als ze tegelijkertijd plaatsvinden. Aan de andere kant, als u dit wijzigt in "Uitnodigingen die niet conflicteren automatisch accepteren", worden uitnodigingen voor evenementen alleen geaccepteerd als ze de reeds bestaande evenementen niet verstoren.
Schema aan
Misschien vindt u het delen van een Google Agenda met personen of groepen nuttig als zij u vragen of u op een bepaalde dag beschikbaar bent, evenals om werkredenen. Hopelijk weet je nu hoe je het moet doen.
Wat is uw mening over het delen van uw agenda met anderen? Als u het al deelt, hoeveel helpt het u om uw tijd bij te houden? Laat het ons weten in de reacties hieronder.
