De app Agenda van Apple voor macOS en iOS is een handig hulpmiddel voor productiviteit en planning voor veel gebruikers. Dankzij een schone interface en integraties met andere apps zoals Mail, is het ongelooflijk eenvoudig om je evenementen in Agenda toe te voegen en te beheren.
Maar soms zijn evenementen meer dan alleenstaande vergaderingen. Aanvullend of voorbereidend materiaal zoals agenda's, notities, presentatiedia's en onderwerponderzoek worden vaak voorafgaand aan het evenement of de vergadering onder de deelnemers verspreid. In plaats van in je e-mail te zoeken naar die PDF die je baas je heeft gestuurd toen de vergadering twee weken geleden voor het eerst was gepland, kun je met de Agenda-app eigenlijk bijlagen toevoegen aan je evenementen, zodat je alle belangrijke materialen van het evenement georganiseerd en toegankelijk kunt houden. Het toevoegen van bijlagen aan Agenda-evenementen kan zelfs een game-wisselaar zijn voor de manier waarop u informatie voorbereidt en organiseert, dus hier is een korte blik op hoe het allemaal werkt!
Bijlagen in evenementen
Start om te beginnen de app Agenda op uw Mac, die standaard in het Dock staat of, als u deze hebt verplaatst, in de map Programma's.
Voor week- en maandweergaven ziet u in plaats daarvan de eigenschappen van de gebeurtenis in een pop-upvenster:
Als u deze knop selecteert, verschijnt het bekende bestandsselectievenster. Navigeer gewoon naar de locatie op uw Mac, iCloud of externe opslagapparaat waar het bestand of de bestanden zich bevinden. Selecteer ze en klik op Openen .
In mijn voorbeeld heb ik een PDF met vergadernotities aan mijn Agenda-evenement toegevoegd. U kunt echter vrijwel elk bestandstype toevoegen, inclusief PowerPoint-presentaties, MP4-videoclips en databasebestanden. Als uw bijlagen uitzonderlijk groot zijn, kunt u overwegen om ze te uploaden naar een service voor het delen van bestanden en vervolgens de URL naar het gedeelde bestand in het venster met de eigenschappen van de bijlage te plakken. Hierdoor blijft de totale omvang van de database met agenda-afspraken laag en worden de synchronisatieprestaties van agendagegevens tussen uw Apple-apparaten verbeterd.
Als het bijgevoegde bestand compatibel is met de toepassingen op uw Mac, kunt u erop dubbelklikken in het eigenschappenvenster van de Agenda-gebeurtenis om het meteen te openen.
Dingen om in gedachten te houden
Voordat je alles op je Mac gaat koppelen aan evenementen in de Agenda-app, zijn er een paar dingen waar je rekening mee moet houden.
Als u een bestand toevoegt aan een agenda-afspraak en deze later verwijdert, wordt ook de kopie van het bijgevoegde bestand verwijderd. De Agenda-app waarschuwt u met een bevestigingsvak voordat u gebeurtenissen met bijlagen kunt verwijderen, maar zorg er alleen voor dat van alle belangrijke bestanden nog een back-up op hun oorspronkelijke locatie wordt gemaakt voordat de bijbehorende Agenda-gebeurtenissen worden verwijderd.
Ten tweede, zoals eerder vermeld, worden bijlagen voor agenda-afspraken automatisch gesynchroniseerd via iCloud. Dit betekent dat u nog steeds snel en gemakkelijk toegang hebt tot uw evenement-gerelateerde materialen, zelfs terwijl u onderweg bent.
Zolang iCloud-synchronisatie is ingeschakeld, start u de Agenda-app op uw iPhone of iPad, navigeert u naar de datum van het evenement en tikt u erop om eventuele bijlagen te bekijken. Net als in macOS, als het bestandsformaat van de bijlage compatibel is met een geïnstalleerde iOS-applicatie, kun je erop tikken om het te openen en te bekijken.
Vergeet niet dat agendabijlagen vooral gaan over gemak en organisatie voor het voorbereiden van evenementen. Ze zijn niet noodzakelijkerwijs een 'back-up', vooral als het gaat om gedeelde agenda's en apparaten. Zorg er daarom voor dat u de originele bestanden veilig op uw Mac bewaart nadat u kopieën ervan hebt toegevoegd aan uw Agenda-evenementen.
