Afdruk samenvoegen is een handige truc afkomstig uit Outlook waarmee u gegevens van een externe bron zoals Google Spreadsheets kunt ophalen en gepersonaliseerde e-mails naar meerdere ontvangers kunt maken. Als u een klein bedrijf runt of een evenement wilt publiceren, is dit een geweldige manier om mensen te masseren terwijl het lijkt alsof u elk persoon persoonlijk hebt verzonden. Die persoonlijke aanraking kan een serieus positief effect hebben op reacties.
Zie ook ons artikel Meerdere e-mails tegelijk doorsturen in Gmail
Ik ken niemand die geen Gmail-account heeft. Of ze het nu veel gebruiken of niet, de meesten van ons hebben een soort Google-account met alle functies die het met zich meebrengt. Gmail is dus een logische plek om zo'n campagne op te zetten. Ik zal je laten zien hoe hier.
Om mail merge effectief te kunnen gebruiken, hebben we een sjabloon nodig met e-mailadressen, namen en eventuele bijlagen. Dit zijn de gegevens die Gmail verzamelt om de e-mailcampagne voor u te maken. Voordat we de campagne zelf opzetten, moeten we een Google-spreadsheet met deze gegevens invullen. Vervolgens configureren we Gmail om het te gebruiken.
Gebruik mail merge voor Gmail
Om dit te laten werken, hebt u de invoegtoepassing Afdruk samenvoegen nodig voor Google Spreadsheets. Installeer het en we zijn klaar om te gaan.
Eerst moeten we de spreadsheet maken waaruit Gmail de gegevens voor de samenvoeging haalt.
- Open een Google-blad, selecteer Add-ons en Afdruk samenvoegen met bijlagen.
- Selecteer Create Merge Template om de bron voor de mail merge te maken. De sjabloon moet de voornaam, achternaam, e-mailadres, bestandsbijlagen, geplande datum en status bevatten. U kunt desgewenst meer kolommen toevoegen.
- Ga terug naar het menu Afdruk samenvoegen met bijlagen en selecteer Google Contacten importeren. U kunt desgewenst handmatig gegevens toevoegen of kopiëren en in de sjabloon plakken.
Als u bijlagen wilt opnemen, kunt u een bijlagelink van Google Drive in de kolom Bestandsbijlagen plakken. U moet uiteraard eerst controleren of de daadwerkelijke bijlage eerst in Google Drive staat. Als u meerdere bestanden moet bijvoegen, scheidt u elke URL met een komma.
Als u de e-mails wilt plannen, voegt u een datum en tijd toe aan de kolom Geplande datum. Het formaat is mm / dd / jjjj hh: mm.
Gmail instellen
Nu het samenvoegsjabloon is ingevuld, kunnen we Gmail configureren. We moeten de e-mail configureren om bepaalde gegevens uit de Google Sheet-sjabloon te bellen.
- Open een nieuwe e-mail in Gmail.
- Voeg 'Beste {{Voornaam}}' toe aan de eerste regel van uw e-mail. Je kunt 'Beste' wijzigen voor wat het meest geschikt is voor je publiek. Dit is alleen om aan te tonen. U kunt ook {{Aanhef}} gebruiken en een Aanhefkolom toevoegen aan uw Google-spreadsheet om uw e-mails echt te personaliseren.
- Vul indien nodig de rest van de e-mail in.
- Voeg indien nodig bijlagen toe.
Nu zou u een e-mailsjabloon moeten hebben met basistekst en eventuele bijlagen. De magie van het samenvoegen gebeurt wanneer u de opdracht selecteert. Het zal automatisch alle instellingen tussen {{en}} wijzigen met alle overeenkomstige kolommen in de spreadsheet. Je kunt zoveel toevoegen als je nodig hebt, zolang je de kolomnaam precies kopieert en tussen dubbele haakjes plaatst.
Je kunt in de afbeelding zien dat ik een vermelding heb toegevoegd in de e-mail genaamd 'bedrijf'. Zolang ik dat precies in een kolomkop in de spreadsheet weergeef, inclusief kleine letters eerste letter, zal samenvoegen de gegevens in de e-mail trekken.
Alles bij elkaar trekken
Nu hebben we onze bronsjabloon en onze concept-e-mail, het is tijd om de magie te laten gebeuren.
- Ga naar uw Mail Merge-blad.
- Selecteer Afdruk samenvoegen uitvoeren in het menu Afdruk samenvoegen met bijlagen.
- Selecteer het Gmail-concept dat u hebt gemaakt en selecteer Uitvoeren.
Als u geen geplande datum hebt toegevoegd, worden de e-mails onmiddellijk verzonden. Als u een geplande datum hebt toegevoegd, worden de e-mails volgens dat bericht verzonden. Vink gewoon uw verzonden postvak aan om te zien welke zijn verzonden en controleer dit nogmaals met de sjabloon.
Afdruk samenvoegen werkt perfect, maar als u het eerst wilt testen, maakt u een samenvoegsjabloon met alleen uw gegevens erin en noemt u dat in uw Gmail-e-mail. U kunt zien hoe het eruit ziet en ervoor zorgen dat u de juiste syntaxis hebt. Ik zou willen voorstellen om dit voor de eerste keer te doen als je een heleboel e-mails verzendt, maar dat is niet altijd nodig als je de dingen onder de knie hebt.
Heb je mail merge gebruikt om met mensen te communiceren? Oke werk? Problemen ondervinden? Vertel ons hieronder over uw ervaring.
