Een van de meest populaire Google-tools, Google Formulieren is erg handig wanneer u enquêtes moet maken en analyseren. Recente updates hebben nog meer geweldige functies geïntroduceerd voor een al uitstekende service.
Of u nu een recruiter bent die cv's van sollicitanten nodig heeft of misschien een tutor die huiswerk van hun studenten moet verzamelen, u kunt nu anderen toestaan bestanden rechtstreeks vanuit uw Google-formulier te uploaden.
De knop Bestand uploaden toevoegen aan uw Google-formulier
Een eenvoudige toevoeging van een knop voor het uploaden van bestanden maakt het verschil., leert u hoe u deze knop kunt toevoegen aan uw Google-formulieren en hoe u deze kunt gebruiken om bestanden naar ondersteunde formulieren te uploaden.
Stap 1
Wanneer u een nieuw Google-formulier maakt, kunt u vragen toevoegen met verschillende vooraf gedefinieerde opties om uit te kiezen. Open de lijst met opties en zoek naar degene met het label "Bestand uploaden". Klik erop en ga door naar de volgende stap.
Stap 2
Wanneer u op de optie "Bestand uploaden" klikt, wordt u begroet met een nieuw venster waarin u verschillende parameters en opties voor het uploaden van bestanden vindt.
Allereerst vindt u een veld met vinkjes waarmee u kunt bepalen welke bestandstypen mogen worden geüpload. Er zijn acht opties om uit te kiezen, waaronder PDF-bestanden, Excel-spreadsheets en audio- en videobestanden.
Direct daaronder wordt u gevraagd om het maximale aantal bestanden te kiezen dat u tegelijkertijd mag uploaden, terwijl het optierecht onder deze wordt gebruikt om de maximale grootte op te geven voor individuele bestanden die gebruikers naar uw formulier uploaden.
Nadat u de knop aan uw formulier hebt toegevoegd, kunnen uw respondenten een bestand toevoegen vanuit de Documentenkiezer. Er is een optie om het bestand toe te voegen vanaf de computer of vanaf de Google Drive van een gebruiker.
Meerdere bestanden uploaden vanuit Google Formulieren
Net als bij de meeste internetservices die bestandsuploads toestaan, kunt u niet een hele map in één keer uploaden. Afzonderlijke bestanden in Google Formulieren moeten afzonderlijk worden toegevoegd.
Als uw formulier bijvoorbeeld is gericht op sollicitanten, gaat u het zo ontwerpen dat zij hun cv afzonderlijk van hun sollicitatiebrieven uploaden. Evenzo, als u ze nodig hebt om hun cv, een foto en een gescande ID te verstrekken, heeft uw Google-formulier drie uploadknoppen - één voor elk aangevraagd document.
Bestandsopslag en eigendomsopties
Alle bestanden die worden geüpload vanuit uw Google-formulieren, worden op een nette en handige manier opgeslagen op uw Google Drive.
De vraag die in het formulier wordt gebruikt, wordt feitelijk gebruikt als naam voor een nieuwe map. Elk geüpload item dat overeenkomt met deze vraag wordt in die map opgeslagen, dus het proces is redelijk geautomatiseerd en vereist geen handmatige organisatie.
Als u op enig moment een specifieke map moet bezoeken en er een bestand uit moet halen, moet u naar uw Google Formulieren-dashboard gaan en vervolgens het tabblad 'Antwoorden' selecteren. Klik daar op de knop "Map weergeven" rechtsonder in het venster.
Als u ervoor kiest om een van uw formulieren aan Google Spreadsheets te koppelen, kunt u alle geüploade bestanden volgen op het tabblad Antwoorden van een bepaalde spreadsheet. Elk bestand zal ook vergezeld gaan van een zichtbare directe link voor eenvoudigere toegang.
De respondenten die bestanden rechtstreeks vanuit hun Google Drive naar uw formulier uploaden, maken automatisch een kopie van hun oorspronkelijke bestand. Nadat het bestand is geüpload, wordt u als formuliereigenaar ook de eigenaar van de kopie van het bestand, maar blijft het originele bestand, tenzij openbaar, alleen zichtbaar voor de eigenaar.
Uploaders kunnen al deze acties volgen in hun Google Drive-zijbalk.
Formulieren met upload-export exporteren met Form Publisher
Form Publisher is een populaire Google Formulieren-add-on die ingevulde formulieren automatisch omzet in Google-documenten voor eenvoudig delen en beoordelen. In plaats van toegang te krijgen tot elke afzonderlijke toepassing vanaf uw dashboard en te zoeken naar gerelateerde documenten in uw Drive-mappen, kunt u ze allemaal automatisch laten omzetten in netjes gestructureerde PDF-bestanden voor snelle controle.
Als u Form Publisher wilt gebruiken met uw upload-ingeschakelde Google-formulieren, kunt u twee dingen doen. U kunt een directe link naar het geüploade bestand invoegen of (als het bestand een PNG-, JPG- of GIF-afbeelding is) het bestand direct in het document weergeven. Dit laatste is met name handig omdat u hiermee volledige formulieren kunt afdrukken en indien nodig offline kunt bekijken.
Gevolgtrekking
Zoals u kunt zien, kan de knop voor het uploaden van bestanden in Google Formulieren erg handig zijn als u een HR-vertegenwoordiger bent die te maken heeft met veel cv's of een docent die veel studenten hun huiswerkopdrachten toestuurt. Hiermee kunnen eindgebruikers nu bestanden rechtstreeks vanuit uw Google-formulier uploaden. De bestanden worden opgeslagen op uw Google Drive en netjes georganiseerd in afzonderlijke mappen.
