Inbox Zero in een notendop betekent dat aan het einde van de dag dat elk belangrijk bericht in uw e-mailinbox is gevolgd en vervolgens is verwijderd of verplaatst naar een archiefmap.
Als u uw e-mail overdag vrij regelmatig controleert, hetzij vanaf uw pc, werkcomputer of smartphone, kunt u uw e-mail gebruiken als een eenvoudige taakherinnering; hoe het is gedaan is heel eenvoudig.
Stap 1: schrijf een e-mail naar uzelf wanneer u een taak moet uitvoeren. U hoeft waarschijnlijk niet eens iets in de hoofdtekst van het bericht te plaatsen en alleen de onderwerpregel te gebruiken om de taak weer te geven die moet worden uitgevoerd.
Stap 2: Verwijder de e-mail wanneer die taak is voltooid.
Dat is het. U hoeft niet te rotzooien met een agenda- / planningsapp of de taaklijst ergens anders te plaatsen waar u het waarschijnlijk zult vergeten. Stuur jezelf een e-mail en het werkt geweldig.
Belangrijk: dit werkt alleen als je je inbox routinematig "schoon" houdt.
Als je nu een hele stapel berichten in je inbox hebt en ze daar gewoon achterlaat, werkt de Inbox Zero-methode niet voor jou. Voordat u begint met het e-mailen van taakherinneringen om dingen te doen, moet u eerst al uw e-mail naar een andere map verplaatsen.
In Gmail is dit eenvoudig omdat er de functie "Archiveren" is, maar in andere e-mailsystemen zoals Hotmail en Yahoo! Mail, je moet eerst een map maken en dan al je e-mail daarheen verplaatsen. Gelukkig is dit heel eenvoudig.
Maak een map met de naam Opgeslagen of Gearchiveerd en selecteer vervolgens met massa-selectie al uw oude e-mail en verplaats deze naar daar, tenzij …
… je hebt duizenden e-mails in je inbox. Als dat het geval is, is de kans groot dat u niet al uw e-mail in één keer kunt verplaatsen. Als u het probeert, zal het webmailsysteem hoogstwaarschijnlijk "opgehangen" worden en / of een fout naar u terugspugen.
De beste manier om hier te handelen is om maximaal 500 tot 1.000 berichten per keer naar uw map Opgeslagen / gearchiveerd te verplaatsen. Als u dat niet gemakkelijk kunt doen, is hier een oplossing voor webmailsystemen die berichten "per pagina" vermelden (wat vrijwel allemaal zijn):
1. Markeer in de inbox het bericht boven aan de lijst door uw muis te pakken en het vakje aan te vinken. Open de e-mail niet. Selecteer het gewoon, zodat het is aangevinkt.
2. Druk 5 keer LANGZAAM op de PageDown-toets (soms aangeduid als Pg Dn ) op uw toetsenbord. Tel hierbij een seconde tussen elke pagina. Druk op PageDown en zeg "one-one duizend", dan nogmaals PageDown en zeg "two-one duizend", enz. De reden dat u dit langzaam moet doen is omdat het webmailsysteem de berichten voor elke bekeken pagina met e-mails zal pollen en het duurt een seconde voordat alle onderwerpregels verschijnen. Als u te snel op PageDown drukt, wordt het webmailsysteem "opgehangen". Dit gebeurt ongeacht welk webmailsysteem u gebruikt.
3. Houd SHIFT ingedrukt.
4. Klik met de linkermuisknop op het laatste bericht onderaan de huidige pagina met e-mails die u bekijkt en laat SHIFT los.
Op dit moment zou u 5 volledige pagina's met e-mails moeten hebben geselecteerd.
5. Kies de webmailfunctie om de berichten naar uw opgeslagen / gearchiveerde map te verplaatsen. Boven uw berichtenlijst zou een manier moeten zijn om uw e-mail te verplaatsen. In Hotmail is er bijvoorbeeld de klikbare optie "Verplaatsen naar". In Yahoo! E-mail er is een pictogram "verplaatsen naar map" (dit staat direct naast de knop "Spam"). Gebruik dat om uw e-mail naar uw map Opgeslagen / Gearchiveerd te verplaatsen. Opmerking: probeer de berichten niet rechtstreeks naar de map te slepen. Wanneer u zoveel berichten hebt geselecteerd, werkt een verplaatsingsopdracht meestal niet, vandaar dat de knopmethode wordt aanbevolen.
Herhaal stap 1 tot en met 5 totdat je inbox is gewist en je klaar bent om de Inbox Zero-methode te proberen, want je inbox is een "lege lei" en klaar voor gebruik.
Ik begrijp voor sommigen van jullie dat het tijd kost om de inbox leeg te maken en al je e-mail in de map Opgeslagen / Gearchiveerd te krijgen, maar geloof me dat het de moeite waard is - al is het maar om je e-mail beter beheersbaar te maken.
